三. 办公环境管理
1. 办公环境的日常管理工作由人事行政部负责，人事行政部必须进行不定期检
查，并纠正处理违反公司规定的行为，相关部门要及时整改直至解决。
2. 办公室内的清洁卫生由各部门自行负责，全体员工必须自觉维护公司的办公
环境，保持办公区域的整洁，不得随意丢弃垃圾杂物。
3. 办公环境要保持安静，禁止高声喧哗、打闹、嬉戏、闲聊及做与工作无关之
事。
4. 办公环境卫生要求做到，办公对象摆放整齐，无随意堆放的物品，文件柜内
文件归档整齐有条理，及时清倒垃圾，公共区地面保持清洁，地面干净无废弃物，墙壁无涂抹色涂划。
5. 通知公告等应该张贴于公告栏内，所有通知等文档应适时有效，已实施或超
过有效时间的文件应及时整理及归档，办公场所不允许出现随意张贴的情况。
6. 公司的办公区域内严禁吸烟，以保持环境清新及保障员工身心健康，公司员
工必须遵照公司规定不得在办公时间吸烟以维持公司形象。
7. 员工应爱护公司任何财产，不得作出任何破坏、涂污、损毁和偷盗公司财产
对象和设施设备的任何行为，遇到任何人违反规定，应自觉主动予以制止及向公司检举。
8. 公司员工在使用茶水间或卫生间时，须维持有关场所之整洁，使用完毕应注
意冲洗，及关闭水龙头，不得放任自流，浪费资源。茶渣垃圾不能倾倒在洗手盆内。
9. 员工应注意节省公司资源，各部门要保证办公区域的设备设施的完好，下班
后，最后离开办公室的员工必须及时关闭办公室的电灯、电脑、复印机、饮
水机等非必要运行设备的电源。
10. 办公场所内的电脑服务器、路由器、后备电源、电话交换机和电气设备等重
要设施，未经培训的人员不得随意动用，避免发生意外或造成任何损坏。
11. 办公室的所有电气设备修理和更换，必须由持证电工担任，其它人员严禁修
理更换，禁止超负荷使用电源插座，电源电缆不应直接埋设在地毯下面。
12. 办公时间内遇到临时性停水停电的情况，各部门人员必须及时切断电器设备
的电源和关闭好水源，以防止恢复供电或供水时烧毁办公设备或造成漏水的情况。
13. 公司实施门禁管理系统，员工应使用工作卡进入办公区域，员工应妥善保管
工作卡，如工作卡丢失要照价赔偿。节假日和非办公时间原则上不允许进入或停留在办公区域，如确实因工作需要加班，应征得上级主管同意。
14. 公司员工应将印鉴、钱款、贵重物品、重要文件等妥善保管，下班前将抽屉
及文件柜锁好，存有重要资料的保险柜等设有技防装置的办公室，应将技防装置设定在开启状态，并在锁门前必须认真检查办公区域内的门窗是否关好，电源是否切断，保证无任何安全隐患方可离开。
15. 公司物品运出办公区域需填写《放行条》，由部门主管和行政管理部门批准
后方可搬离。
四. 文件处理
1. 目的
加强文件资料的制度管理，确保文件制度的有效实施。 2. 职责
2.1 本制度各环节由人事行政部文员负责处理。 2.2 各相关部门予以协助。 3 收文处理规程 3.1 流程图（见图1） 3.2 各步骤工作内容
序号 步 骤 责任者 工作内容与规范 1 收领公文 文 员 按要求及时领取或接收文件 2 分类登记 文 员 登记、收文登记本 3 分送传阅 文 员 呈公司领导层或相关部门阅批 从公司领导层或相关部门领导处取回文件 根据领导批示将文件转发承办部门 4 回收 文 员 5 分办 文 员 相 关 负责人 相 关 负责人 文 员 6 督办 督促承办部门办理 7 检查 检查承办部门办理情况 8
存档 归类存档 图1
8存 档
7检 查 6督 办 5分 办 4回 收 3分送传阅 2分类登记 1收领文件
4. 发文处理规程 4.1 流程图（见图2） 4.2 各步骤工作内容
序号 1 2 3 步 骤 接受任务 收集资料 拟稿 责任者 文员 文员或 相关人员 文员或 相关人员 人事行政部主任4 核稿、会签 或 相关部门负责人 5 6 7 8 9 10
签发 编定文号 编校 用印 分发 存档 公司领导 文员 打字员 或文员 人事行政部主任 文员 文员 工作内容与规范 公司或人事行政部领导下达发文任务 根据草拟要求，调查收集有关资料 按时拟定初稿 文员将初稿送人事行政部主任或相关部门负责人审核 送公司领导审核签发 根据文件类别编定文号 按规定格式打印，并审查文字及格式 人事行政部主任审核加盖公章 登记上报或下发公文 底稿和打印稿交文员存档
戴德梁行(DTZ)行政管理制度
