广告公司经营与管理第十二章广告公司的事务管理

第十二章广告公司的事务管理

本章提要：

会议管理 信息管理 办公环境

第一节会议管理

一、会议的目的和种类

广告公司的会议，是为了便于解决公司的问题，形成计划，引起讨论，交流信息召开的。 公司的会议也要有明确的目的。 开会之前要考虑的问题：

会议要达到什么目标？

如果不开会，会导致什么结果？

开完会之后，如何判断它的成功或失败？

从传播角度看，会议能解决如下问题：

会议可以给与会者一种明确的暗示，凡是参加者都是本会的一分子，与会议的主题有关，与会议讨论的事宜有关。

会议给与会者提供了解别人的机会。 会议还能对与会者产生约束力。

会议可分为四类： 1. 先知性的 2. 建设性的 3. 执行性的 4. 立法性的

二、会议出席的人数和应注意的事项

会议议程中的问题：

哪些人出席会议 会议中该提什么问题

会议出席的人数：

一般4～7个最理想， 10个勉强可以， 20个就太多了。

应该尽可能把与会者的人数减至最低。

如果开会的人数实在不能少了，会议主席可以试试下面几种办法。

(1)事先分析议程上的每一个项目，看看是否每一项都与所有的出席者有关，如果不是，主席可以重新安排，以便部分与会者中途退出。 (2)问自己是否可以把一个大会分作两个小会?

(3)事先让一两个部门把他们自己的意见做成结论，届时只要推出一名代表在会中提出即可。

会议的议程表：

议程表对于会议的进行有很大帮助。

议程表上的每一项都要经过仔细的分析再编列上去。 议程表既不能过于简单暧昧，又不能漫无目的地增列。 议程表上哪一项是告知性的， 哪一项须讨论甚至做成决议，

与会者才能知道自己在哪一项决议中应该扮演什么角色。 议程表应在会议前两三天分发，过早容易遗失。 议程表上每项议案排列次序很重要。

会议中应注意的事项：

(1)会议的前半部通常比后半部更有活力和创造力。 (2)有些议案可能使与会者意见一致。

(3)会议中有时在一些琐细但似乎又很迫切的问题上消耗太多时间，以致于忽略了另外一些 虽然并不迫切，但影响却极为深远的问题。

(4)会议在什么时候开始，什么时候结束，最好在议程表上注明。 (5)原则上，最好能事先分发会议记录及参考资料。

(6)如果需要印制某些文件供做讨论参考之用，务必力求简明扼要。 (7)如果要使每个议案在会中讨论出个头绪，事前必须一一仔细思考。

三、评估会议成功的标准

会议评估的标准：

第一个标准是管理层关心和介入的程度是否显著。 第二个标准是看管理层对广告公司是否有认真的计划。

第三个标准是看管理层是否清晰地表达他们对员工现状的关心。

第四个标准是在会议结束后，人们是否得到了更多的信息，因而有了参与和知情的满足感。 第五个标准是会议结束后，是否有清晰、可行动的步骤。 第六个标准是会议在地点、内容及活动安排上是否十分妥贴。 第七个标准是看客户是否介入。客户的出席取决于会议的主题。

