基层疾病预防控制中心档案管理的信息化转型
作者：云丽娟
来源：《办公室业务（上半月）》 2024年第1期
文/辽宁省铁岭市银州区疾病预防控制中心 云丽娟
【摘要】在信息时代，网络技术进入了千家万户的生活，在各行业的工作中发挥了突出作用。疾病预防控制中心档案管理涉及疾病防控与规划、卫生监测与管理等多个方面的工作，采取信息化手段进行档案分类、处理和利用，有助于提升工作效率。基于此，本文首先分析了基层疾病预防控制中心实施信息化档案管理的优势，然后分析了基层疾病预防控制中心档案管理的现状，最后从提高重视程度、构建信息化管理体系等四个方面提出了基层疾病预防控制中心档案管理信息化转型的策略，以期为基层疾病预防控制中心档案管理提供借鉴与参考。
【关键词】基层疾病预防控制中心；档案管理；信息化
我国曾经多次出现严重的流行性疾病，给人们的生命安全带来了极大危害，给社会发展造成了严重影响，也对国家安全建设提出了新的要求。作为国家安全建设的重要参与机构，疾病预防控制中心的档案记载了过去各种疾病的流行病学调查、分析过程、诊疗解决方案等，有助于人们在今后工作中的借鉴和参考，也有利于人们在发现疫情时及时采取防控措施，做到早发现，早诊断，早治疗，确保社会公众的人身及财产安全。目前，基层疾病预防控制中心的档案管理工作仍普遍存在一些共性问题，如领导人员不重视、信息技术利用程度不高等，只有切实解决这些问题，才能实现基层疾病预防控制中心档案管理的健康发展。
一、基层疾病预防控制中心信息化档案管理的优势
首先，有助于提升档案管理效率。在现代信息技术的支持下，档案管理工作强度大幅度降低，档案管理人员可以借助信息化载体安全有效地在硬盘、光盘中保存档案数据。
其次，有利于对原始数据的保存和维护。基层疾病预防控制中心的档案产生于特定的环境、条件和时间，是长期积累并整理后形成的，保存温度、湿度的变化会影响传统纸质档案的质地，反复调用档案会造成档案载体的损耗，进而影响档案质量。电子档案备份还原方便，损坏概率低，即使原始数据遭到了破坏，也可以利用相关技术进行还原，在维护方面有显著优势。
再次，有利于档案保密。基层疾病预防控制中心的档案记载了地方、全国范围内流行疾病的发病特征、危害程度、应对策略等，属于密级较高的档案，倘若档案信息泄露，有可能被不法分子乃至别国所利用，而信息化档案可以通过权限限制、密钥限制等确保档案的私密性，也可以借助物理隔绝的方法杜绝信息泄密的可能。
二、基层疾病预防控制中心档案管理的现状
（一）重视程度不够。在开展档案管理工作的过程中，部分领导把非医疗、档案专业的人员，或不具备医疗工作素质的人员分配到档案管理岗位上，专业人员的缺失导致档案信息化管理进展缓慢。另外，档案管理是一项长期性、复杂性的工作，无法在短期内取得收益，因此，部分疾控中心没有给予档案管理足够的重视，在资金等方面的投入较少，导致工作人员缺乏工作热情，加大了档案管理信息化的难度。
（二）管理体系不健全。当前，基层疾控中心普遍对疾病防控业务、实验室能力建设、仪器设备引进等给予了充足的重视和支持，但还没有形成健全的档案管理体系，如随意委派人员实施档案管理，没有建立专业化档案管理队伍，文书档案立卷、归档、保管不及时等。
另外，公共卫生事件的发生对疾控中心档案管理提出了新的要求，记录本地疫情的发生、扩散、诊治等情况是疾控中心档案管理的重要任务，但部分疾控中心的档案管理过于保守，档案管理分散，未能集中归档管理，而有的疾控中心缺乏对档案的集中把控能力，档案利用效率低，服务疾病预防控制的作用不强。
（三）信息化基础较差。文书档案管理具有一定的特殊性，要想切实提升档案管理信息化水平，就必须加大投入，确保软件、硬件符合实际需求，如使用大容量服务系统、档案信息库、档案管理软件、高性能计算机、局域网等，但基层疾控中心的经费主要依赖财政补贴，难以满足信息化管理的资金投入需求。
