2020/3/27 夷陵区疾病预防控制中心
档案立卷归档制度
1、立卷归档的范围已在拟定的《文件材料归档范围》中明确规定,档案管理人员在立卷归档时应积极收集归档。
2、每年立卷归档的时间要求在次年第二季度中旬内完成。
3、立卷时,案卷质量总体要求是:遵循文件、材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到以下几点:
(1)归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 (2)在归档的文件材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件等,分别立在一起,不得分开;文电应合一立卷。
(3)不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文本立卷,没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的计划,放有针对的第一年立卷;跨年度的总结,放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件,放在会议开幕年立卷;其它文件材料的立卷应按有关规定执行。
(4)卷内文件材料应别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起。即:批复在前,请求在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律和特点,按有关规定排列。 (5)卷内文件材料应按排列顺序装盒,依次编写页号或件号。装盒的案卷,应统一在有文字每页材料正面的右角上、背面的左上角填写页号;加盖
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2020/3/27 档号章,并逐件编件号;图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。
(6)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式,逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名的应拟写题名;有的虽有题名,但无实质性内容的,亦应重新拟写;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项目内容;会议记录应每次会议的时间和主要内容;填写的字迹要工整;卷内文件目录应放在首页。
(7)、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点中心内容和责任者。
(8)有关卷内文件材料的情况说明都应逐项填写在备考表内。若无情况可以说明,也应将立卷人、姓名和时间填上,以示负责。备考表应置卷尾。 (9)案卷封面,应逐项规定填写清楚,案卷题名要简明、确切地反映卷内文件材料内容,一般包括责任者、内容和名称等。体式一致,文字简练,使用简称应通俗易懂,打印机打印,并用钢笔或毛笔书写,字迹工整、清晰。 (10)归档手续:移交(接交)档案时,要认真履行交接手续,填写“档案移交(接交)登记薄”,清点无误,双方签字,以示负责。
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2020/3/27 夷陵区疾病预防控制中心 档案移交及销毁制度
1、各科室职能部门移交档案和有关兼职档案人员变动时,必须办理移交手续,经主管领导监交并签字后可生效。交接凭证在针对年里归档。
2、档案工作人员每季度要对库房,中心档案鉴定领导小组每年对档案鉴定一次,对保管期已满和永久保管的档案,通过认真鉴定,作出销毁或向区档案馆移交的决定。
3、销毁档案前档案工作人员必须出具书面报告,经中心档案鉴定领导小组办公会议决定、报区档案及保密部门备案,并认真填写销毁清册,说明档案所属年代,保管期限,销毁数量、详细内容、鉴定情况及销毁理由。
4、销毁档案时,必须有两人在指定地点监销,并在销毁清册上签字,待应销毁的档案全部烧尽后,方可返回。
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