论档案工作如何跟上大数据时代步伐
作者：刘爽
来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第2期
一、引言
在大数据时代背景下，我国的档案信息数据正在大幅度的增长，也正是由于档案基础数据不断成倍数的增长，档案管理部门现今的主要档案管理内容不仅仅是对本部门的档案数据、本单位的档案数据以及本行业的档案数据进行管理，而是要在大数据时代环境下，对各种具有价值的档案数据进行挖掘、收集与管理。但是当前的数据如同浩瀚海洋一样，数据量十分庞大，档案管理部门想要在如此庞大的数据中将对自身有价值的以及这些数据背后所隐藏的具有重要信息的数据挖掘出来，单单依靠传统的档案数据管理方式想要做到这一点，难于上青天。因此，为了能够实现这一目标，对有价值的数据进行收集和档案储存，档案管理部门必须要跟上大数据时代的步伐，充分运用现代科学技术，对档案信息进行管理。本文在大数据时代背景下，分析了档案工作所面临的一系列难题，并相应的提出了解决对策，希望能够对档案管理工作的开展起到帮助。
二、大数据时代档案工作存在的问题
21世纪，我们已经进入了大数据时代，大数据为档案工作的信息资源构成提供了无比重要的帮助，并且它具有取之不尽用之不竭的特点。档案大数据可以通过互联网、移动通信等系统，促进档案管理工作的工作效率实现飞跃性的提高。我国各级档案管理部门所需要管理的档案信息内容多而广，它们需要管理各个地区的政治数据信息、经济数据信息、科学研究数据信息以及教育等部门的数据信息，将这些信息进行收集、存储和利用，其工作量本身就比较大。尤其是在大数据时代，档案工作仍面临着很多的困难，具体如下：
（一）技术方面存有不足。在大数据时代，档案工作从技术方面来说，如何对档案信息数据进行有效的管理和分析是其面对的一大难点问题。首先由于当前的社会环境比较复杂，特别是互联网技术的广泛应用，导致档案信息资源数据量不断地涌现，档案管理部门面对如此多的数据信息，管理和分析起来比较论困难，所以如果档案管理部门使用的还是原来的档案管理技术，那么将电子数据进行有效的处理和储存所面对的技术难关就难以破除。例如将档案信息资源面对全社会的公众进行公开，让人们能够对数据信息加以利用。档案管理部门在这个时候就需要利用大数据的特点，通过对电子数据记录的题名、文件编号、责任者、文件形成时间等，就能够知道用户已经访问了哪些网站，但是却无法知道这些内容对于用户而言是否具有一定的使用价值，这就表明在技术方面仍存在不足之处。针对这一问题，尽管管理部门在积极的改进技术手段，如将各类数据进行关联性复合，但是所获得的成效并不大，现有的数据分析也不过只是用了几张的报表而已，这些数据在现应用的档案管理系统中仍无法进行有效的采集、分析和应用。
（二）法律还不健全，缺乏可靠地保障。目前，在大数据时代下，我国的法律仍存在很大的漏洞，这种法律的不健全，导致大数据时代档案管理工作的开展面临着困难。例如在现有法律中，对于信息隐私、信息安全都缺乏明确的规定。在这种法律不健全的环境下，社会大众对于数据所带来的优势都存在不理解之处，这也就影响到了大数据大额应用。因此，在大数据时代，档案管理工作要想取得发展就必须构建更好的环境。
（三）档案信息管理体制的弊端。现今，虽然我国各级的档案管理部门都表明态度，要积极跟上大数据时代步伐，积极进行改革和创新，但是所呈现出来的工作状况是“口号喊得比较响，其实施的力度并不大”。这一点从我国还在实行的档案信息管理体制就可以看出来，在目
前这种管理体制下，想要获得大数据信息依旧需要各级档案部门的共同配合才能够实现，获取信息的过程十分艰难，这对于在大数据时代环境下，对档案大数据信息进行有效应用产生了一定的阻碍。
三、大数据时代下提高档案管理工作效率的对策
（一）创新技术，制定适合档案管理部门发展的计划。我国档案管理工作从技术层面来说，存在很多的不足之处。因此，我国档案管理部门从技术方面要积极的进行改革和创新，首先要紧紧依托于互联网，同时还要与企事业单位自动化网络以及社会通信等信息进行联合，对大数据信息进行分析和处理，获得最为有价值的档案信息数据。近些年来，随着互联网技术的发展，社会环境的变化，档案信息资源正以爆炸式的方式迅速增长，因此，如何对海量数据进行收集、分析和处理，实现对电子文档数据的有效管理，成为社会广为关注的问题。为了满足人们的期待，让人们获得更为有价值的信息，档案管理部门必须要创新档案管理技术，制定适合档案管理部门发展的切实可行的计划，这有利于推进大数据档案管理战略。首先我国国家档案主管部门要对我国机关、企业、团体、各事业单位的档案管理工作进行指导，让其指定适合于自身发展的大数据应用策略，并积极做好前期的准备工作。其次各级档案管理部门要集合各地区的政治、经济、科学、教育等不同种类档案信息的特点，从档案信息的来源、档案信息的数据规模、档案信息的多样化需求出发，制定适合于各级档案管理部门的档案大数据发展计划，并设置向前发展的目标。最后档案管理部门要打开不同行业之间的数据隔阂，在我国国家保密条例允许和信息公开的前提下，实现数据信息共享，构建统一管理和应用数据信息的平台。
