公文写作要求

公文写作要求

公文写作材料

一、公文的拟稿与审批 ,一,拟稿

1.公文拟稿要注意用A4纸,WORD页面设置为上3.7、下3.5厘米,左2.8厘米,右2.6厘米。

2.公文标题用小标宋体,或方正小标宋体,,二号字,不需要加粗。公文正文用仿宋简体,或方正仿宋简体,,三号字。如果文中有标题需要强调,不能用仿宋,或方正仿宋简体,加粗,而应该用黑体简体,或方正黑体简体,三号字。段落行距为固定值30磅。

3.电子公文不需要落款,成文时间必须要用中文格式。 例如,“二??四年十月十二日”。

4.人名、地名、数字、引文准确,引用公文应当先引标题,后引发文字号,发文字号在文件的标题后用圆括号注明。

例如,“《绍兴市国家税务局关于2004年××××工作开展情况的通报》,绍市国税办〔2004〕444号,”。

5.草拟公文结构层次序数,第一层为“一、”、第二层为“,一,”,第三层为“1 .”,第四层为“,1,”。公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

6.公文如有附件,应当在正文之后空一行再空两格、成文时 - 1 -

间之前注明附件顺序和名称。并把附件放在附件栏中。

例如, “ 附件,1.×××××× 2.×××××××× 3.××××××× ” 7.成文日期以负责人签发的日期为准、联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

8.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。上报的公文,标题中不标发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

9.转发上级机关的公文,如其标题过长,可以自拟事由摘要转发,但不能以上级机关公文的发文号代替。

10.主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。 11.“请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外,“请示”不得直接送领导者个人。

12.“报告”与“请示”应当严格分开,“报告”中不得夹带请示事项。 13. 抄送多个单位,中间用逗号隔开,结尾用句号。 例如,“抄送,×××,××××,××。” ,二,审批

1.签批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批意见。 - 2 -

2.公文送领导人签发之前,应当由拟稿人所属部门领导初审签名后,送办公室审核。关于专业的报告或决定的格式及表述要由法制复核人员请示按照市局的规定办理。

普通收文处理

1.办公室应及时提出拟办意见。

2.办公室收发人员在分送分管领导要求阅示的同时,应同时分送其他局领导传阅。对局领导处理完毕的文件,收发人员应逐份查阅领导批示,并按领导批示办理。

3.承办或牵头承办部门在收到文件后应及时办理,并在文件注办栏内明确处理意见或办理结果,同时签名。阅办文件如有明确办理时限的,按要求办理,如无明确规定的,在五个工作日内办理完毕并向分管局领导汇报。对内容涉及面广,问题较复杂,不能在规定时限内办理完毕的,主办单位应当向上级或者有关方面说明原因。对需向分管局领导汇报后才能办理的,应及时向分管局领导汇报。其他传阅文件一般在二个工作日内阅毕,可以不签名。

二、常见不规范使用序号、标点符号、汉语拼音例析 (一)文字材料中序号、标点的正确使用

1.“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范, 应该用逗号,即“第一,”、“第二,”、“首先,”、“其次,”等。 - 3 -

2 .“一,”、“二,”、“三,”等用逗号不规范,而应该用顿号,即“一、”、“二、”、“三、”。

3.“1、”、“2、”、“3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿号不规范,而应该使用齐线墨点,实心小圆点,,即“1.”、“2.”、“3.”或“A.”、“B.”、“C.”。

4 .序号如加括号,如,1,,2,,3,等不再加标点符号。

5.用“一是”、“二是”、“三是”表示顺序时,可在“一是”、“二是”、“三是”之后分别用逗号。例如,“一是,”、“二是,”、“三是,”。也可以不用标点符号,直接连接下文。

6.用“甲”、“乙”、“丙”、“丁”表示顺序时,在“甲”、“乙”、“丙”、“丁”之后分别用顿号。例如,“甲、”,“乙、”,“丙、”,“丁、”。

7.在“一方面”、“另一方面”之后,可以分别用逗号,也可以不用标点符号,直接连接下文。

(二)年份中“零”的正确使用

年份如用中文形式表示,如“二??五年十月”,则中间的“?”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”,而应该用圆“?”,一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择,,年份如用阿拉伯数字形式表示,则中间应该用长“0”表示,如,“2005年10月”。

(三)公文的年份中“括号”的正确使用 - 4 -

印发公文时,年份外的括号应该用中括号“〔〕”,插入符号中有,,而不应该用小括号“,,”或方括号“[ ] ”。

如,吉教办字,2005,5号,不规范, 吉教办字[2005]5号 ,不规范, 吉教办字〔2005〕5号,规范, (四)正确区分连接号和破折号

1,凡文中使用连接号的应该使用“,”,而不使用“——”或“——”。 如,2005年9月,10月中的“,”,使用规范,

2,凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“——”而不用“,”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。,选取破折号,一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找,

(五)相邻的两个数字间顿号的使用

1. 相邻的两个数字表示概数,要用汉字数码,中间也不要加顿号。 示例, 2、3个 5、6天 27、8岁 6、7点钟 ,不规 范,

两三个 五六天 二十七八岁 六七点钟 ,规 范,

2.相邻两个数字连用,有时不是表示概数,而是一种缩略形式,中间要顿号。 示例,初中一、二年级 国棉六、七厂 八、九两个月 - 5 -

退居二、三线 ,规范,

六、汉语拼音注音字母的正确使用

1,大小写,句子的首字母大写,诗行的首字母大写,专有名词每个词首字母大写,标题、标语可以全部大写。

2,分连写,词内连写,词间分写。 例1,“公共场所请勿吸烟”

GONG GONG CHANG SUO QING WU XI YAN (不规范) “公共场所请勿吸烟”

GONGGONG CHANG SUO QING WU XIYAN (规范) 例2,中国井冈山经贸洽谈会

ZHONGGUOJINGGANGSHANJINGMAOQIATANHUI(不规范) ZHONGGUO JINGGANGSHAN JINGMAO QIATANHUI(规范) 三、公文中简单错误的表现

首先解释简单错误这个名词,顾名思义,简单是对复杂而言,是指在公文写作中易发的看似简单的一些包括公文文种、格式、语言文字上出现的差错。只要你留意,就能发现简单错误出现在各级各部门的公文中。在这里我简单选取几种有可能接触到的文种存在的错误,

1、混用文种。常见的是把相近的“请示”和“报告”两种文种张 - 6 -