表：评估广告公司管理会议的标准 1. 管理层的关心和介入。

2. 管理层的计划——公司的目标。

3.管理层是否知道我是谁，他们是否关心我。

4.我是否对公司内发生了什么事得到了满意的答复。

5.[ZK()会议结束后，参加者是否有可行动的步骤、时间安排、任务及责任。

6.会议的场所、活动(会议、体育、社交)是否安排得很好。 7.客户的参加。

第二节信息管理

一、信息的建立

广告公司首先应该建立基本的有关市场、客户、媒介的知识储备。

有助于广告公司建立计划、明确目的。 有助于能向客户做出营销和广告建议。

广告公司还应收集与现有客户有关的市场、产品、媒介的信息。

有助于公司制定品牌策略、营销规划及广告建议。 这些都是广告作业流程的一部分。

公司对潜在客户产业、客户信息的收集和建立客户档案，

有助于公司的作业小组了解潜在客户，这是新业务成功的保障。

客户档案建立的目的有两个： 一是作为培训员工的教材，

一是作为公司的业绩展示给潜在客户。

国内广告公司最为欠缺的三个方面：

管理制度 运作模式 经验的积累

二、信息的保存

公司的信息以多种形式保存： (1) 用电脑保存。

最大特点：保存的信息量大，便于分类、查找，占有空间小。 注意事项：信息时要有备份，以免机器故障损害储备的信息。

(2)用录（音）像带保存。 (3)缩影保存。 优点：

快速、自动的微缩照像，将原始文件摄影，把资料缩小在软片上，贮存在适当处所。 利用阅读机迅速检出所需资料。 免去了计算机录入之苦，

具备节省空间、有利于保护、查阅迅速、保密性很强等

缺点：成本甚高。

(4)案卷保存。

这是最传统、使用最普遍的方法。

但以纸为原料的案卷不能无限期和不加挑选地保存。 案卷在保存一段时间后就失其效用和价值。 若不加以妥善处理，不仅占据空间、增加成本， 查找和管理上的不便。

(5)公司数据库。

应有完整的客户关系系统、业务流程系统、公司管理系统。 运用在客户开发和客户服务上。 公司的数据库应有专人管理。

三、案卷的处理步骤

案卷的循环过程包括三个阶段：

① 即时使用。

② 储藏，以备将来之需。 ③ 销毁，永不再使用。

没有价值的文件应自开始就不予存档； 档案卷定期地加以清理；

销毁丧失时效、已无保存价值的文件；

移转有永久保存价值或未丧失时效的旧文件到花费低廉的储藏地区。

公司在处理案卷时应先编造清册。

处置案卷计划的目标：是为保留仅需要保留的案卷。

第一步是找出所有的案卷并评估这些案卷，通常称此步骤为编造清册。 随后决定：

① 哪些类型的案卷应存档； ② 存档案卷的大小、数量； ③ 存储的地点；

④ 存储文件的保管年限；

⑤ 在决定永久保存文件前得先做调查，再根据调查所得资料，来评估案卷的价值。

评估案卷价值应考虑的问题是：

案卷有无全部存档之必要？

案卷保留在档案柜的时间需要多久？ 保留于储藏地区的案卷是否适当？

第二步是决定案卷保存年限。

由案卷控制者、法律顾问、税务顾问、案卷管理协定， 再由案卷管理者依次决定保管年限。

案卷按重要程度分成四类：

① 非必要案卷：此类案卷包括一些不重要的记录、例行调查、通告等。 ② 有用的案卷：这类案卷指有效期不超过一个月具有短暂时效的一般信件。 ③ 重要的案卷：此案卷所登载的信息通常有五六年的长期价值。

首先被存放于办公室，当手边资料参考； 最后被转移到花费低廉的储藏旧卷的地区。 如：发票、帐单、财务报告书等。

④ 主要的案卷：是永久保留的案卷。它们存放在档案柜，永不销毁。

如公司成立的合法文件 所有权审核书 房租契约

股东会议报告等。

第三步是提供一清洁、干燥、成本低而又安全的储藏地区。

案卷存储后，应准备索引的方法，以便能迅速调出所有文件索引的内容， 包括分类主题、名称、箱子号码等。 每一卷盒要贴上标签。

最后一步是案卷转移。

指由公司即时档案柜到非即时档案柜及非即时档案柜到储藏地区的转移活动。 公司的文件、案卷应随时间而即时转移。

如档案柜有四个抽屉

公司的非必要案卷应永不存档立刻销毁；

有用的案卷暂存特别档案柜一段时间后，将之销毁。

第三节办公环境

要创造性劳动，安静、整洁、舒适的办公环境

对提高工作效率，提高作业水准也有相当重要的影响。 办公环境也是吸引潜在员工和潜在客户的重要因素。

一、办公厅布置的原则和程序

公司办公环境的布置可考虑如下因素： (1)采用一大间办公厅对于光线、通风、监督、沟通，比用同样大小的若干小办公室效果更好。 (2)公司的门口应设有接待处

(3)员工们使用同一大小的桌子，可增进美观，并让员工感到相互平等。 (4)办公厅采用直线对称的布置，避免不对称、弯曲与成角度的排列。

(5)公司主管的座位应在部属座位之后，使主管易于观察工作场所发生的事情。 (6)自然光应来自员工桌子的左上方或斜后上方。

(7) 在办公厅应采用屏风挡墙，因其易于架设，且能随意重排。 (8)应预留充分的空间，以备最大工作负荷的需要。

(9)若有可能，公司应有会议室、休息处，作为休息、自由交谈和吃午餐的处所。