（四）缺乏信息化人才。首先，管理人员的专业性不强。档案信息化对档案管理人员的专业素养有较高要求，但从实际情况来看，疾控中心的多数档案管理人员并不能达到这一要求。原因在于疾控中心为了节省开支通常只聘请一个或几个有专业技能的人，多数档案管理人员的专业技能不过硬，甚至存在挂岗空缺的现象，导致档案信息化遭遇到重重困难。其次，档案管理工作非常烦琐且枯燥，档案管理人员每天都在循环重复同样的工作，逐渐丧失了工作热情，甚至对自己的工作产生了职业倦怠、厌恶心理，进而降低了档案管理的效率。
三、基层疾病预防控制中心档案管理的信息化转型策略
（一）全面提高重视程度。疾控中心的领导干部应认识到档案管理的重要意义，成立专门的档案管理部门，聘请专业的档案管理人员。同时，应在全单位范围内营造重视档案建设的风气，运用会议、讲座、培训等途径加强对档案工作的宣传，促进各岗位人员对档案信息化建设的配合与支持。
（二）构建信息化管理体系。首先，要明确对档案资料进行集中管理，确保档案资料的完整性，确保各项规范与制度得以顺利实施。其次，要明确档案管理及读写权限，落实对重要信息的安全性、保密性要求，并委派专人审查档案信息，对于不全面、不准确、不符合要求的信息记录应予以驳回。再次，档案管理的信息化转型并非档案部门一个部门的工作，而是需要单位内部多个部门的共同配合，单位内部各部门应当强化合作，达成共识，由各部门、各环节的工作人员共同协作完成对数据库的建设任务，而且对于数据库的操作要加以严格限制，只允许具备一定权限的档案管理人员进行操作，杜绝档案信息泄露问题，实现对信息化档案资源的规范管理。
（三）加大信息化投入力度。当前，我国相关部门已针对档案管理制订了多项法律法规，如《卫生档案暂行规定》明确指出了信息化转型在档案管理中的重要性，并要求相关单位把信息化技术融入档案建设中。对此，地方政府要增强档案数字化管理意识，拨付专项经费支持档案数字化管理，基层疾病防控中心也要向档案部门专门下拨资金，加快档案数字化进程。
另外，基层疾病防控中心应对信息化档案管理相关的软硬件配置进行完善，如建立档案资料储存仓库、网络服务器，提供良好的硬件配置和阅读环境等。还应加强对防火墙、加密档案软件、计算机网络平台等的运用，在促进档案管理信息化转型的基础上提高档案管理效率。
此外，档案管理人员应不断提升信息化资源管理能力，例如针对单位人事档案的管理，应当结合人事档案的特点，利用现代化管理方法从一人一个技术档案袋的管理模式向网络管理转型，实现查询统计、档案调整、报表处置、系统维护等多项功能。
除了上述措施外，基层疾病防控部门还应加强对档案资源的深度挖掘。基层疾病防控中心的档案资源除了基础性信息外，还有一部分属于行业重要信息，如项目内容、实验数据等，这些数据是不断变化和更新的，档案管理人员应及时跟进相关研究进展，及时更新数据，为单位确定未来的发展和投资方向提供可靠的数据支持，服务单位发展。
（四）提升管理队伍素养。首先，基层疾病防控中心应注重培养复合型管理人才，采取集中培训的方式对单位档案管理人员进行教育培训，使受训者成为具备信息化管理能力和计算机操作能力的复合型人才，使其在档案管理中灵活运用档案知识和信息化操作技术，促进档案信息化管理得到顺利实施。其次，建设档案管理队伍应当本着外引内培的原则，一方面从外部引进专业对口、能力过硬的档案管理人才，一方面要对现有人员进行再教育，促进其知识结构得到不断更新与优化。最后，除了针对档案管理人员进行能力素养培训外，还应组织其学习《档案法》等相关法律知识，增强其法律意识，自觉维护档案资源的安全。
四、结语
总而言之，疾病预防和控制与社会公众的生命健康息息相关，而基层疾病预防控制中心的档案管理又对疾病防控的效果有重要影响。对此，疾控中心相关管理人员应当及时发现单位档案管理的不足，加大资金投入，加快人才培养，构建科学的档案管理制度，依托信息化技术不断提升档案管理的可靠性、安全性和实效性，切实做好疾控中心档案管理工作，为社会公众的生命健康保驾护航。
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基层疾病预防控制中心档案管理的信息化转型
