企业内部控制—合同

企业内部控制—合同

13．1 合同授权审批制度

受控状态 制度名称 合同授权审批制度 文件编号 执行部门 监督部门 第1章 总则 第1条 为明确企业合同审批权限，规范企业合同订立行为，加强对合同使用的监督，防范和降低因合同的签订给企业带来的风险，特制定本制度。 第2条 规范企业合同的拟定、审批及签章工作，以符合《中华人民共和国公司法》和《中华人民共和国合同法》等法律法规及规范性文件有关规定，确保合同的顺利履行，维护企业的合法权益。 第2章 适用范围 第3条 本制度所称合同指企业与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。 第4条 本制度适用于企业所有的书面合同审批，包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书等名称的规范性文件的审批。 第5条 本制度中所称部门指代表企业洽谈、签订合同的各业务、职能部门。 第6条 本制度中所称业务经办人是合同谈判、签订及履行的第一责任人，并有责任保证合同最终文本与经各级审批后的合同文本在条款内容上的一致性。 第3章 授权审批职责 第7条 合同分类。 1．一般性合同：合同标的在××万元资金支出或××万元资金收入以下的合同。 2．重大合同：合同标的超出××万元资金支出或××万元资金收入的合同。 第8条 企业对外签订合同均由董事长授权总裁代表企业行使职权。 第9条 总裁职责。 1．审批企业所有格式合同和各部门的合同文本。 2．负责企业对外重大合同的签章，并审核超出各部门负责人审核权限的合同。 3．授权业务经办人员代表企业签订合同。 考证部门 第10条 法务部经理审核企业格式合同和各部门合同文本。 第11条 各部门负责人职责。 1．负责草拟与本部门业务相关的合同文本 2．协助法律顾问拟定企业主营业务格式合同。 3．初步审核业务经办人员与合同对方商定的合同具体条款。 第12条 法律顾问职责。 1．草拟企业主营业务格式合同或企业重大、特殊合同。 2．监督、指导各部门起草及修订合同文本。 第4章 授权审批流程 第13条 原则上，在业务谈判、双方达成一致意见后，各部门应尽可能使用企业制定的格式合同或部门合同文本。 第14条 法律顾问草拟的格式合同应经法务部经理、总裁审核批准后形成正式书面，变更程序亦同。 第15条 各部门草拟的合同文本应经法律顾问审查、法务部经理审核、总裁审批，然后形成正式书面，变更程序亦同。 第16条 业务经办人员与合同对方拟定的一般性合同，须经所属部门负责人初审、法律顾问审查后正式订立合同，变更程序亦同。 第17条 业务经办人员与合同对方拟定的重大合同，须经所属部门负责人初审、法律顾问审查、法务部经理审核、总裁审批后方能订立正式合同，变更程序亦同。 第5章 附则 第18条 本制度由企业法务部制定并负责解释。 第19条 本制度报总裁办公室审议批准后生效。 第20条 本制度自××××年××月××日实施。 编制日期 修改标记 审核日期 修改处数 批准日期 修改日期

