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神州数码档案管理系统解决方案
一、系统结构与应用结构
1 系统结构
? 系统采用Lotus Domino作为系统及数据库平台。 ? 用户使用公司的Notes办公自动化平台作为客户端与管理端。
? 使用公司已有的办公自动化系统用户权限作为系统的权限控制。
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2 应用结构
? 系统设置档案条目库、权限结构库、卷宗库、借阅管理库、档案目录库、系统配置、档案库等几种功能模块。
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? 用户在档案条目库中创建档案条目。
? 通过已在档案目录库中定义好的档案目录，设定档案的分级目录。
? 通过卷宗库选择档案放置的卷宗，如果无卷宗，则需对卷宗库进行维护。
? 通过设定档案的权限，从档案权限库中得到此档案的阅读者权限。
? 完成档案条目信息填写后，根据系统配置中指定的目标档案库，将档案的附件存放在目标档案库中。 ? 用户借阅通过借阅管理库，进行档案借阅审批。
3 档案管理系统功能
大类 需求描述 目录管1、 目录由公司档案管理员理 创建 2、 目录修改必须在无相关文档时才可进行或批量更新相关档案后才可操作（后期做） 3、 删除必须在无相关文档时才可进行 档案类1、 类型由公司档案管理员型管理创建 （目的2、 类型修改必须在无相关【最新整理，下载后即可编辑】
创建表单维护类型（类型名、创建年限、创建人、是否建
由类型文档时才可进行或批量更新决定是相关档案后才可操作 否立卷） 3、 删除必须在无相关文档时才可进行 档案录1、 档案可由各级档案管理入及归员直接录入，也可由员工投档 档或从公司知识库中投档产生。必须选择档案类型（以便根据类型决定是否创建卷宗）。（暂时不做） 2、 档案条目需具备关键字段描述以反映档案的主要内容，并便于档案的查询及定位。 3、 归档内容不能更改。 4、 投档后由所属本部级档案管理员负责审批。并填写必要的归档字段后归档，按三级目录+年度的方式。按类型不同决定是否立卷，如需要立卷的文档归档时必须已有相应卷宗，如无卷宗需新建才可实现归档功能，并只能放入未满卷宗并要求档案管理员具有管理权限的卷宗，即录入时自动过滤已滿卷宗及无管理权限的卷宗。 【最新整理，下载后即可编辑】
立卷宗 （文件）（必须创建卷宗） /实物（音像）实物/照片/实物证书…… 实物＋电子（相同） 实物＋电子（不同） 电子（文件） 针对档案实现状态管理 1、 文件状态（新建） 2、 审批状态 3、 归档 4、 借出状态（电子无基础） 5、 销毁状态 跟踪档案的创建访问记录及时间（按服务器时钟管理）
卷宗管理（由档案类型决定是否归入卷宗） 权限管理 5、 关键字段必填才能审核通过。本部及以上级别档案管理员只具有审批归档资格，不具有创建档案权限（此点由档案管理规定来实现） 1、 档案卷宗可由各级档案 管理员创建 2、 卷宗修改必须在无相关文档时才可进行或批量更新相关档案后才可操作 3、 删除必须在无相关文档时才可进行 4、 如卷宗下文档完全销毁，则标记该卷宗为销毁。 5、 卷宗按照三级分类+年限的规则创建 6、 卷宗权限为包含关系，即本部档案管理员具有相应下级事业部的卷宗管理权限 1、 档案管理员权限（公司 级、本部级、事业部级）；密级为机密不能设定为公共级。 2、 各本部及各事业部之间的档案内容、档案条目、以及卷宗实现隔离，但是公司档案管理员在查询或查看时可以提到公司所有档案内容。 3、 在公司组织结构发生变化或业务调整时时，能够调【最新整理，下载后即可编辑】
档案管理系统(精编文档).doc
