实物档案整理方法步骤

实物档案整理方法步骤

一、归档范围及载体类型

凡是本单位在行使职能活动时，形成、获得或者收集的，具有长远保存利用价值的实物均属实物档案归档范围。

1．本单位获得的各种荣誉证书、奖状、奖杯、锦旗、牌匾等。 2．本单位举办或承办重大活动形成的有保存价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。

3．本单位国内交往、外事活动中获赠的纪念品、礼品等。 4．其它有保存利用价值的实物。 二、实物档案的分类

实物档案分类：按“保管期限—年度”进行分类。同时按属类分开整理。（如单位归档实物不多的可不分类直接一个流水号即可）

例如：永久保管—2015年

1．荣誉类：奖杯2个，奖旗3面、奖牌4个等。

2．印章类： 3．礼品类： 4. ……

三、实物档案的编号和排列

实物档案应以件为单位按一件一号原则进行编号，并在实物上粘贴归档章或实物小标签。平面实物将归档章粘贴在实物右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底部。

按属类以“件”形成的时间先后进行排列，每个属类历年编一个大流水。

实物档案小标签

目录全宗号 号 获得时实物名称 间 题名 （内容简介） 授予者或 捐赠者 件号 实 物 档 案 目 录

全宗名称： 全宗号： 目录号： 件号 受奖单位 题名 授奖单位 保管期限 类别 授奖年度 备注