13．2 合同会审制度

受控状态 制度名称 合同会审制度 文件编号 执行部门 监督部门 第1章 总则 第1条 为防范和控制合同可能的风险，加强对合同制定的监督，规范企业合同制定行为，制定本制度。 第2条 本制度适用于企业各类格式合同、部门合同文本的制定，以及对业务经办人员与合同对方拟定的合同的会审。 第3条 本制度所称会审，指合同在拟稿以后、正式生效之前，由合同关键条款涉及的其他专业部门（如技术、财务、审计等相关部门）会同企业法务部对合同文本进行审核。 第2章 合同的会审内容及要点 第4条 合同拟定。 1．法律顾问会同各部门起草企业格式合同、各部门拟定本部门合同文本以及业务经办人与合同对方拟定合同的，分别由法律顾问、各部门负责人及业务经办人负责合同在会审过程中的传递。 2．合同拟定者须按企业规定在“合同会审单”上填写合同会审部门及人员名称。 3．合同拟定者负责合同连同“合同会审单”在整个会审过程的传递，直到合同盖上合同专用章后结束。 第5条 合同会审主体及内容。 1．法务部主要负责对合同对方当事人身份和资格的审查及合同争议解决方式的审核。 2．技术部门主要负责对合同标的物是否符合国家各项标准（产品质量、卫生防疫等）、企业技术标准等进行审查。 3．财务部主要负责合同对方资信情况、价款支付等的审查。 4．法务部和财务部负责违约责任条款的审查，包括违约金的赔偿及经济损失的计算等。 第6条 合同会审要点。 1．合法性。包括合同的主体、内容和形式是否合法；合同订立程序是否符合规定，会审意见是否齐备；资金的来源、使用及结算方式是否合法，资产动用的审批手续是否齐备等。 2．经济性。主要指合同内容是否符合企业的经济利益。 3．可行性。包括签约方是否具有资信及履约能力，是否具备签约资格；担保方式是否可靠；担保资产 考证部门 权属是否明确等。 4．严密性。包括合同条款及有关附件是否完整齐备；文字表述是否准确；附加条件是否适当合法；合同约定的权利义务是否明确；数量、价款、金额等标示是否准确。 第3章 合同会审管理规定 第7条 参与合同会审的部门应根据会审职责安排人员按时参加会审工作。 第8条 会审人员应对合同中相关内容认真仔细审查，发现疑问之处，应及时与合同拟定部门进行沟通。 第9条 会审中发现合同中确有不妥之处的，应责成合同拟定部门修改或重拟，直至确认无误。 第10条 各会审部门对合同的会审工作时间累计不得超过××个工作日。 第11条 根据法律规定及企业需要，会审通过后的合同文本应及时报经国家有关主管部门审查或备案。 第12条 会审通过的合同报总裁审批后，应统一进行分类连续编号，并由合同档案管理人员专人保管。 第4章 附则 第13条 本制度由企业法务部制定并负责解释。 第14条 本制度经总裁批准后自××××年××月××日实施。 编制日期 修改标记 审核日期 修改处数 批准日期 修改日期

13．3 合同专用章管理制度

受控状态 制度名称 合同专用章管理制度 文件编号 执行部门 监督部门 第1章 总则 第1条 为加强对企业合同的专用章管理，规范企业合同专用章的使用及保管，制定本制度。 第2条 本制度适用于企业合同专用章的使用、保管等。 第2章 合同专用章的使用 第3条 合同专用章由企业综合管理部统一印制，并指定专人保管。 第4条 企业因业务发展需要对外签订合同由企业董事长或其授权的人（总裁等）签章，同时加盖合 考证部门 同专用章。 第5条 合同专用章仅限用于有关合同的签订，未经法务部核准，不得在其他文件上使用。 第6条 业务经办人代表企业与合同对方签订合同的，需填写“合同专用章用印审批单”，经合同授权签字人审查同意后方可用印。 第7条 印章管理人员对用印范围和用印手续严格审查，并对用印情况进行登记，不应为以下合同提供合同专用章。 1．未经编号的合同。 2．缺少审核及报签文件的合同。 3．属于代签但缺少授权委托书的合同。 第8条 原则上，合同专用章不得携带外出使用。确因工作需要，必须带合同专用章到异地使用的，应经总裁批准，并到印章管理员处办理借用手续。 第3章 合同专用章的保管 第9条 合同用印后，印章管理人员应及时收回合同专用章。 第10条 未经领导批准，不得将合同专用章交给他人保管。印章管理人员因故临时请假，应经总裁批准后指定临时保管人员，并做好交接记录。 第11条 合同专用章存放在配锁的办公抽屉里，节假日放在安全处，并贴封条，重新使用时应先验锁和封条。 第12条 合同专用章内容需要变更时，应停止使用并交综合管理部予以封存或销毁。 第13条 合同专用章散失、损毁、被盗时，印章管理人员应及时报告领导予以处理，同时，登报挂失作废。 第14条 废止的合同专用章保存××年。 第15条 对于违反本规定，给企业造成损失的，应当依法追究其法律责任。 第4章 附则 第16条 本制度由企业综合管理部和法务部制定并负责解释。 第17条 本制度自××××年××月××日起实施。 编制日期 修改标记 审核日期 修改处数 批准日期 修改日期