第四章会计凭证设计
通过本章学习，要求理解会计凭证设计的意义；掌握原始凭证和记账凭证以及会计凭证传递程序设计的原理。
第一节原始凭证的设计
会计凭证是记录经济业务、明确经济责任，据以登记账簿的书面证明。填制和审核会计凭证是整个会计核算工作的基础和起点，是会计信息处理的重要方法之一。离开了会计凭证，就无法进行会计核算工作。会计凭证设计的好坏直接影响到会计质量的高低和会计监督作用的发挥等。
会计凭证的种类很多，按填制程序和用途的不同分为原始凭证和记账凭证。因此，会计凭证的设计也分为原始凭证的设计和记账凭证的设计两大部分。在设计会计凭证时，要按会计凭证的用途不同而分别设计。原始凭证是记录经济业务活动的具体内容和发生、完成情况，作为会计核算原始资料和重要依据，并具有法律效力的书面证明。
根据新的《会计法》规定，对发生的经济业务事项必须填制或取得原始凭证并及时送交会计机构。会计机构、会计人员必须按照国家统一的规定对原始凭证进行审核，对不真实、不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按国家统一的会计制度的规定更正、补充。任何单位和任何个人不得伪造、变更原始凭证。
原始凭证记载的各项内容均不得涂改，原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处应加盖出具单位印章，如果是金额有错误必须由出具单位重开。
原始凭证设计之前，必须掌握和了解原始凭证的不同分类和应具备的要素，以区别各种原始凭证的特点，从而设计出能完整反映经济内容、适合管理需求、结构合理、使用方便的各种原始凭证。
一、原始凭证的种类
原始凭证需要反映不同的经济内容，其形式繁多，按不同的标准可进行不同分类，归纳起来主要有以下几种，如图 4 — 1 所示。
从原始凭证的设计范围看，主要考虑自制原始凭证和专用原始凭证。原因有以下两方面：一方面是作为企业设计人员主要考虑本企业范围内的凭证，对外来凭证无从干预；另一方面是自制原始凭证又可分为内部原始凭证和对外原始凭证。原始凭证在业务处理过程中一部分要流出本企业，它们对本企业来说是自制凭证，而对接受凭证的企业来说则是外来凭证，考虑自制凭证设计，实际上也同时需要考虑外来凭证的设计要求。
（一）自制原始凭证和外来原始凭证
自制原始凭证是由本单位经办业务的部门和人员在执行或完成某项经济业务时填制的原始凭证。常见的有材料人库的收料单、材料出库的领料单、出差人员归来后报销的差旅费报销单、工资结算汇总表等。外来原始凭证是经济业务活动发生或完成时，从本单位以外的部门或个人处直接取得的原始凭证。常见的有增值税专用发票、银行收款通知、火车票等。
（二）一次凭证、累计凭证和汇总凭证
一次凭证是指只反映一笔经济业务或同时反映若干同类经济业务发生情况，填制手续一次完成的原始凭证。常见的有收款收据、车票等。日常情况下外来原始凭证全为一次凭证。
累计凭证是指一定时期内将连续发生的同类经济业务多次进行登记，并随时计算累计数的原始凭证。常见的有定额领料单、限额领料单等。汇总凭证是指根据一定时期同类经济业务的原始凭证汇总编制的原始凭证。常见的有工资结算汇总表、发料汇总表等。
（三）专用凭证和通用凭证专用凭证是指具有特定内容和专门用途的原始凭证。常见的有差旅费报销单、医药费报销单等。通用凭证是指在一定范围内具有统一格式和使用方法的原始凭证。常见的有全国统一的商业承兑汇票、税收缴款书等。
二、原始凭证设计的原则
原始凭证设计时除遵循“企业会计制度设计的原则”的总体要求外，还必须符合下列具体设计原则。
