重庆中远特种车辆有限公司
车辆出厂合格证管理办法
发行版本：A1
文件编号：CQJ-GL-100-2016
2016
年06月15日发布 2016 年07月01日实施
重庆中远特种车辆有限公司发布
适用范围
为加强对机动车出厂合格证的领用和管理，规范合格证打印、上传、变更、保管及 盾管理等内容，特制定本制度。
本制度适用于重庆中远特种车辆有限公司所有专用汽车类整车合格证的管理。 人员组织管理
（一） 相关部门职责
1. 质量管理部
1） 公司合格证的归口管理部门，负责公司所用合格证备案、接受、发放、回 收、补发、换
发、登记；
2） 负责合格证管理内部审核活动，监督合格证系统维护、打印、上传、变更 等；3） 负责合格证系统U盾的统一申购、发放、登记等。 2. 供应部
U
1) 负责公司所用合格证的采购。 技3. 术部
1) 负责合格证正面样式的设计、备案；
2) 负责提供稳定可靠的合格证管理与打印系统，并提供信息系统相应的培
训。
4. 销售部
1) 负责合格证的交付使用，协调经销商或用户在合格证使用中遇到的各种问
题，并及时反馈。
2) 协助解决产品技术参数使用中的问题。
（二） 岗位设置
1. 在质量管理部设合格证打印人员
撤销等工作，设合格证管理人员
1 名，主要负责合格证的打印、上传、修改、 1 名，负责合格证的日常管理工作。 1 名，由公告管理专员兼任，负责合格证正
2. 在产品技术部设兼职信息管理员
面样式的设计、备案，负责合格证信息系统的维护。 在销售部
3. 设兼职管理员 1 名，负责合格证的交付使用。 （三） 人员培训、考核及保密等
1. 合格证管理员及公告管理专员每年必须参加一次由中机中心合格证管理部在
全国举办的培训会，并提交培训会议报告，部门审核后交行政管理部存档。
2. 对合格证管理工作相关人员的考核参照公司《质量管理考核办法》进行奖惩。 3. 合格证管理及打印人员须与公司签订合格证保密协议，对合格证的各种信息、
数量等严格保密。
合格证正面样式备案及管理，合格证正面样式制作、管理、变更及备案等要求。
（一） 合格证正面样式的设计
1. 合格证正面样式由产品技术部公告专员进行初设， 然后经部门审核后交由分管
领导审定，由总经理签字后确定。
（二） 合格证正面样式的备案
1. 合格证备案严格按中机中心合格证管理部公布的备案要求准备材料， 部门审核
后加盖企业公章，然后报送中机中心合格证管理部。
2. 备案资料必须留存纸质、光盘和电子文档，交由行政管理部存档。
（三）
合格证正面样式的变更
1. 因公司名称、 注册地址或其它原因需要变更合格证正面样式时， 需要详细说明 变更原因、变
更前后的区别、新证启用时间等。
2. 变更流程仍按照上面合格证正面样式的备案的要求执行。
四、 合格证发放管理
（ 一 ） 合格证空白纸张印刷、纸张编号管理及纸张追溯方式
1. 供应部采购人员联系合格证印刷厂家， 按照已备案的合格证正面样式印制空白 机动车出厂合
格证， 空白合格证购回后，供应部应作好空白合格证的采购记录， 包括印制数量、印制日期、合格证编号等。
2. 空白合格证纸张交由质量管理部合格证管理人员保存， 需与供应部作好合格证 纸张交接手
续。
3. 合格证打印人员每次从合格证管理人员处领取一定数量的空白合格证， 合格证 管理人员必须
作好登记，包括领取日期、数量、纸张编号等。
4. 合格证打印人员打印合格证后，必须记录打印日期、空白合格证纸张编号、车
辆VIN、发动机号等，使它们一一对应，便于今后在查阅任一纸张编号时，均 能清楚知道该合格证的去向。
（ 二 ） 合格证防伪信息管理
1. 采用专用 120克高级防伪水印纸： 对光透视可看到纸面有“机动车合格证”字 样。 2. 无色荧光油墨，鉴别方法：在公司名称上方居中位置，用荧光灯照射，可看到 亮绿色公司商
标。
3. 全息开窗金属线防伪，鉴别方法：肉眼或迎光可看到条状安全线，开窗部分有 “机动车合格
证”字样。
4. 胶印缩微文字，鉴别方法：在放大镜下，可观察到“
样。
JIDONGCHEHEGEZHE字G
5. 胶印浮雕底纹： 迎光肉眼可看到“机动车合格证”字样排列组成的底纹， 用专 业防伪软件制
作，具有较强防伪效果。
6. 图案版画防伪： 肉眼可看到在票样团花中间位置有图案的版画效果， 采用专用 防伪软件制
作，精致、美观，防伪度高。
7. 正面四周印刷有精细复杂的钞线花边。 8. 正面四角为难于仿制的防伪角花。 （ 三 ） 合格证打印
1. 合格证打印应按如下步骤执行： 合格证打印前打印人员应比对公告并仔细核查 确认后，方可
操作。 合格证打印完毕后， 打印人员应再次核对合格证技术参数， 确认无误后，留存一套复印件（包括合格证正、反面复印件、发动机拓印号复 印件）给合格证管理人员。合格证管理人员持合格证复印件比对公告，确保合 格证技术参数的准确性，合格证打印完毕后在 48 小时内上传。
2. 一台车只允许出具一套合格证。 （ 四 ） 合格证配发
1. 合格证的配发应按如下步骤执行： 发放前合格证打印人员应将合格证与实际车 辆进行核对，
确保每张合格证技术参数准确无误。
2. 销售部人员在领取合格证前须将配发的合格证与实际车辆的发动机型号、 发动 机号码、车辆
识别码（即 VIN 码）等进行核查，双方确认无误后，质量部检测 线履行发放签字手续。
3. 车辆检验合格才能允许合格证的发放。
4. 合格证管理人员将对打印人员提交的复印件资料进行分类、 集中整理并建立档 案。 （ 五 ） 合格证换发
1. 合格证履行交接手续前， 因打印人员失误造成车辆参数错误需更改的， 质量部 无条件重新打
印合格证进行换发， 合格证打印人员必须作好换发记录， 包括换 发日期、纸张编号、原纸张编号、车辆 VIN、发动机号等。
2. 合格证履行交接手续后， 因其它原因实施的更改， 由销售部持有经办人签字确 认的《更改申
请》和原合格证等，并经公司领导签字同意后，到质量部申请换 发，换发的新合格证必须经质量部领导审批后才予发放。
3. 合格证打印、 更改与公告车型存在不符， 相关部门必须提出申请或出具承诺函 并有经办人签
字确认， 经公司领导签字同意后， 质量部才准重新打印进行换发。
4. 因车辆返工需更改的合格证等，销售部应将《返工申请单》和原合格证交付质 量部，质量部才
准打印换发。销售部领取合格证时应按合格证配发流程执行。
5. 质量部及时对合格证旧件登记回收。 （ 六） 合格证重发、遗失、作废管理
1. 合格证在销售部或用户手中遗失，销售部需填写《合格证重发申请》 ，申请包
括原合格证纸张编号、车辆 VIN、发动机号、重发原因等，部门审核后交由质 量管理部进行重新打印， 然后按合格证配发流程执行， 但合格证打印人员须作 好合格证重发记录，包括重发日期、纸张编号、原纸张编号、车辆
VIN、发动
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