数字化档案管理中信息通信技术的应用对策

数字化档案管理中信息通信技术的应用对策

作者：郝磊

来源：《办公室业务（上半月）》 2018年第7期

【摘要】档案管理的数字化是档案管理工作适应新形势的一项重要工作。本文论述了数字化档案管理中信息通信技术的应用，指出信息通信技术的应用非常重要，能够为档案管理及服务提供科学技术的良好支持，也为其提供了发展路径。

【关键词】档案管理；数字化；信息通信技术；应用对策

数字化档案管理主要是通过计算机系统而建立起有序结构的数字化档案资源存储信息库，能够克服传统文本档案管理的缺陷，发挥出提质增效的作用。而信息通信技术在其中的应用具有一定的技术优势，但是要让档案服务得到更实质性的发展，还需要对信息通信技术的应用进行优化。

一、信息通信技术的基本概述

信息通信技术是信息技术和通信技术的有效融合，如今在许多领域都得到了广泛的应用，是企业在转型升级中或者产业发展过程中不可或缺的技术支持力量。而在档案管理领域，信息通信技术依旧可以为其业务发展与社会服务提供优良的技术路径。随着数字化时代的到来，档案管理也实现了数字化的发展，使得传统档案实体朝向档案信息进行转型发展。而在这一档案管理的数字化建设进程中，传统的手工检索手段被计算机搜索技术所取代，提高了档案信息查阅和调阅的便捷性。而这也离不开信息通信技术的重要作用，要求档案管理部门加强计算机软硬件的建设，并加大信息通信技术的推广应用，利于提高数字化档案管理水平。

二、数字化档案管理中信息通信技术的应用

（一）在实践中改进档案管理信息通信技术。1.信息通信技术的优势与缺陷。在信息通信技术的支持下，数字化档案管理已经得到了良好的应用。且云计算技术的引入在极大程度上丰富了文档管理模式，既有速度快和精准度高的优势，也具有查询便捷和方式多样的特点，已经成为关键信息管理和沟通的重要工具。而在技术的飞速发展之下，档案管理也越来越依赖于计算机网络，一旦发生软硬件故障，就容易带来数据失真或者数据丢失等风险。而且在处理文件时，若操作失误，也会直接影响数据的真实性和有效性。2.信息通信技术的应用对策。在这优势与缺陷并存的现状下，档案部门需要在实践过程中对档案管理方式进行改进，既充分发挥信息通信技术在数字化档案管理中的显著作用，又可以享受信息通信技术带来的有效管理成果。因此，档案部门需要降低档案管理对计算机网络相关设备的依赖性，不断更新软硬件，增强软硬件的兼容性，减少甚至避免信息丢失或失真的问题。同时，针对数字化档案的安全与保密漏洞，可设置使用限制，禁止文件被随意修改。另外，还需要对数字化档案信息实施定期更新与备份，加强身份验证技术和数字签名技术的安全性，为数字化档案管理提供安全保障。

（二）信息通信技术的功能优化。信息技术和通信技术相融合的背景下，对数字化文档的处理提出了非常高的要求。每份档案文件都可以分为前端、中端与末端，其中前端主要是文件的形成，而中端包括文件的处理、鉴定、整理及其编目，而末端即是文件的永久保存或者到期销毁。在这些数字化档案管理的过程中，与信息技术和通信技术存在紧密的联系。其中信息系统集成部署系统的数据管理实现了数字化档案的无缝传递与信息共享，解决了信息不对称的问题，也缓解了信息孤岛现象。而这一系统可以支持不同部门或个人结合工作需求而进行便利的

查询与使用，若是数据比较庞大，可能会产生冗余问题，但是却能够减少员工文档处理的工作压力。在数字化档案管理过程中，信息通信技术能力的改善一直受到重视，针对其关键基础设施依旧和目标存在差距的现状，要求加大信息部门的建设力度，并提高档案工作人员对数字化档案管理中的信息通信新技术的运用水平，构建系统办公网络平台，推动OA系统、现代电子政务和电子商务等方面的建设与发展，这可以突显信息通信技术的应用优点，也可以在这个探索与前进的过程中实现信息通信技术功能的进一步优化。

（三）以信息通信推送技术提高档案管理服务质量。当前人们信息交流与传递方式的嬗变促进了档案信息服务技术水平的提升，而当前的网络信息沟通工具体现出集成化、开放化的特点，突破了时空与地理上的限制。要优化其应用效果，则需要有效整合信息通信技术资源。只是在实际情况下，网站服务平台及其服务体系的更新周期并不短，导致其服务内容主要体现在被动的信息咨询反馈，甚至缺少主动的信息通信推送服务。因此，应该要让信息通信推送技术成为服务的主功能，探索网络平台及智能服务平台的新生技术。另外，在信息公开的环境下，数字化档案在线服务应该注重从用户需求出发，对当前的档案管理和服务理念进行更新，并且更新信息通信技术手段，积极践行信息通信推送服务，同时推广站点链接和网页聚合等多方面的服务功能，在信息通信技术的推动力下，最大限度上实现数字化档案信息的互联共享与合理利用，实现提高档案管理服务质量的目的。

三、结束语

综上所述，在数字化档案管理中，信息通信技术的应用非常重要，能够为档案管理及服务提供科学技术的良好支持，也为其提供了发展路径。使其在实际应用中克服其中存在的不足，不断推进数字化档案管理的实质化发展。

【参考文献】

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