（二）完善法律环境，培养档案大数据专业型人才。近些年来，互联网技术发展十分迅猛，随着其发展，不可避免的会产生一定的问题，尤其是我国法律环境的不够完善，为大数据的应用带来了一定的障碍。因此，我国政府在面对如今的大数据环境，必须要积极完善法律，为其档案大数据的发展提供良好的环境，对相关的法律条例进行清晰而又明确的规定。例如对于什么是信息隐私，什么是信息安全，对于其定义都必须进行准确的规定。一旦触犯这个问题，法律应该对此采取怎样的惩罚措施。法律对其明确的规定后，更加有利于大数据的应用。另外档案的大数据管理工作对于原来的档案管理工作的方式方法造成了一定的冲击，为了更好地应对这次冲击，档案管理部门要从云计算角度出发，将档案业务的工作流程进行明确的规定，并对档案管理工作实施规范化地管理，建立行之有效的规章制度和管控体制，避免数据信息混乱的情况。与此同时，在大数据时代，我国档案管理部门还应该加大力度培养档案大数据专业型人才。目前，我国各级档案管理部门的档案工作人员的业务水平还不达标，他们极难适应大数据档案管理工作的环境。如果档案工作人员一直墨守成规，无法与时俱进，适应档案数字化的新环境，那么势必就要面临淘汰。如果继续工作的话，只会为档案管理工作“拖后腿”。尤其是对于我国的机关、团体以及企业和事业单位而言，更需要专业型的档案管理人才在大数据环境下对数据进行管理。因此，这些单位首先必须要做好大数据人才的储备工作，不要等到大数据档案管理系统应用之后再去寻找专业人才，而是要提前做好准备工作。其次，做好大数据人才的培训工作，在大数据档案管理工作的过程中难免会遇到这样或者那样的困难，所以档案管理部门要定期或者不定期对大数据人才进行培训，更新他们的知识体系，让他们掌握必备的解决问题的方法。
（三）构建大数据档案应用平台，开发大数据档案管理系统。21世纪，信息化发展十分迅速，电子政务和电子商务在我们生活中被广泛地应用，这为我国的档案工作带来了发展的机遇。因此，我们可以在这样有利的背景下，构建大数据档案应用平台。档案大数据应用平台是在档案云计算的进一步发展，随着时代步伐的前进，我国的计算机档案管理由原来的单机版变成了网络版，但是在科学技术更新如此迅速的情况下，网络版也必将被云计算所替代。为了能够对数量如此庞大的信息数据进行分析，就必须要建立与之相对应的大数据档案应用平台，首先要将仍在继续使用的单机版和网络版档案管理系统淘汰掉，进而使用云计算档案管理系统，实现档案信息资源的整合。其次，需要对数据进行关联，这就需要建立档案数据管理控制体制，第
一，要制定清晰明确的档案数据管理流程，保证每个流程的运行顺畅。第二，要制定档案数据责任体系，定岗定责，不至于一出现问题的时候找不到人，导致互相推诿的情况发生。第三，要提升档案数据的管理和控制能力，及时对数据管理工作和数据评估工作进行管控，让档案数据更新的更加及时，变得更加准确和完整。最后打破信息数据壁垒，让不同单位、不同部门之间的数据进行共享。除此之外，我国还应该建立一个统一的档案数据中心，积极挖掘开展档案数据分析的新方法，实现全社会的档案信息资源共享。而对于档案大数据应用系统的开发，第一，在真实的档案数据信息基础上，对档案数据进行收集、分析和处理。第二，建立政治、经济、教育等档案数据平台，这能够方便对有价值的档案信息数据进行收集，收集之后还可以直接进行处理和分析。第三，可以通过档案数据分析的结果构建档案信息检索平台和档案信息自动化平台。档案大数据技术的应用本身就具有一定的复杂性，因此，开发档案大数据应用系统应该借鉴好的经验，还要与计算机技术部门进行联合，对档案大数据开发管理系统进行联合研发这种相互合作的方式，既能够避免计算机部门对于档案管理工作的不了解，导致所开发出来的系统不实用，还能够让档案管理部门在第一时间内熟悉档案大数据管理系统，以方便他们以后更好的应用。
四、结论
总而言之，在大数据时代，档案工作必须要进行改革和创新，朝着信息集约化的方向去发展。作为档案管理部门应该积极地面对困难和挑战，寻找到适合于自身发展的方式。
论档案工作如何跟上大数据时代步伐
