数字档案资料实行数据库管理与安全保障要务
作者：杨镁
来源：《办公室业务》 2017年第5期
【摘要】随着信息化社会数字化、电子化等技术的迅猛发展，数字档案势必将遭遇更多的风险，而相应的管理部门也将面临更为严峻的考验。基于此，我们理应转变数字档案管理理念，建立健全档案数据安全机制，切实提高数字档案管理水平。本文基于数字档案的特点，提出了数据库管理模式下数字档案的安全保障要务。
【关键词】数字档案；数据库管理；安全保障
我们都知道，对于企业业务活动的开展来说，档案无疑是核心信息资源和重要资产的重要凭证性信息记录工具。在信息化时代下，如果我们仅靠人为力量来进行档案管理俨然是不够的，需要以更多的信息技术加以配合，对档案资料进行数据库管理。当然，一旦涉及到了信息化技术，一些安全性风险也就不得不引起我们重视，我们理应在各种科学信息技术的应用基础下，制定出更为健全的管理制度，以确保整个档案信息安全管理工作的有序开展，从而为整个数字档案信息系统安全性能的提高提供坚实的基础。
一、数字档案的特点
其一，在媒介方式与传递方式上的变化。首先是在媒介方式上，数字档案的磁盘、移动存储、网络数据流等载体将取代传统档案中的纸张、胶片等，这样的改变不仅更利于管理者的统计、保管，同时也更利于人们的浏览与利用。其次是在传递方式上，数字档案的计算机网络技术将取代传统档案的人工传递模式，计算机网络技术可以突破时间、空间上的限制，实现实时检索和传递，更有利于档案管理的自动化发展。
其二，在档案文件建立方式与存储方式上的变化。首先，在建立方式上，传统档案文件的建立基本上是依靠键盘输入，但数字档案的建立更具多样性，如扫描、摄像等。其次，在存储方式上，数字档案的存储方式也将从传统档案的单机硬盘备份、磁盘存储备份转变成为服务器集中存储或云存储，这明显提高了档案文件存储的完整性与安全性，同时也提高了人们查阅档案文件的便捷性。
二、数据库管理模式下的安全保障要务
（一）常用的计算机安全防护措施。首先，定期清理计算机。在计算机的使用中，对于人们在使用程序或上网时留下的一些记录，会自动地保存下来（如浏览器，计算机会自动将人们在浏览过程中的信息自动保存到相关的设置当中。临时文件、缓存、历史记录等便是这些记录的具体表现）。对于这些保存的记录，一旦被人利用，将会从中获得很多使用者的个人信息。另外，当收到了一些来路不明的文件或邮件等，不要轻易打开，为了避免病毒的入侵，应该立即采取删除的手段。在“windows”系统中，自带了一个更新漏洞补丁的功能，应该定期进行更新，以此来有效地保护计算机。同时，对计算机进行定期的清理工作，对不必要的记录进行有效的删除，不但能够从根本上提高整个系统的运行速度，更能够为系统的安全性带来极大的积极效应。其次，灵活运用杀毒软件和防火墙。杀毒软件，它是确保计算机拒绝非法访问、不受病毒侵害的根本手段之一，而在数字档案信息的保护中也是一个最为基础的方法。因此，身为档案管理人员，如果能够对杀毒软件的应用达到非常熟练的程度且定期对病毒库进行升级，那么就能够实现对计算机的实时监控，从而从根本上对最新病毒的侵害起到一个防范的作用。另
外，所谓防火墙，它是位于“Internet”与内部网之间的一个构成，它的存在能够有效地为计算机和网络提供安全保护的硬件以及相应的软件。因此，杀毒软件与防火墙都具备了较为关键的作用，二者有着互相补充的关系。
（二）对入侵检测技术的充分运用。所谓入侵检测技术，它是防火墙技术的一个合理补充，能够有效地帮助计算机系统来对付网络的供给，对系统管理员的安全管理能力带来一个扩展的作用。同时，入侵检测技术还能够从根本上保护链接网络的服务器，对可疑的链接以及非法的访问起到监视的效果。通过监视，能够及时地发现攻击的行为，从而以此为分析的证据来对可疑的访问行为进行自动的响应、为整个服务器提供一个主动的防护作用。而入侵检测系统的基本功能主要由五个方面组成：一是分析、监视系统和用户的活动。二是能够有效地检测出正在发生攻击的活动，对此进行及时的响应、报警。三是发现攻击活动后，通过对其跟踪的手段来检测出攻击活动的范围以及后果。四是通过诊断，能够及时地发现攻击方的入侵地点及方式，并给出相应的应对建议。五是能够对活动证据进行有效的搜集和记录。对于网络入侵检测的“IDS”而言，攻击的识别、事件的响应、策略的检验和策略的改进便是其使用的范围。而基于网络的检测系统和分布式的监测系统以及基于主机的监测系统，则是入侵检测系统的主要组成部分。总而言之，在数字档案信息的网络防护能力上，入侵检测系统的应用能够使其防范水平得到提高。
三、结语
总之，档案管理工作的数字化建设无疑顺应了当前信息化社会发展的趋势。数字化不仅能够为档案管理工作注入新的生机与活力，还可以为人们对档案信息的利用提供更为方便、科学的途径。但不可否认的是，目前在档案管理工作的数字化建设过程中仍然存在着诸多安全问题亟待解决，但我们相信随着现代信息技术的不断发展，档案数字化管理的安全防护工作势必将日渐完善。
【参考文献】
[1]张勇.大数据时代数字档案信息资源安全保障体系研究[J].数字与缩微影像，2014（04）：38-40.
[ 2 ] 王延博. 数字档案安全保障问题分析[ J ] . 兰台世界，2011（15）：56-57.
[3]谭大方.数字档案资源安全保障体系构建研究[D].天津师范大学，2016.
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