（一）要素完备原始凭证包含要素非常多，主要分为一般要素和特殊要素。 1 ．一般要素
（1）原始凭证的名称。
（2）经济业务发生的时间（年、月、日）和凭证编号。 （3）接受凭证的单位或部门。
（4）经济业务的内容（内容摘要、计量单位、数量、单价和金额等）。 （5）填制凭证单位和经办人员的签名和盖章。 2 ．特殊要素
（1）从外单位取得的原始凭证和对外开具的原始凭证，必须盖有填制单位的“发票”专用章或财务专用章；自制原始凭证必须有经办人和经办单位部门负责人的签名和盖章。
（2）购买实物的原始凭证，必须有验收手续和验收人签名；支付款项的原始凭证，必须有收款单位和个人的收款证明。
（3）发票必须有税务部门监制印章，收款收据必须有财政部门监制印章。 （4）收付款项的原始凭证应由出纳人员签名或盖章，并分别加盖“现金收讫”、“现金付讫”、“银行收讫”、“银行付讫”印章。
（5）一式多联的原始凭证必须用双面复写纸复写，应注明各联用途，并只能以其中的一联作为报销凭证；作废时应在各联加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得缺联、不得销毁。
（6）发生销货退回时，除填制退货发票外，必须取得对方的收款收据或银行汇款凭证，不得以退货发票代替对方的收据。
（7）职工因公借款，应填制正式收据，附在记账凭证后，报销时，应另开收据，不得返还原借据。
（二）适合该企业经济业务的特点
设计的原始凭证要能够反映经济业务的特点。 首先，任何一项经济业务都会涉及经济业务发生的具体时间、具体地点、具体责任人等，所以设计原始凭证时，要针对这些要素把经济业务发生的时间、地点、责任人等基本情况如实、完整、详细地记载反映出来，以达到提供最确切、最完整的原始资料，全面而详细地反映经济业务发展的全过程。
其次，不同企业发展的经济业务不同，如：涉及外币业务的原始凭证中的金额单位，除原币外还应反映汇率及本位币资料。又比如：零售商业企业在进货汇总表上应按商品类别分别设计零售价、商品进销差价和成本价、进项税额等项内容。
最后，原始凭证必须体现经济业务特点、只有这样，才能保证业务顺利开展，为会计核算的后续步骤提供良好的条件，为进行会计核算与会计监督提供充分、完整的原始资料；也只有这样，才能为后续核算提供相应的信息资料。
（三）加强内部控制
原始凭证是实施内部控制的重要工具。在设计原始凭证时，必须根据企业内部控制制度的要求，针对各种不同的经济业务，规定必要的填写联数、次序和合理的传递程序，以严密手续、堵塞漏洞，并把各种业务的过程有机地联系起来，起到企业内部相互联系、相互牵制的作用。如根据企业规模大小、物流程序、机构设置的不同，对“材料人库单”分别设置不同的联数与不同的传递程序，以保证业务顺利开展并有严密的控制制度。
（四）满足管理和核算要求
原始凭证的设计既要满足会计专业核算及加强企业管理的要求；又要符合经济责任制，加强经济核算的要求。凡企业管理需要的指标都要结合起来加以考虑，以便满足各种核算、控制、分析、考评的需要。如企业的工资单，从会计部门来讲，是支付工资及各种扣款的原始凭证，但是从劳动工资部门来讲，则是“工资总额”统计的资料来源，因此，在设计时应尽可能将上述要求综合加以考虑。又如企业定额领料单，既要反映材料本来的自然面目，又要反映定额管理的要求，所以在设计时，应将货号、型号、货名、规定、计量单位等，反映原材料自然面目的一般内容和计划产量、消耗定额、已领数量、尚可领用量等与定额管理有关的要素一并统筹考虑，合理设计有关原材料的原始凭证，以满足原材料管理和核算方面的需要。为满足管理和核算方面的要求，在原始凭证的设计中还要规定统一的填写规则，严格的审核要求，妥善的整理、保管办法，防止错误和弊端的措施等内容。
