第十四事业部 文件编号：AL-QP-0001 版号：A 修改号：0 页码： 0 of 9 文件和资料控制程序 发放编号： （受控文件专用章） 编写 日期 批准 修 改 记 录 日期 版号 A 修改号 0 修改内容概要(或原因) 首次发行 修改人 批准人 生效日期 程序文件 文件与资料控制程序 文件编号：AL-QP-0001 版号：A 修改号：0 页码： 8 of 9 一 目 的： 对公司有关质量体系的文件和资料进行控制, 确保各相关场所及时获得并正确使用各类有效的文件和资料。 二 适应范围： 适用公司所有质量体系文件和资料。 三 职 责： 3.1 文件体系推行 3.1.1依公司组织系统，各级单位主管为文件体系的推动责任者。 3.1.2文控中心归属于综合计划部。 3.2 职务划分 3.2.1推动责任者 3.2.1.1制订所负责工作之相关文件。 3.2.1.2依权限范围确实审核相关文件。 3.2.1.3教育并督导文件实施。 3.2.1.4检讨并依现况修正文件。 3.2.2文控中心负责文件的编号﹑分派﹑回收﹑存盘﹑影印以及更改销毁等控制工作。 3.3文件和记录的保存 3.3.1文控中心负责保存体系文件原件，并编写《质量记录汇总表》，备案各类记录的样本。 3.3.2各部门文件资料管理员负责对本部门的记录进行整理、归档。 3.3.3品质部负责保存管理评审报告， 质量审核报告，不合格报告， 纠正措施报告、预防措施报告。 3.3.4客服科负责保存客户投诉处理报告。 四 定 义： 4.1 文件和资料: 信息及其承载体，典型的有书写纸和电子邮件形式(如质量手册,程序文 件,各种图表等), 通常统称为文件。 4.2 DCC: Document Control Center 文件控制中心。 4.3 受控文件: 指质量体系在推导实施中所涉及和形成与产品有关的质量文件, 当此类文件用作操作﹑评审﹑计划﹑行动等活动的依据时需接受控制, 此类文件称为受控文件, 受控文件须接受更新处理。 4.4 非受控文件: 当文件不作活动的依据, 而只作为参考时，不需接受控制，此类文件为非受控文件, 亦称为\管理外文件\。 程序文件 文件与资料控制程序 文件编号：AL-QP-0001 版号：A 修改号：0 页码： 8 of 9 4.5 版本: 对文件作出其最新发布状态的标识，在文件上用“版本/ 版次”﹑“生效日期”﹑“发布日期”等表示。 五 工作程序： 5.1 拟案提出 5.1.1 相关部门人员依实际需求制定新文件, 现有文件有因不适宜而要求修改者, 原责任部门依实际修订，并填写“文件新建/更改申请单”。 5.1.2 凡公司所属之员工均有权提出与其工作相关文件之新建/更改建议。 5.1.3 文件拟案的提出应依规定之标准格式书写。 5.2审查及批准 文件拟定好后, 附上文件封面表格, 由责任部门主管审核签章, 再经相关部门主管会审签章。 一级文件最终由总经理批准；二级文件由管理者代表批准；其它文件由责任部门主管批准。 5.3批准完成的文件，由制订部门送交文控中心，文控中心对文件编号、版本／版次及生效日期进行确认无误后按文件发放规定进行影印并向相关部门盖章发行，发行时要求文件接收者在“文件分发／回收履历表”上签收及作好记录。若非规定发放部门有文件使用需求，可提出文件申请, 经管理者代表审核同意，文控中心方可盖章发布并作好记录。 5.4分发至各部门的文件，各部门应自行整理，妥善保管。有效受控文件上应盖有文控中心受控章，原件应盖原件章。 5.5 属修改的文件于发放新版本或版次的同时, 应收回对应之旧版本(次)文件, 并做好收﹑发记录。 5.6 收回之旧版本文件, 除正本盖“作废”字样，予以适当保存外, 其余作废文件由文控中心统一销毁并做好 “文件销毁记录”，其销毁方式可用碎纸方式，以供回收利用，或焚烧处理以防误用。 如文件由于丢失等原因不能收回时，丢失者应将情况书面报告管理者代表，文控中心可声明该文件作废，以防误用。 5.7 当文件不作为活动依据，只作参考时，执行单位可向文控中心申请并经管理者代表批准后，复印原稿按管理外文件发行, 发行同时须加盖“非受控文件”章, 管理外文件不再随版本或版次更新而更换。 