关于建设工程文件的整理及档案移交规定
为加强建设工程档案的收集、整理工作，统一建设工程档案的验收标准，保证建设工程档案完整、准确、及时地归档和移交，根据《建设工程质量管理条例》（国务院279号令）、《城市建设档案管理规定》（建设部令90号令）、《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300-2001）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）,特制定本规定。
一、建设工程文件归档的质量要求
1、文件应为原件。 2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
3、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
4、工程文件采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔。 5、工程文件应字迹清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4（297×210mm），图纸应采用国家标准图幅。
7、文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
8、竣工图均应加盖竣工图章。
竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图尺寸为：50mm×80mm。竣工图章应使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏正上方空白处。竣工图要盖设计院出图章、建设单位审图章、监理单位公章。
9、利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，
要加盖设计变更图章（35ⅹ15）mm、设计变更汇总表（归档到设计变更首页）。凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面的1/3的，应当重新绘制竣工图，并在图标上方或旁边以文字注明变更修改移依据。
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竣 工 图施 工单 位编 制 人技术负责人监 理 单 位总 监现场监理审 核 人编制日期
变更图章可以采用以下几种形式
见变更设计通知单 年第 号 条 见 年 月 日设计 图纸会审记录第 条 见工程洽商单第 条 设计变更汇总表
序号通知单编号对应的图号图纸名称变更部位通知日期 10、同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向内折，图标栏露在外面。
二、建设工程文件的立卷 1．立卷的原则与方法
1.1立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
1.2建设工程项目由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷。 1.3建设工程文件按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部份。工程准备阶段文件按建设项目的建设程序、专业、形成单位立卷，由建设单位负责立卷。监理文件按单位工程立卷，由监理单位负责立卷。施工文件按分部工程立卷（不可以合并装订），竣工图按单位工程和专业立卷，竣工验收文件按单位工程、专业等立卷，由施工单位负责立卷。
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2．卷内文件的排列：卷内文件必须按广州市建设工程档案编制指南附录A的类别和顺序排列，图纸按专业图纸目录顺序排列。
3．案卷的规格：文字材料一般不超过3厘米，图纸不超过4厘米。印刷成册的工程文件保持原状。
4．案卷的编目： 4.1卷内文件页号的编制
4.1.1卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。
4.1.2 页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。
4.1.3案卷封面、卷内封面、卷内备考不编页号。 4.2卷内目录的编制：
4.2.1卷内目录排列在卷内文件首页之前。
4.2.2序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。责任者：填写文件的直接形成单位，有多个责任时，选择一个主要责任者，其余用“等”代替。
4.2.3文件编号：填写工程文件原有的文号、施工用表编号或图号。 4.2.4文件题名：填写文件标题的全称。
4.2.5日期：填写文件形成的日期（竣工图填写竣工图章上的日期）。 4.2.6页次：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。 4.3卷内备考表的编制:卷内备考表排列在卷内文件尾页之后。 4.4案卷封面的编制
4.4.1案卷封面：图纸采用内封面，内封面用A4黄色软牛皮纸打印，文字材料封面采用A3黄色软牛皮纸打印或硬封面。
4.4.2档号、档案馆号和缩微号由广州市城市档案馆填写。 4.4.3案卷题名
4.4.3.1应简明准确地揭示卷内文件内容，由（1）工程名称、（2）分部工程或专业名称、（3）卷内文件内容三部分构成，其中（3）卷内文件内容必须是《广州市建筑工程档案移交一览表》、《广州市市政工程档案移交一览表》、《广州
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市管线工程档案移交一览表》中所列的案卷内容（标题），且最多不得超出24个汉字。
4.4.3.2当同一类文件数量较多，可以组成多卷时，这些案卷的题名相同，题名后面加上括号，括号内以简短文字概括本卷内容。
4.4.4编制日期：填写案卷内全部文件形成的起止日期。 5．卷内目录、卷内备考表、案卷封面必须采用计算机打印。
6．文字材料必须装订，装订前要去除文件上的金属物，用白色线绳在卷面左边1.2厘米处，上下分四等份打三孔装订，结头统一放在宗卷背后，要求整齐、美观、结实。图纸不装订，装档案盒,须采用牛皮纸打引案卷封面。
7．案卷的装盒：卷盒应按广州市城市建设档案馆规定的样式，建设工程档案移交时必须按案卷顺序装盒，案卷较薄时，可多卷装入一盒(不能超过四卷)。
8．卷盒的填写：卷盒封面用铅笔填写，在卷盒脊背的“档号”栏填写本盒内案卷的卷号，“案卷题名”栏填写工程名称。图纸直接装入档案盒里（顺序：案卷封面——卷内目录——图纸——备考表）。 建设工程文件归档的时间、套数要求。
1）归档的时间
1.1根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段进行，也可以在单位或分部工程通过验收后进行。
1.2在工程竣工验收前，专业分包单位将有关工程档案向总承包单位归档。总承包单位在收齐工程文件并整理立卷，送建设单位、监理单位对文件完整、准确、系统情况进行审查，经审查合格后办理竣工验收手续。
2）归档的套数：按照合同约定的套数，若合同无约定，则一般不少于三套（原件）。
四、建设工程档案的预验收
在工程验收前，施工单位须向建设单位移交一套档案原件办理建设工程档案预验收，具体按《广州市建设工程档案预验收规定》（穗建档[2002]15号）执行，建设单位未取得市城建档案出具的《建设工程竣工验收档案认可书》，不得组织工程竣工验收。
五、建设工程档案的移交
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1、市城建档案馆按收范围的工程，专业分包单位在工程竣工验收或分部工程验收后2个月内，向总承包单位移交符合要求的建设工程档案。总承包单位在工程竣工验收后3个月内按合同要求向建设单位移交符合要求的档案。专业分包单位向总承包单位、总承包单位向建设单位移交档案时，应编制档案移交书。
2、档案移交书是总承包单位向专业分包单位退还质保金的依据之一。 3、缓建、停建的建设工程的档案，暂由工程管理分公司、各专业公司保管。
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资料整理及档案移交规定
