探讨信息化时代人力资源和社会保障监察档案管理
作者：谢达辉
来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第7期
当前一些部门在开展监察档案管理工作的过程中，尽管已经对信息化时代有了新的认识，但在具体的工作过程中，对于如何实施“互联网+档案管理”还没有清醒的认识，整体监察档案管理工作还不适应信息化时代的要求，出现了差距和不足，这已成为制约社会保障监察档案管理的重要因素。积极探索信息化时代下的监察档案管理新模式，使其更具有实效性，更加符合信息化时代的要求，推动档案管理工作步入更加科学化、信息化和效能化的轨道。作为档案管理部门，我们必须积极适应形势发展需要，大力推动“互联网+档案管理”战略的深入实施，更加适应信息化时代的需要，使监察档案管理发挥更大作用。
一、管理现状及存在问题
纵观我县及周边县（区）社会保障监察档案管理的实际情况，各级人力资源和社会保障部门对监察档案管理工作都给予了一定的重视，而且也积极推动信息化建设，但县级社会保障监察工作档案的管理仍然存在诸多不足之处，有的基本上还处于最原始的“纸质保存、手工装订、橱柜存放、兼职管理”状态，对于信息化建设甚至还是一片空白，导致监察档案管理在信息化建设的进程中严重滞后，主要体现在以下三个方面：
（一）思想不够重视。做好信息化时代监察档案管理工作，最为重要的就是要加强监察档案管理的信息化建设，但当前一些人力资源和社会保障部门对监察档案信息化建设的重视程度仍然不高，有的尽管在口头上给予了高度重视，认为信息化时代必须加强监察档案管理的信息化建设，但在具体的实施过程中，软件建设跟不上信息化时代的步伐，硬件建设的投入也相对比较薄弱，必然会制约信息化时代监察档案管理工作的深入开展，导致信息化水平不高，在具体的管理方面甚至出现了“空白点”，制约了监察档案管理工作的有效性发挥。
（二）建设模式比较单一。在具体的建设过程中，不少部门存在着信息化管理与运行不够到位的问题，还没有建立比较完善的管理与运行体系，具体应用方面也缺乏有效性。例如，目前，县级保障监察档案更多的是对监察档案进行记录，而在监察档案的应用方面还没有形成有效的管理系统；具体应用方面更多的也是倾向于“查询”功能，而诸如监察分析、辅助决策等功能还没有得到有效的开发和利用。
（三）缺乏专业技术人才。信息化建设要求具有一批专业化的人才，否则信息化建设也只能是一句空话。从当前县级人力资源和社会保障监察档案管理的现实情况来看，专业化的人才无疑是其最为重要的制约因素，尽管有的单位已开始重视信息化档案管理人员的教育和培训工作，但仍然有较多档案管理人员不能适应信息化建设的需要，自身的学习意识也不强，在具体的工作过程中，缺乏深入的研究和分析，无法更好地推进信息化建设，从而制约了监察档案管理信息化的深入开展。
二、信息化时代对监察档案管理提出的新要求
信息化时代对于社会保障监察档案管理工作提出了新的更高要求，主要包括两个方面：
（一）必须不断提升自身管理水平。这主要是由于信息化时代要求监察档案管理必须朝着“信息化”的方向发展，在各方面的管理工作都要采取信息化的手段和措施，只有这样才能最
大限度提高监察档案管理水平。这就需要在开展监察档案管理的过程中，一定要加大投入，不断提高管理人员素质，使其能够更加适应监察档案“信息化”的需要。其中最为重要的就是必须大力推动“互联网+档案管理”战略的组织和实施，积极推动监察档案管理的网络化、智能化以及效能化，否则就无法适应信息化时代的需要，这是信息化时代对监察档案管理提出最为重要的要求。
