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卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
（五）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。 （六）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
（七）本公司各部门立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由行政人事部统一发给。 第四条 档案保管期限
（一）文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。 （二）确定公司档案保管期限的原则
1、凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。
2、凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
3、凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。
第五条 按照“八防”的要求，设置窗帘、樟脑精、配置灭火器，适时进行库房密闭、通风等措施。
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第六条 档案室是存储档案的机密重地，除有关领导视察工作外，非本室工作人员，未经同意，任何人不得随意进入。
第七条 档案管理人员应定期对所保存的档案进行检查、核对、清点，做到发现问题及时补救。
第八条 凡借出的档案归还时，档案管理人员应认真查对，准确完好方可办理归还手续，并及时依号上架。
第九条 入库档案必须进行归类、编号，并成卷装订；库房中的档案应排列有序，统一编号，便于查找。
第十条 要求书写工整，用纸规范。使用蓝黑墨水、碳素墨水或激光打印或喷墨打印。不得使用圆珠笔，铅笔书写。
第十一条 保管档案人员调离时，对所保管的档案材料要逐件进行移交，移交清单一式两份，办完交接手续，方可调离。 第五章 档案借阅制度
第一条 公司档案借阅实行逐级审批制。每次借阅时间不得超过7个工作日，如需继续使用，必须办理续借手续:公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到行政人事部填写档案借阅单，方可借阅；公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或总经理批准。
第二条 借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。
第三条 借阅档案的同志，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经总经理批准。凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，须经总经理批准。
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第四条 借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，按本制度第七章第四条进行处罚。
第五条 总经理借阅非密级别档案，可直接通过档案管理员办理借阅手续。
第六条 如借阅人没有按照规定程序办理借阅手续或借阅手续不完善，档案室管理员有权拒绝其调阅。
第七条 公司档案原则上不对外，如遇特殊情况有外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可查阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。 第六章 档案的销毁
第一条 公司任何个人或部门非经允许不得私自销毁公司档案资料。 第二条 对已过保管期限和确无保存价值的档案，应由档案管理人员定期清理，提出销毁和处理意见，造具销毁清册，提交部门负责人审查并报总经理呢批准。销毁时要有两个监销人员，监销人应在销毁清册上签名，然后归综合档案室保存。
第三条 在销毁公司档案资料时，监销人员必须由总经理或行政人事部指定。
第四条 经批准销毁的档案，档案管理员须认真核对，将《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表永久保存。
第七章 罚则
第一条 公司各部门凡违反制度第四章第二条，无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其
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文件负责人和部门负责人写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。
第二条 公司各部门凡违反本制度，泄露秘密，按《公司保密工作条例》进行处理。对涂改、拆散或未经领导批准转借、复印或携带档案外出的；视具体情况，对部门负责人和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。
第三条 公司各单位凡违反本制度第五章第一条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。
第四条 公司各部门凡违反本制度第五章第四条，遗失档案的，应立即报告。视情况出具处理制度及对应处罚。
第八章 附则
第一条 本制度由行政人事部制定，经总经理审批签字后生效。 第二条 本制度修改及解释权归行政人事部，之前下发制度如有与本制度相悖之处，均以本制度为准。
第三条 本制度自2017年XX月XX日起实施。
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第四条 附件：
附件1：《资料借阅审批单》 附件2：《档案资料销毁清单》
附件1
资料借阅审批单
序借阅借归还借借阅部门负总经理审备注 号 文件 阅时间 阅原因 责人审.
档案管理制度 - 图文