三、原始凭证设计的步骤与方法
原始凭证设计一般可采取下列的步骤和方法。
（一）根据经济业务管理和会计核算要求，确定原始凭证的种类和内容 经济业务内容、企业内部管理需要以及与此相适应的会计核算的要求，是决定设计原始凭证的前提条件，凭证设计中必须全面、完整地反映经济业务内容，符合各方管理要求，适应会计核算的需要。
例如，某企业经常发生委托外单位加工材料业务，管理上要求材料的进出、加工费、运输费用必须有控制和监督；会计上要求核算加工过程中发生的加工费、运输费及保险费等费用以及增值税。根据上述要求，在原始凭证的设计中要考虑下列问题。
1 ．确定原始凭证的种类 根据上述核算和管理要求，需要设计委托加工材料出库单及委托加工材料入库单两张原始凭证。
2 ．委托加工材料出库单的设计内容 在委托加工材料出库单中，除了要反映原始凭证的基本要素外，还要反映加工合同的编号，委托加工的单位，发料仓库，加工后材料的名称、规格、单价、数量，交货日期等这一委托加工业务的特殊内容。如果这一业务涉及单位中的供应、仓库和会计等多个部门的话，则此原始凭证应一式四联：一联由供应部门留存；一联交材料仓库发料、记账；一联交财务部门；一联交材料核算组。如企业规模较大，涉及部门较多，则可适当增加联数。
3 ．委托加工材料入库单的设计内容 在委托加工材料人库单中，除要反映原始凭证的基本要素外，还要反映加工后材料的编号、名称、计量单位、应收数量、实收数量、加工费用、运输及保险费、增值税、委托加工材料的实际成本及计划成本等委托加工业务的特殊内容。原始凭证可根据部门设置情况一式四联：一联由供应部门留存；一联交材料仓库人账；一联交财务部门作为付款依据；一联交材料核算组作为核算凭证。其中，供应部门与材料仓库的凭证中有些内容可以省略。
（二）原始凭证格式、份数的设计
原始凭证一般是采用固定的印制格式来反映经济业务的基本要素。为了使原始凭证简明实用，在绘制原始凭证时，应考虑以下因素。
（1）凭证格式的大小。在格式的设计中，确定凭证大小尺寸及四周空白的大小，确定
哪些内容列于表内，哪些内容列于表外，列在表内的部分如何适当安排，确定上下位置及先后顺序，设计行数与栏数及行距、栏宽等。主要考虑两个因素：一是经济内容的多少：经济内容多，凭证格式可大一些；反之，则可小一些。二是与记账凭证的相互协调性，原始凭证的大小一般不应超过所使用的记账凭证，以便于装订成册和凭证的使用、得当和美观。
（2）内容位置的安排。凭证内容要素应合理地安排在一张凭证上，一般项目名称在左边，要填制的内容在右边。整个凭证要素的排列要突出重点，重要的项目应设置在主要位置上。各个要素的安排应便于记账，并体现出传递的要求。
（3）凭证的联数。为了满足不同部门对信息的需求，一般设计一式多联的原始凭证。凭证的联数应根据客观情况加以确定，主要是取决于企业的组织机构、管理要求及与企业外部的关系等。在设计一式多联的凭证时，应当注明每一联凭证的用途和传递顺序，各联凭证的名称应与该联凭证所起的作用保持一致，注明不同用途的各联凭证不能互相代替。根据原始凭证涉及的相关部门，为协调各部门的工作，要合理确定原始凭证联数并规定传递程序，以保持部门间的联系与制约。为便于各联原始凭证的认定，应将不同联次的原始凭证用不同颜色的纸张印制，以示区分。一般采用：第一联为白色；第二联为白黄色；第三联为淡红色；第四联为黄色。
