信息化时代背景下戏剧档案的整理利用研究
作者：翟菲
来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第8期
文/中央戏剧学院 翟菲
【摘要】戏剧档案的整理利用对戏剧艺术的传承与发展具有相当积极的作用。文章从此出发，首先概述了戏剧档案的内涵以及管理模式，然后从创新形式、完善效能、提升效率三个角度探讨了信息化时代背景下戏剧档案整理利用的价值，最后，就如何进行戏剧档案的整理利用提出了几点策略，包括立足戏剧档案数字化加工、构建戏剧档案信息管理平台、完善戏剧档案的搜集整理、注重戏剧档案的开发利用等内容。
【关键词】戏剧档案；信息时代；整理利用
信息技术的诞生、发展与普及深刻地影响了人类社会的各个层面，档案管理工作也不例外。戏剧档案是戏剧艺术在长久的发展历程中所形成的一系列资料，以戏剧剧本为核心，它不仅是中国戏剧艺术的重要载体，也是后人进行戏剧创作与研究的资源宝库。戏剧档案管理工作是保护戏剧资源，促进戏剧发展的基础性工作之一，随着信息时代的到来，传统的戏剧档案管理工作越来越难以适应戏剧传承与发展的实际要求，改革势在必行，而信息化则是戏剧档案管理工作改革的要点，它不仅能够强化戏剧档案管理的效能，还能有效提升其应用效率，一举多得。换句话说，信息化建设是目前戏剧档案管理工作自我完善的必经之路，当然，它也是促进我国文艺事业发展繁荣的必要手段。
一、戏剧档案概述
（一）戏剧档案的内涵。档案作为信息的载体，由来已久。我国自古便有“结绳记事”的说法，“结绳”就具有档案的意思。戏剧作为舞台表演艺术而言，主要通过演员的语言动作来实现叙事的目的；作为文学概念而言，它则特指演员表演所依据的剧本。戏剧档案是与戏剧相关的资料的统称，其中剧本为核心，此外创作者的生平经历、后世的相关研究等都是戏剧档案的重要内容。戏剧档案作为档案的一种，既有戏剧自身的特性，也有一般档案的共性，因此，戏剧档案管理工作需要从个性与共性的实际需要出发，采取最为适宜的管理方式。
（二）戏剧档案的管理模式。戏剧档案管理模式指档案管理中所采用的具体模式，它通常包含以下三个层面的内容：第一，档案的搜集。我国戏剧艺术历史悠久、流派众多，每个省份都有大量不同的剧种，剧本数量汗牛充栋，加之戏剧作为一门富有生命力的艺术形式，新兴的戏剧剧本也与日俱增，这就需要工作人员做好档案的搜集工作，而这也是戏剧档案管理的基础所在；第二，档案的分类。档案分类是档案工作的内在要求，也是提升档案利用效能的客观需要，就戏剧档案而言，工作人员可以从戏剧类型、戏剧题材、戏剧情节、戏剧风格等多个角度进行分类工作，便于搜索、查询；第三，档案的应用。档案管理工作除了有保护档案的意义以外，更重要的是服务于实际应用，因而，在戏剧档案管理中，也必须以档案的应用作为最终的管理目标。目前，传统的纸质档案管理方式举步维艰，难以适应档案的搜集、整理与应用工作，信息化是必然的发展方向。
二、信息化时代背景下戏剧档案整理利用的价值分析
（一）创新档案管理形式。戏剧档案管理以档案的搜集、整理、应用为主要目标，传统的档案管理工作以物质档案为主，具体而言包括图片、文字以及音像制品等多种形式。这种管理方式具有搜集难度大、管理要求高、利用效率低等特点，严重制约了档案管理工作应用价值。信息技术的诞生与发展为戏剧档案管理工作改革与进步提供了新的途径，其中最为核心的便是创新了档案的管理形式，使档案管理的具体内容从物质档案转变为数字档案。换言之，信息技术促进了物质档案的信息化转变，将原本保存于图文以及音像制品中的戏剧档案信息转变为数字信息，以比特的形式存储于网络世界之中。相比于传统的物质档案而言，新型的档案管理形式具有如下几点特征：第一，便捷化。数字档案突破了原有物质载体的局限性，调动、查阅更为便捷，更符合现代档案管理的需要；第二，共享化。数字档案依托网络世界实现了共享目标，开发潜力更大。
（二）完善档案管理效能。戏剧档案管理有两大目标，一是档案，尤其是重点档案的保护工作，如明清时期留存下来的戏剧剧本等；二是档案价值的开发利用工作。传统的档案管理在这两大目标的实现上都具有局限性。第一，就档案的保护而言，纸质档案的生命力较为脆弱，每次翻阅都会造成不可避免地磨损，在这里，档案的保护与利用存在着冲突；第二，物质档案无论保管多么得力，都存在着损毁的风险，比如地震、火灾等自然或人为灾害会使得档案遭受不可逆的损失。档案的信息化则能很好地弥补这两点不足。首先，物质档案信息化之后，如无特殊需要，研究者只需通过计算机调用信息档案则可，原件可以避免过多地翻阅，得到妥善保存；其次，信息档案以信息技术为依托，以网络为传播途径，具有可复制性、共享性等特点，也就是说，物质档案一旦信息化之后，便永久地留存于网络世界之中，从而确保了戏剧档案的永续性。
