来访接待流程及标准
一、目的
为树立公司良好形象,扩大公司对外联系和交流,本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待,严格标准,统一管理”的原则。 二、适用范围
本标准适用于公司各部门因业务发生的各种接待工作。 三、管理
行政部为公司接待工作的归口管理部门,负责协调相关部门接待工作的安排和管理,拟定重要来宾的接待计划,协调相关部门落实接待任务,提供后勤保障;公司各部门在接到重要来访预约后,首先填写《来访接待通知单》报总经理审批,行政部备案,并协助拟定接待计划,需公司领导出面、行政部协调的重要接待,应提前2天告知行政部。
四、计划与准备
1、在接到公司领导通知或相关部门来访预约时,对来宾接待,应了解来宾基本情况:来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划,排出日程安排表,酌情安排接待标准。
2、行政部根据来宾情况按计划通知公司相关部门,通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
3、行政部根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店,酌情安排酒水、香烟、用餐标准;提前按接待标准预约好来宾下榻酒店,酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等(接待标准,吃住行也可以有接待部门直接处理)。
4、如有需要行政部根据情况配合安排来宾游览、购物、娱乐等其他项目。 5、因特殊会议需要,行政部负责准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、电子屏、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员,并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿,安排摄影摄像等。
6、根据接待要求,行政部安排接待所需车辆,保证车辆清洁,安全性能良好,司机车辆听从行政部和主接待人员协调安排,统一调度。
7、行政部根据情况提前购买车票及机票。 五、接待标准(参考) 一级接待标准:
陪同人员:总经理、总监、副总经理、各部门经理
1、迎接:总经理、总监、副总经理、各部门经理在高速路口、机场、车站迎接,
注意把握迎候时间,提前等候于迎接地点,接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序(遵守介绍时的先后次序。正规的做法,是要先介绍身份较低的一方,然后再介绍身份较高的一方。即先介绍主人,后介绍客人;先介绍职务低者,后介绍职务高者;先介绍男士、后介绍女士;先介绍晚辈、后介绍长辈;先介绍个人,后介绍集体。在接待外国来访者时,若宾主双方皆不止一个,则为其双方进行介绍时,要先介绍主人一方,扣介绍来宾一方。不过在介绍各方人士时,通常应当由尊而卑,按照其职务的高低,依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时,待客人先伸手后,主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度,初次见面时,时间一般控制在3秒内。介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。)
2、参观:总经理、副总经理、各部门经理陪同,由主接待人员沿途介绍公司基本情况以及远景规划,到达项目地后详细介绍项目相关信息。
3、座谈:公司人员确保座谈环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适,将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌,调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。
4、用餐标准:行政部根据情况预定酒店: 5、下榻宾馆标准:行政部根据情况预定酒店:
6、行政部根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线。 7、行政部根据情况购买礼节性礼品。 二级标准:
陪同人员:副总经理、相关部门经理
1、迎接:由相关部门经理到公司驻地门口迎接,引导来宾。
2、参观:副总经理、相关部门经理陪同,由主接待人员沿途介绍公司基本情况以及远景规划,到达项目地后详细介绍项目相关信息。
3、座谈:公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适,将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。 4、用餐标准:行政部根据情况预定酒店。
5、下榻宾馆标准:行政部根据情况预定酒店。 6、行政部根据情况购买礼节性礼品。 三级标准:
陪同人员:相关对口的部门经理及人员
1、参观:相关对口的部门经理及人员陪同,由主接待人员沿途介绍公司基本情况以及远景规划,到达项目地后详细介绍项目相关信息。
2、座谈:公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁,将公司简介或相关资料、纸
笔、茶水杯摆放于接待室。
3、用餐标准:行政部根据情况预定酒店: 六、接待礼仪
1、仪表:面容清洁,衣着得体。 2、举止:稳重端庄,从容大方。 3、言语:语气温和、礼貌文雅。 4、态度:诚恳热情,不卑不亢。
5、迎接来宾时:要注意把握迎候时间,提前等候与公司门口或车站机场,接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序。
6、接受名片时:要以恭敬的态度双手接受,默读一下后郑重收入口袋中。 7、过走廊时:通常走在客人的右前方,不时左侧回身,配合客人脚步,转弯处伸右手示意,并说“这边请”。
8、进电梯时:要告诉客人上几楼,让客人先进、先出。
9、座谈时:客人落座后,要以双手奉茶,先客人,后主人,先领导,后同事。 10、送客时:根据身份确定规格,若送至公司门口、汽车旁,招手待客人远去,方可离开。 七、注意事项
接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议,要特别注意保密,接待中既要熟练介绍公司情况,又要内外有别,严守本公司商业机密,对不宜摄影摄像的场合,应向参观人员说明。 八、信息反馈
接待结束,主接待人员应及时撰写重要来访信息,将与来访者交流中取得的信息汇总整理,提取其中对公司有价值的信息交有总经理室。 九、附则
1、本制度由行政部制定,报总经理批准后执行,修改时亦同。 2、本制度未尽事宜由行政部负责解释并修订。 3、本制度自下发之日起实施。
关于 《来访接待流程及标准》附件
一、来宾接待准备及过程 简明流程
----- 了解来宾信息及来访需求 《来访接待通知单》 总经理审批、行政部备案 参观/学习/业务工作 来宾进公司接待 来宾接机/车/船 食宿安排、其他安排 接待结束,送别来宾 信息汇总上交
二、商务接待中的座次安排(图) (一)、关于会议主席台座次的安排
1、主席台必须排座次、放名签,以便领导同志对号入座,避免上台之后互相谦让。 2、主席台座次排列,领导为单数时,主要领导居中,2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置;领导为偶数时,1、2号领导同时居中,2号领导依然在1号领导左手位置,3号领导依然在1号领导右手位置。
3、几个机关的领导人同时上主席台,通常按机关排列次序排列。可灵活掌握,不生搬硬套。如对一些德高望重的老同志,也可适当往前排,而对一些较年轻的领导同志,可适当往后排。另外,对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾,也不一定非得按职务高低来排,通常掌握的原则是:上级单位或同级单位的来宾,其实际职务略低于主人一方领导的,可安排在主席台适当位置就座。这样,既体现出对客人的尊重,又使主客都感到较为得体。
4、对上主席台的领导同志能否届时出席会议,在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后,要安排在休息室稍候,再逐一核实,并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多,还应准备座位图。如有临时变化,应及时调整座次、名签,防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签,谨防错别字出现。
主席台人数为奇数时
主席台人数为偶数时
(二)、关于宴席座次的安排
宴请客人,一般主陪在面对房门的位置,副主陪在主陪的对面,1号客人在主陪的右手,2号客人在主陪的左手,3号客人在副主陪的右手,4号客人在副主陪的左手,其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握,如果场景有特殊因素,应视情而定。
中餐桌
公司来访接待流程及标准
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