( 4 ）凭证的版式。凭证纸质的优劣应根据凭证使用的频率、复写联数和保存期来确定：凭证使用次数多，纸质应优良些；复写联数多纸质应薄些；保存期长纸质应好些；凭证的颜色应使用比较柔和的浅色，不同联次应使用不同颜色加以区别，如收款联用红色，付款联用绿色。在印刷字体上一般采用宋体或仿宋体。凭证的线条要醒目、粗细得当。
（三）确定原始凭证的流转程序
原始凭证流转程序是指凭证从填制或取得起到归档为止，在本单位各部门和人员之间的传递过程和停留时间。在设计中，应明确凭证由什么部门填制，一式几联，凭证的传递途径与业务的流程如何保持同步和一致，最终如何归档等内容，制定凭证传递程序有利于保证会计核算的及时性、正确性和合法性。制定合理的凭证传递程序有利于企业各部门明确分工，并相互协调和配合；有利于督促和经办业务的部门和人员及时正确地完成经济业务，完成凭证编制手续；有利于考核有关人员是否按规定和程序处理业务，从而加强岗位责任制。设计凭证传递程序应考虑以下几个方面。
（1）凭证传递应根据各经济业务的特点，结合本单位各部门和人员的分工情况加以制定，满足内部控制的要求。
（2）凭证传递程序应结合业务处理的流程绘制成流程图，使有关人员能够按流程图准确地传递凭证，也便于分析、跟踪和监督业务处理的过程。
（3）凭证传递过程中，既要有利于各有关部门充分利用会计凭证所提供的信息满足经济管理的需要，又要避免不必要的传递环节，以免拖延传递时间。
（4）凭证的传递要根据业务情况的变动而及时加以修订。
（5）凭证的传递程序要根据业务的特点，确定凭证顺序号，规定责任人签字，以及凭证的交接手续。
（四）原始凭证的保管制度
原始凭证的保管制度包括两方面： 一是空白原始凭证的保管制度。对企业的空白原始凭证应指定专人负责保管，对重要的凭证应制定领用登记制度，以确保其安全、完整；如销售发票、银行支票、收款收据等。
二是已人账凭证的保管制度。对已人账的原始凭证应按规定归档、保管、调阅及复制、销毁等作出明确规定。
（五）试用、修改与定稿
原始凭证设计后应试用一个阶段，在试用过程中，听取各方意见，并检查是否符合经济
业务管理和核算要求，表式的设计是否有效、合理，根据试行情况作出修改、完善，最后定稿、付印，确定为正式的原始凭证。
四、原始凭证设计举例
原始凭证种类多，使用范围广，内容差异大，不可能全面予以介绍。从设计的角度看，原始凭证设计主要是自制原始凭证的设计。下面介绍几种主要原始凭证的设计。
（一）货币资金收入原始凭证的设计企业货币资金收入原始凭证一般有三类。
（1）通过银行办理结算的各种收款凭证，它是由银行提供或转来的各种统一格式的凭证，一般不需要企业自行设计。
（2）企业发生经济业务时，如销售业务发生时，开出销货发票而收取的现金，汇总收款后解入开户银行取得“解款单”。
（3）财务部门直接收取的零星收入，预付款的收入等所开出的凭证，具体如职工的各种赔款、罚款、预付款、包装物押金和职工归还的借款等款项。这种收款凭证一般采用“收据”。这是货币资金收入凭证中最常见的凭证之一。“收据”凭证的设计不仅应包括原始凭证的基本内容，还应考虑其特点。有时可能是单一的现金，也可能是既有现金又有银行存款，还可能是既有现金又有报销凭证。如果是这样的话，设计时就要加以综合考虑。根据需要，收据凭证可一式二联或一式三联，本凭证的实际参考尺寸为长 16 厘米，宽 12 厘米，与记账凭证的大小相匹配为宜。其设计的参考格式如表 4—1 、表 4—2 、表 4—3 所示。
（二）货币资金支出原始凭证的设计
货币资金支出的原始凭证一部分是由企业外部提供的，这些凭证不必自行设计。另一部分是本单位内部领取或报销各种款项时使用的，为使凭证格式规范化，并保持内容的完整性，应统一设计印制后使用。常用的有借款单、差旅费报销单、医药费报销单等。
第四章会计凭证设计