5.8 发往外部的文件（图纸或技术资料）需要更改为pdf格式，且防止打印、复制。 5.9 受控文件及资料种类: 5.9.1 一级文件: 质量手册 5.9.2 二级文件: 程序文件 5.9.3 三级文件: 品保工作文件（如︰作业标准书、作业指导书、检验规范） 5.9.4 四级文件: 窗体﹑ 记录。 5.8.5 图面及客户规格资料。 程序文件 文件与资料控制程序 文件编号：AL-QP-0001 版号：A 修改号：0 页码： 8 of 9 5.10 教育: 各有关部门接到新/修订文件后, 部门主管应依文件内容指导所属员工于定期内完成该项教育培训工作，并作好培训记录。 5.11 实施 5.11.1 新文件经培训后，正式实施, 部门主管应负责督导。 5.11.2 部门主管应依文件之实施，考核掌握本部门体系执行情况。 5.11.3 新文件应经批准发布后才开始实施, 但于紧急特殊情况下, 可由批准者先行以临时文件实施（临时文件发行时须盖“临时文件”章，文件有效期为一个月）, 正式文件则依规定程序办理。 5.12 修订 文件与资料出现不适宜需要修订时, 由相关或制定部门适时提出具体之修订方案, 并填写“文件新建/更改申请单”, 经相关人员审批好后, 交文控中心按规定执行。 5.12.1 一﹑二级文件之修订 1) 文件需修订时, 由申请部门填写“文件新建／更改申请单”，经权责部门主管审核，相关部门主管审议后，再交公司总经理／管理者代表批准后, 送至文控中心控制发行。 2) 文件的修订经审核批准后，文控中心应及时作好“文件更改记录表”，并作好发放﹑回收及销毁等记录。 3) 文件禁止手写改动, 禁止乱签名, 删除, 涂改, 标识。 5.12.2 三级文件之修订 1) 三级文件之更改, 由申请部门填写“文件新建/更改申请单”, 经相关部门主管审核，管理者代表批准，交文控中心控制发行。 2) 对于临时发行的受控文件，及不便换版本之小更改，经文件更改申请和相关部门主管审核后，文控中心可将更改的内容打印后贴于需更改的位置上，并于其右上角加盖“文控中心更改章”后加以发行。 3）文件禁止手写改动, 禁止乱签名, 删除, 涂改, 标识。 5.13 公司质量体系文件及编号原则 5.13.1公司质量体系文件分四个层次, 即一级文件(品保手册), 二级文件(程序文件), 三级文件(各类指导书﹑检验规范等), 四级文件为窗体﹑ 记录。 一级文件 质量方针及质量运行原则等活动 公司内统一的动作原则(when, where, who) 二级文件 具体的动作方法 品保体系运行之证据(record & form) 三级文件 四级文件 程序文件 文件与资料控制程序 文件编号：AL-QP-0001 版号：A 修改号：0 页码： 8 of 9 5.13.2 体系文件的格式。(如附件) 5.13.3 文件与资料的编号原则根据《质量体系文件编号原则及格式的规定》 5.13.3.1文件编码的基本组成： 一级文件： 质量手册 事业部代码+文件类别 二级文件： 程序文件： 事业部代码+文件类别 三级文件：技术标准、工艺标准、检验标准、工作指示、作业指导书、控制计划等文件。 事业部代码+部门代码-文件类别-流水号 四级文件：质量体系相关表格： 事业部代码+部门代码--流水号 本体系事业部代码为：“AL” 5.13.3.2部门代码规定如下： 部门代码由一个大写的英文字母 第十四事业部： 综合计划部：P 技术工程部：E 品质部：Q 模具部：T 生产部：M 市场与客服部：S 总经理室：G 5.13.3.3文件类别码 A．质量体系文件类别编码 质量手册：QM （QAULITY MANUAL） 程序文件：QP （QAULITY PROCEDURE ） 控制计划：CP （CONTROL PLAN） 设计类文件：D（DESIGN DUCUMENTS） 标准类（包括原材料技术标准、工艺技术标准、检验标准、设备参数等）：S （SPECIFICATION） 工作指示：WI （WORK INSTRUCTION ） 作业指导书：OI （OPERATION INSTRUCTION ） 客户承认图：K+客户代号 出货检验标准：S+客户代号
ISO900-程序文件-文件与资料控制程序