（二）必须朝着资源共享的方向发展。随着我国科技信息化的快速发展，信息共建、共享、共用已经成为一种趋势，尤其是对于人力资源和社会保障监察档案管理工作来说，必须大力加强档案资源的共建、授权共享和共用，只有这样，才能使监察工作更有效地开展，才能使各方面的资源得到充分的开发和利用，进而使监察档案管理工作能够更加适应信息化时代的要求。对于我们人力资源部门来说，在开展监察档案管理的过程中，不能只是“封闭式”的管理，而是要科学运用信息化时代创造的有利契机，积极开发监察档案资源，使其实现资源共享。
三、信息化时代监察档案管理工作的优化对策
信息化时代给人力资源和社会保障监察档案管理工作提出了新的要求，这就需要在开展档案管理的过程中，一定要坚持问题导向，针对信息化时代监察档案管理存在的突出问题，积极探索档案管理的新思路和新模式，特别是要将“互联网+档案管理”作为重要的发展战略，重点做好以下四个方面工作：
（一）重视监察档案管理信息化建设。即将“互联网+监察档案”管理作为重要的发展战略，提高对监察档案信息化建设的重视程度。这要求我们既要在思想上给予重视，又要在具体的工作行动上加大投入，着眼于监察档案管理的数字化、网络化和智能化建设。例如，要投入足够的人力、物力和财力去配置计算机、打印机、扫描仪等硬件设备和符合监察档案管理的系统软件，从而为信息化时代监察档案管理奠定坚实的基础，使监察档案信息化建设取得更好的成效，发挥更大的作用。
（二）完善监察档案管理信息化体系。对于监察档案管理工作来说，除了要高度重视监察档案的收录、查询等工作之外，还要通过监察档案的信息化建设，使其具备更多的功能。这就需要进一步健全和完善监察档案管理的信息化建设体系，调动各部门的力量，投身到监察档案管理工作中来，使监察档案管理在收录、查询、辅助、资源分析、决策等各方面的功能得到有效的发挥。要建立由监察档案管理部门负责、相关部门配合的协调机制，实行“统一管理、分级负责”，形成监察档案管理信息化建设合力。要大力加强监察档案应用体系建设，重视监察档案数据库建设，并在此基础上建立局域网以及APP系统，从而拓展应用范围。
（三）建立监察档案信息化管理制度。做好信息化时代的监察档案管理工作，必须发挥制度的根本性作用。这就要求我们不断建立健全监察档案管理信息化制度，为提升监察档案管理的规范化水平创造条件。一方面，要大力加强监察档案信息化管理“标准”建设，按照“目标管理”的原则，建立信息化建设目标、内容、流程、应用等一系列行之有效的制度体系，使监察档案信息化管理更加有序规范。另一方面，要大力加强监察档案管理信息化管理制度，要从工作实际出发，探索建立监察档案信息化管理的有效制度体系，例如建立信息化采集制度、录入制度、分类制度和分析制度等，确保信息化建设的有序推进。
（四）培养监察档案管理信息化人才。信息化时代要求监察档案管理必须具备较强的信息技能，因此我们一定要重视监察档案管理人才队伍建设。一方面，我们要加大对现有监察档案管理人员的教育和培训，特别是要加强对他们的“互联网+”知识、电子商务知识、监察档案管理软件等的培训，使监察档案管理人员的信息技能和素养得到进一步提升。另一方面，要重视引进具有较强专业技能和素养的监察档案管理人员，同时也可以采取委托培养的方式，为培养
信息化时代下的监察档案管理人员创造有利条件，确保人才队伍能满足信息化时代下监察档案管理工作需要。
四、总结
综上所述，信息化时代对监察档案管理工作提出了新的要求，如何更好地开展监察档案管理工作，需要人力资源和社会保障部门高度重视“互联网+档案管理”战略的组织和实施，积极探索新形势下监察档案管理的新理念和新模式。要进一步健全和完善档案管理的信息化体系，不断加强制度建设。与此同时还要打造一支适应信息化时代的档案管理人员队伍，只有这样，才能使人力资源和社会保障监察档案管理更加适应信息化时代的要求，取得更大的工作成效。
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