前台排房控房技巧
负责分配房间的员工必须了解和掌握酒店的优缺点、位置、房租标准以及当日和每日订房情况,做到心中有数,在分配房间时要根据客人的不同特点、档次及旅行社的要求和酒店房间的具体情况给予妥当的安排,以下为一般规律: 一、排房技巧 (一)、排房原则
1、针对性原则。根据客人的特点(身份、地位、对酒店经营的影响等)进行有针对性的排房。如:
①VIP:优先分配“VIP”客人和政府接待的团体,对“VIP”客人,要安排豪华或较好及窗外景色优美的房间,安排时注意保密、安全、卫生及服务方面等
②同一团体的客人:尽可能安排在同一层楼、同一标准的客房(集中排房)。
③对老年人、行动不便、带有小孩者:一般应安排在靠近服务台或电梯口的房间,以方便服务员照顾。 2、特殊性原则:即要根据客人的生活习惯、宗教信仰以及民俗不同来排房。如: ① 竞争对手、敌对国家的客人:应分楼层安排(如日籍客人和韩国客人)
②风俗习惯、宗教信仰及民俗不同的客人:应将他们的房间拉开距离或分楼层安排 3.因地制宜原则:即根据酒店经营管理和服务的需要来安排客房。如: ①长住客:尽可能集中在一个楼层;
②无行李且有不轨嫌疑的客人:尽可能安排在靠近楼层服务台的房间;
③在淡季,从经营和保持市场形象的角度出发,可集中安排房间。还可以封闭一些楼层,而集中使用几个楼层的房间,以节约能耗,便于集中维护及保养一些客房。 (二)、排房顺序
接待员在排房时,应根据客人的特点及轻缓急顺序进行排房 1、贵宾
2、有特殊要求的客人(朝向,无烟,数字,高楼层,相邻房等)
3、团队会议客(重要团队,有特殊要求的先排、用房数较多的先排,集中安排) 4、商务客() 5、散客
6、有担保的旅行社散客 7、无担保的旅行社散客 (三)排房注意事项
1、分房前应认真审核订房单的要求;
2、分房时要考虑到原住客人的离店时间和当天到达客人的抵达时间,尽量把早走客人的房间分给先到的客人;
3、散客、商务客、VIP客尽量安排行政房或高层大房间,团队房则尽量安排在同一层的普通房; 4、有返住的客人尽量安排在同一房间;
5、同一公司的客人尽量安排在同一楼层和同类型的房型(避免出现不必要的投诉和转房) 6、安排房间时应检查该房后几天是否有预订,特别是重要客人的预订; 7、在客人入住时一定要尽量问题房型和是否有特殊要求,尽量避免转房; 8、住房率不高时要注意集中排房;
9、回头客、商务客、VIP、散客在排房时要检查客人的客史资料,按照客人的住房习惯和喜欢安排房间; 10、客人要求换房应尽量控制;
11、排房应先安排空房,之后再安排预退房,以免客人续住; 12、VIP、商务客、散客尽量不安排预退房。 二、房态控制,预防爆房
1、旺季的时候,预留5间不接受预订;
2、及时催续住与预订单,从早上就开始给在住客与预订客人打电话,确认在住客人是否续住,确定预定客人到店时间。对于在住客,让他尽快来前台办理续住手续(续费);对于预订客人,尽量建议客人提供担保,特别是预订的旺季,这个对房态的可控性很重要;
3、出现爆房时应尽量先与同公司同性别的客人沟通,将房间合二为一,安排两房一厅的套房,在第二天再为客人转为两个房间(要在原订的房型上进行升级),尽量避免将客人安排到周边酒店;
4、需要关注周边酒店房价与房态,与周边酒店建立良好关系,出现爆房可与周边酒店输送(优先安排集团内部酒店),避免出现将客人连周边酒店也安排不进去的情况,为客人提供良好的后续服务; 注意事项:
案例
王先生致电酒店预定部要求预定5月31日5间高级无烟大床房, 6月3日退房。 酒店房态:
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5月31日高级无烟大床房满房,豪华无烟大床房可出租 6月1日-6月3日高级大床无烟房可预订 5月31日,6月1日两天预测出租率97%
经预订员和客人协调,王先生决定在5月31日入住酒店豪华无烟大床房,6月1日-6月3日入住高级无烟大床房。
酒店预订部员工得到客人的同意后在PMS系统中为客人做了两套预定。
A套:
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入住时间:5月31日,退房时间6月1日 房型: 豪华无烟大床房5间 客人姓名:王先生
备注:6月1日换房至高级无烟大床房
B套:
入住时间:6月1日,退房时间6月3日 房型:高级无烟大床房5间 客人姓名:王先生
王先生是典型的商务客人,早出晚归,6月1日一早就离开了酒店,预计晚上9点钟左右才能回来,酒店正常退房时间为中午12点,于是在6月1日当天就出现了这种情况: 1. 王先生一行5人占用5间豪华大床房,早晨离开酒店时因其他住店客人还没有退房而无法换房。 2. 系统中另外有以王先生名字预定的5间高级大床房(实际为换房使用)。 于是6月1日王先生在完成换房之前共占用10间客房。
这种换房方法无形之中影响了房间分配,尤其在高出租率时对前台排房影响很大,如何避免这种问题的出现呢?
具体操作方法如下,
5月31日王先生办理入住手续时前台员工和客人确认第二天行程,如果客人白天不在酒店,提供换房方式。
第一步,告知客人酒店将在6月1日为客人调换房间,请客人在6月1日早晨离开酒店前将行李物品打包规整,外出时将房卡交还总台。 第二步,为王先生预留的房间做完客房清洁后由大堂副理、安全部主管、行李员三人为客人换房,行李做好登记,三方签字。 第三步,系统中做转房。
第四步,王先生晚上回酒店时到前台领取新房卡,直接入住调整后的房间。
以上这个简单的例子可以避免在高出租率时重复占房,方便预订部、前台员工控房、排房,避免了因重复占房导致的客房暂时性不可售,提升客房收入。