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如何运用Excel电子表格做好人事档案信息统计工作
作者：赵金卓
来源：《卷宗》2012年第09期
摘要：利用人事管理工作的办公自动化，采用Excel电子表格提供的统计函数和数据统计分析工具，详细地介绍了Excel电子表格在人事档案信息统计工作中的应用。 关键词：Excel；办公自动化；信息统计
人事档案统计工作，为反映档案管理工作规模、水平、发展速度，加强和改善人事管理提供重要依据。从各种不同角度统计出来的数据和统计项目，在一定程度上，可以看出人事档案管理工作的业务水平和管理人员素质。实际工作中，面对大量的人事档案信息采集、整理、统计、分析工作，传统的人工操作速度慢、效率低、质量差，不能满足新形势下人事管理工作的现实需要。利用人事管理工作的办公自动化，采用中文Excel 是Office的主要组件之一，它集表格计算、图表、数据处理功能于一体，以其功能的方便性、操作的简易性、系统的智能性而被用户接受。它既可以单独运行，也可以与Office的其他组件乃至网络进行数据交换，应用于统计和数据分析。下面以事业单位工作人员基本信息为例，谈谈如何运用Excel电子表格做好人事档案信息的统计工作。
一、认真做好档案统计数据采集，创建Excel电子表格，确保档案统计的准确性 1、建立准确完善的人事档案基本信息工作表是一项政策性强、涉及面广、技术难度高的基础性工作，内容庞杂且输入量大，要由责任心强、工作认真、孰悉人事档案信息管理工作和熟练计算机操作人员承担信息采集工作。所有的人事档案信息要以档案记载为依据，符合人事档案信息的认定要求，有绝对的权威性。
2、在人事档案信息中含有大量的动态信息，如：党政职务、专业技术及任职时间、学历、学位、聘用岗位等，变化比较频繁，要及时对这些信息进行更新维护，确保工作表中信息准确。首先创建Excel“人事档案信息统计目录”。
3、Excel电子表格对录入数据的格式要求比较严格，特别是日期型数据，在信息录入时常见的日期时间格式为“mm/dd/yy”、“dd-mm-yy”、“hh：mm（am/pm）”，而不能用 “ yyyy. n n.jj ”格式。另外，在录入身份证号码时，还要把单元格的格式设定为文本格式，确保录入信息的完整与准确。 如图（1）所示。 二、使用Excel提供的公式与函数。
如何运用Excel电子表格做好人事档案信息统计工作
