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制度文件管理规范
第一章 总则
第一条 为规范公司制度、流程等文件的编写格式，特制定此办法，以利各部门文件制作有所依循。
第二条 适用公司各部门的制度文件。
第二章 职责
第三条 公司各部门负责对本部门基础制度、核心制度、普通制度与操作程序、作业流程；
第四条 公司管理部负责对各部门制定的制度文件格式进行审核。 第五条 公司管理部负责核准后的文件原本存档、副本发放。
第三章 制度的通用内容
第六条 企业制度是关于企业组织、运营、管理一系列行为的规范化和制度化，企业制度是管理思想、管理组织、管理方法、管理技术、管理方式等的综合体现。规章制度就是企业的法规，也是企业实施管理工作的基本标准。因此，为规范公司规章制度的编写，先确定公司规章制度的简要格式如下：
第七条 企业规章制度的通用内容：
一、总则：即编写此文件的目的及适用范围（此文件的应用、管辖范围） 二、内容
1. 管理职责：（明确此项事务由哪个部门负责牵头主管，哪个部门协助、参与、配合）；
三、要求或程序：即具体实施方法、程序，控制管理制度实现或达成期望目标的方法及程序；要提出管理的具体要求和具体的运作程序、操作办法，必要时可附操作作业的流程或流程图；明确此项事务实施过程需要填写那些记录表单、上报什么报表，何时上报等；
四、对本管理制度编制、修改、审核、实施等的主体分工；
五、检查考核（明确此项事务的执行结果由哪个部门实施检查、考核，如果执行不到位，应承担什么责任，如果奖罚）；
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1.职能交叉：凡属涉及两个部门或多个部门共同管理、操作的事务，在编写时要注意分清职责界限，完善组织接口的处理；
2.奖罚要求：对违规、违纪、违章行为和应作为而不作为行为的处罚，本着初犯从轻，再犯加重，员工从轻，领导从重，一般违纪从轻，违规从重（违反操作规范、违反工艺、违反事务流程）从严，监督、协助责任从宽的理念，制订具体的处罚界限。
六、注意事项、记录表单（列出此项事务实施过程需注意的事项，需要填写表单的名称、式样、表单的时限和传递路线等）；
3.5W2H方法：在编写规章制度文件时，可采用5W2H方法，明确下列事项： 1）WHO（何人、何部门）、
2）WHEN（何时、从何时开始何时完成）、 3）WHERE（何地、工作的切入点）、 4）WHY（为何？目的、意义、目标）、 5）WHAT（何事、必要时说明原因）、
6）HOW TO DO（如何做、操作方法、程序、路线图）；
7）HOW MUCH（花费多少，涉及资金开支的事务，应明确开支标准、提成比例、预算限额、审批权限等）；
七、附则，明确制度制订生效、修改、监督执行部门，生效时间，颁发日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。
八、附件：如有附件序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”），附件名称后不加标点符号。附件应与制度正文一起，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。
九、制度的特点：企业管理制度应具有：系统性、专业性、科学性、标准性、适应性、可操作性、可记录性或可反馈性、可追溯性、可定量或可检验性以及与责任部门和责任人的对应性等特点。
第四章 制度编写规则
第八条 规章的书写要做到：排版整齐、标题突出、格式统一，制度文件分为两个层次管理
第一层文件为制度管理手册，对部门内部制度管理（如制度方针、目标、内容、原则等）的一个总体说明。
第二层文件为部门内部管理制度、工作制度、产品标准、涉及的法律法规、行
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业规范等。
第三层文件主要分为相关记录和表格等。 第九条 制度文件中各要素标识规则 一、页眉由公司LOGO、文件编号组成。
1.美凯宝LOGO，图标大小根据页面美观度设定，调整时需按图标斜角拉动伸缩，不得单拉一边改变图标正常协调比例。
2.文件编号：
第一层次（制度管理手册）：MKBTTT-I-Y-ZZZZ 第二层次：MKBTTT-II-XX-Y-ZZZZ 第三层次(记录)：MKBTTT-III-XX-Y-ZZZZ
编码说明：MKB: 公司代码；I/II/III文件层次代码；TTT:制度制订部门代码；XX：文件顺序号（使用01、02……表示）；Y: 文件版本号(使用A、B……表示)； ZZZZ：文件发布年号（如：2012）。
一级部门代码：总经办为ZJB，财务部为CW，管理部分为XZ、RZ，生产中心为SC，采购部为CG，仓储部CC，营销部为YX，技质部为JZ。
二级部门代码：生产中心制罐车间:SCZG，纸箱车间:SCZX，纸板线车间:SCZB，设备科:SCSB，PMC:SCPMC；
例如：管理部行政管理制度第一号文件：MKBGL-II-01-A-2012
管理部行政管理制度第一号记录表格：MKBGL-III-01-A-2012
公司部门编码由管理部负责，公司新增部门及各部门新增子部门由管理部负责新增部门代码，并发文告知公司各部。文件制定以部门为编写单位，故文件的部门代码使用部门级的部门代码。 二、制度文件主题
（1）制度文件主标题为小二号宋体加粗，章次标题为四号宋体加粗，正文内文字为小四号；每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。页边设置，左右2.5，上下2.54；行距在20磅-22磅之间。
（2）制度的签发人应为各部门的第一负责人（或经有效授权的责任人、委托代理人）。
（3）制度的编制、审核及核准签名，应使用蓝色、蓝黑或黑色的钢笔、签字笔，不得使用圆珠笔、铅笔或不易保存字迹的笔签名。签字时间格式为：年月日（如2007.12.1）或月日（12.1）。
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第五章 制度文件控制流程
存档 标注作失效收回 发到有关部门 废标志 作废文件 编制制度文件 文件审批 文件发布 编制发放清单 使用 有 有无保 无 使用有 留必要 有无 效版本 更改 保存 无 有
申请批准 销毁 申请并批准、更改 编更改通知单发相关部门 第五章 附则
第十条 本制度监督权归管理部。 第十一条 本制度自颁发之日起开始生效。
颁发日期：二O一二年二月十七日
附件：制度更改记录 MKBXZ-III-01-A-2012
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附件：
制度更改记录
制度名称： 更改条款 更改日期 更 改 审 核 批 准 更 改 内 容
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制度文件编写规范-文件排版规范
