天津外国语大学滨海外事学院档案归档工作规范
1. 引言
1.1 为全面、真实地记录学院发展的历史，使档案归档工作程序化、规范化，依据《天津外国语大学滨海外事学院（试行）》和中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）等法规、规章制订本规范。
1.2 本规范适用于本院各部门的归档工作。
1.3 本规范适用于党政、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、外事、声像、实物等八类文件材料归档工作。
1.4 本规范主要适用纸质档案的归档工作。
2. 归档工作的基本原则
2.1 归档文件为各部门在职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种载体的文件材料。
2.2 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系和系统性，区分不同价值，便于保管和利用。
2.3 保证档案的原始性、真实性，归档文件须为原件。特殊情况，归档复制件时，需注明文件原件的所在单位。
2.4 除有特殊要求外，归档文件为一份。
2.5 手续完备，制作和书写材料利于长期保存。归档文件的标识项需完整，如形成部门（单位）、时间（如年月日等）、责任人（如签字）等。
3. 归档范围
3.1天津外国语大学滨海外事学院各类档案《档案归档范围》规定的应归档的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。
3.2 有助于了解档案内容、立档部门历史的资料，有助于管理和利用档案所必需的专用设备。
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3.3 国内外与学院有关的各种具有保存价值的材料。
4. 归档分工
4.1部门分管档案工作的主管领导，应把涉及相应范围的档案工作列入职责范围，督促兼职档案员、工作人员认真做好平时立卷和整理归档工作。
4.2 部门兼职档案员负责组织、协调本部门的立卷归档工作。工作人员须分工明确，协同配合。
4.3 全院性、综合性的文件材料由学院办公室负责立卷归档。其余按职能部门分工负责相应门类的归档。
4.4 由两个以上部门合作完成的工作或项目，在工作或项目完成后，协作部门将有关材料送主办部门，由主办部门负责完整材料的归档。
5. 归档程序
5.1 定义
5.1.1 归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
5.1.2 件
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
5.2 质量要求
5.2.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
5.2.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
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5.3 整理方法
部门日常预立卷 ① 检查调整 ② 归档文件排列 ③ 拟写案卷标题 ④ 卷内文件编号 ⑤
填写/录入卷内文件目录 ⑥ 填写备考表 ⑦ 填写案卷盒封面 ⑧ 整理案卷 ⑨
①部门日常预立卷：各归档部门根据文件材料形成规律，参照《天津外国语大学滨海外事学院档案归档范围》，预先编制案卷类目，将平时办理完毕的文件，随时按照案卷类目分别立卷。
具体做法：每年初或学年初为本部门将要形成的文件进行分类，每类文件分别准备一个卷盒；平时在文件办理完毕以后，分门别类的将文件归入相应的卷盒之中。
②检查调整：在平时预立卷基础上，将每类每一事由的文件材料，根据立卷要求和方法加以审查调整，准备组合成案卷。
③归档文件排列：要求保持文件之间的联系，有条理地依次排列，给每份文件以固定的位置。卷内文件材料按时间、问题、重要程度等要素排列。立卷人员可根据文件的具体情况选择一种或者结合运用两、三种排列方法。但无论采取哪种排列方法，都必须注意几种固定的排列顺序：正文在前，附件在后；正本在前，定稿（签发稿）在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
④拟写案卷标题：标题是案卷封面上最重要的项目，是直接指引和帮助利用
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者查找档案的向导。案卷标题一般由责任者、年度、内容（问题）、名称（文种）组成，要求文字简练，概括准确，能准确揭示文件材料内容。题名不超过50个字。
⑤卷内文件编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图A1）。并且按件组卷的，每件需打页码。如件本身有页码，则不打页码。
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。 件号：文件的排列顺序号。
机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。 件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
（全宗号） （年度） （室编件号） *（机构或问题） （保管期限） （馆编件号） （图A1 归档章式样）
⑥填写/录入归档文件目录：其位于卷内文件之前，EXCEL编辑制作归档文件目录。归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图A2）。
件号：填写室编件号（阿拉伯数字“1”开始）。
责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 文号：文件的发文字号如:“津滨外[2010]20号”。
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题名：即文件标题，一般照实抄录或录入。无标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“[ ]”号，例：标题为“会议纪要”的文件,应概括出主要内容写为“[院长办公会议纪要]”，自拟标题在不改变文件原意的基础上，可适当简化。
日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。如月日不详，用0代替。
页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。 备注：注释文件需说明的情况。
归 档 文 件 目 录
件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备 注 （图A2 归档文件目录式样）
⑦填写备考表：备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。（即部门负责人） 日 期：归档文件整理完毕的日期。
⑧填写案卷盒封面：案卷封面全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件号、室编盒号、馆编盒号组成。
1、全宗号：即天津外国语大学滨海外事学院全宗号，均为1。 2、年度：填写卷内文件所属的起止时间。 3、保管期限：将立卷时确定的案卷保管期限填上。 4、机构（问题）：归档部门。
5、室编件号：即起止件号。（盒内第一件文件件号/最后一件文件的件号） 6、室编盒号：即归档部门向档案部门移交档案时档案盒的排列顺序号（由
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档案部门统一编制）。
7、馆编盒号：填写类目名称，即分类方案的一级类目，如DZ1，JX2等。 ⑨整理案卷：按照归档文件目录、文件材料、备考表的顺序整理。装盒前要求：
1、拆除金属物：去掉材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属物，需要装订的可以用不锈钢订书钉装订，或者非金属物品，例如：多页夹、拉杆夹等等。
2、修补裱糊：对破损、不合规格的文件要进行修补和裱糊。
3、取齐：检查所有文件材料是否按16开或A4规格大小形成。如不是，则需要裁切、贴边、折边，使之成为16开或A4规格大小，采取左上对齐的方式。
5.4 案卷归档及注意事项
1、归档时间：按《天津外国语大学滨海外事学院归档管理规定》中关于归档时间的规定办理。
2、手工书写的材料不得使用圆珠笔、铅笔书写，一律使用不褪色的碳素（蓝黑）墨水书写。
3、案卷封面标题确切，文字简明，无错填漏填项目。
4、归档文件材料应归原件。若不能归原件，则可归一份复印件（复印件上必须加盖立卷单位红章），并注明原件出处。
5、文件材料的形成时间（年、月、日）、签字、盖章等手续必须完整。 6、移交档案时，交接双方当面检查，综合档案室根据有关标准进行验收，经验收合格后办理移交手续。移交时填写《档案交接收据》，一式两份，双方各执一份备查。不符合要求者，综合档案室有权退回，限期整改后重交。
天津外国语大学滨海外事学院综合档案室
2015年11月25日
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天津外国语大学滨海外事学院档案归档工作规范
