对加强新形势下企业档案管理工作的思考
文/许敏
【期刊名称】陕西档案 【年(卷),期】2015(000)002 【总页数】1
企业档案维护着企业经济利益和合法权益，以及企业的历史真实面貌，是提高企业管理水平的重要依据。如何加强企业档案管理，更好地发挥档案的参谋、利用作用，为生产经营和领导决策提供服务，已成为企业发展的内在要求 企业档案是指企业在生产、经营、管理等各项活动中直接形成的具有参考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。随着铁路管理体制改革、政企分开，铁路局的市场主体地位逐步确立，如何加强企业档案管理，更好地发挥档案的参谋、利用作用，为生产经营和领导决策提供服务，已成为企业发展的内在要求。
一、加强企业档案管理的重要意义
档案是企业的宝贵财富，加强企业档案管理意义重大，主要体现在以下三个方面：一是维护企业经济利益和合法权益。档案真实记录着企业各项活动，在处理是非和各种纠纷中，档案能够提供最有说服力的证据。二是维护企业历史真实面貌。档案是在企业发展中积累和形成的，是企业历史的真实记录，它见证企业的昨天和今天，是后来人了解过去的最重要途径。三是提高企业管理水平。企业总结工作、制订计划、处理问题时，需要了解情况和熟悉政策。而这些文件和资料大多保存在档案里，是企业管理工作的重要参考依据。随着改革的发展和现代企业制度在国有企业的推进，企业对档案服务的需要日益增多。例如
铁路局2005年7月18日宝成线观音南至冉家河间降大雨，K326+143桥上游(线路右侧)三岔河涨水，北端护锥及上游引水渠边墙长10米被洪水冲垮，004#接触网基础外漏，桥北端路基塌到枕木，危及行车安全。铁路局档案室及时提供K326+143三岔河1#桥35卷技术资料，为现场抢险工作提供可靠技术依据，充分发挥档案自身的价值。
二、铁路企业档案管理工作的现状及原因分析
经过多年的持续发展，铁路局档案工作逐步达到规范、有序、标准化的管理，但是与“国家一级”档案室管理的要求相比，还存在一定的差距，主要表现在以下三个方面：一是档案集中管理意识薄弱，下属单位依然存在档案资料分散管理。个别部门以工作方便为借口，将档案资料保留在本部门和少数人手中，造成档案资料分散，急需的资料查不出、拿不出。如遇人员流失，一些重要的档案资料很可能“失传”。二是档案管理收集的资料有限、不完整，有的领域没有及时积累整理档案资料，造成档案资料空白。三是个别单位档案库房管理混乱。库内乱堆杂物，环境较差，开展工作十分困难。四是档案人员更换频繁，业务生疏，导致工作断档、脱节，基础管理薄弱。为什么会出现这种状况？关键领导不重视，档案管理基础差，人员更替频繁，业务素质低。
三、加强铁路企业档案管理的对策
1.加强责任意识，提高档案人员自身素质。作为档案员，首先要有敬业精神。档案工作是一项默默无闻的工作，只有树立高度的责任心，爱岗敬业，不图名利，具有无私奉献的精神才能做好工作。其次要树立严谨的工作态度。以求真务实的科学态度，肩负起“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的神圣使命，认真负责地做好档案工作。
2.强化思想意识，加强档案宣传。企业的改革和发展对档案工作提出更高的要求，开展宣传教育，提高全员档案意识尤为重要。在单位进行收集、保管和利用档案的宣传教育，让每个工作人员了解档案管理的基本知识，了解档案管理的权利和义务，了解档案与企业、与效益、与自己的关系。利用各种宣传工具，宣讲档案案例，适时举办展览，引起各方人事的重视。
3.强化服务意识，增强档案利用功能。为了更好地利用这一宝贵的信息资源，就要遵循“有用则兴、无用则废”的原则。首先是为领导决策服务。领导重视档案工作是基于对档案重要性的认识，也是档案为领导决策服务的结果。二是为经营管理和生产服务。档案工作人员应本着“有求必应，热情耐心，主动周到”的原则，坚持以生产、经营、管理工作为中心，积极开发档案信息利用工作。三是为记录历史，弘扬企业文化服务。企业档案记录了企业的发展历程，为弘扬企业文化，鼓舞档案人员奋发有为，促进企业档案稳步发展。
对加强新形势下企业档案管理工作的思考