（三）提升档案利用效率。档案管理工作归根到底是服务于现实需要的，也就是说，戏剧档案的整理工作最终要以现实生活中的应用为目标。就目前的戏剧档案整理工作而言，利用效率偏低是显而易见的。首先，戏剧档案大都保存在特定的档案机构之中，查阅起来较为麻烦，一些重点档案出于文件保护的需要，查阅时需要经历多重手续，费时费力；其次，目前戏剧档案的保存机构，大都是针对特定的研究人员开放的，普通大众对之通常缺乏必要的了解，也难以进入其中。档案管理的信息化则可以改变这一现状，提升档案的利用效率。比如，档案信息化之后，研究人员可以借助网络，足不出户地获取了相应的档案信息，节约档案的查阅时间，提升研究效率；又如，档案信息化使得戏剧档案成为大众档案，每一个对戏剧有兴趣的人都可以查阅档案内容，这对戏剧档案最大限度地实现自身价值也具有积极意义。
三、信息化时代背景下戏剧档案整理利用的策略研究
（一）立足戏剧档案数字化加工。档案内容的信息化是信息时代背景下戏剧档案管理工作的首要内容，数字化加工则是档案信息化的必然途径，它同时也是进一步构建戏剧档案数据库以及信息管理平台的基础工作。就戏剧档案的数字化加工而言，通常包括两种形式：首先，档案管理人员可以采取著录的方式将戏剧档案中的文字信息转变为信息技术下的数字信息，这种转变方式适宜那些文字量较小的戏剧档案；其次，管理人员也可以通过扫描、图像处理等方式对文字信息进行处理，这种处理方式更为迅速，也更适宜于大规模的戏剧档案转化工作，无论哪一种方式，都为戏剧档案的检索与利用提供了便利。当然，在戏剧档案数字化加工的过程中，管理人员还要借助专门的软件将目录数据库以及图像文件数据库进行挂接，并在此基础上检查数据库信息的准确性以及完整性。
（二）构建戏剧档案信息管理平台。信息管理平台是信息时代戏剧档案管理的主要追求和核心目标之一，它同时也是提升戏剧档案信息化管理水平的必经之路。信息管理平台以现场技术资料的控制为重点，以戏剧档案信息的资源共享为目标，集戏剧档案管理系统、戏剧档案信息发布系统、网上远程检索系统等多种系统于一体，对戏剧档案的搜集、整理与应用有着多重价值。信息管理平台中的档案资料以数字信息的形式存在，突破了以往机构存储的信息“孤岛”
现象，实现了信息的传递、交换与共享，形成了集成化的戏剧档案管理模式。此外，在戏剧档案的具体管理过程中，相关人员可以通过信息管理平台来实现动态化的管理目标，包括戏剧档案的动态采集、动态发布等内容。相比于一般性的档案管理系统而言，信息管理平台检索更为准确，使用效率也更高。
（三）完善戏剧档案的搜集整理。搜集整理工作不仅是档案管理的前提和基础，同时也是档案信息化建设的必要条件之一。目前，档案的搜集整理包含两个方面的内容：第一是针对既有戏剧档案的搜集整理工作，这些档案大都保存在各院团、高校或地方文史馆之中，获取难度不大；第二是针对新兴档案的搜集整理工作。戏剧作为一项重要的艺术形式，它门类众多，并且随着时代的不断发展，还呈现出比较鲜明的时代特征，这些富有时代性的戏剧资料也是戏剧档案搜集整理中的重要内容，同时它还是丰富现有戏剧档案信息管理平台的必要因素。对此，戏剧档案管理部门需要构建相应的档案搜集机制，严格规范戏剧档案的搜集内容、目标与时间要求，提升戏剧档案库的完整性、时效性以及全面性。当然，为了进一步发挥信息管理系统的效能，档案管理机构还需将搜集机制与信息管理平台整合起来，使信息搜集机制服务于管理平台的完善与发展。
（四）注重戏剧档案的开发利用。戏剧档案的开发利用是戏剧档案管理中的应有之义，如前所述，传统的机构管理方式，在戏剧档案的开发利用中存在着诸多不足，严重限制了档案的开发价值。对此，管理人员可以在戏剧档案信息管理系统的基础上，构建WEB查询发布系统，便于研究人员以及普通戏剧爱好者的搜索、查询。一般用户可以在遵循系统要求的基础上，可以通过专题检索、分类检索或者模糊检索等多种检索方式在线浏览或者下载戏剧档案文件。当然，为了保护戏剧档案文件的安全，管理人员也可给不同的用户设置相应的权限，部分用户只有在获得审批的基础上才能进一步地去浏览、下载戏剧档案。这种信息化的档案管理方式，相比于传统管理方式而言，突破了时空了限制，相关人员可以在网络的帮助下，根据自身需要，随时随地地查询戏剧档案的内容，有效地提升戏剧档案的利用价值。
四、结语
戏剧档案作为档案中的一种特殊形式，对戏剧艺术的传承与发展具有非常重要的作用。戏剧档案管理工作主要是针对戏剧档案的搜集、整理以及应用工作，在信息时代的宏观背景下呈现出比较鲜明的信息化、数字化趋势。戏剧档案管理的信息化建设不仅是信息时代赋予档案管理的特定要求，同时也是提升戏剧档案管理效能以及应用价值的必然追求。因此，管理人员需要立足于戏剧档案管理的实际需求，做好相应的管理工作。
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信息化时代背景下戏剧档案的整理利用研究
