采购业务内控制度
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201 年 月发布 201 年 月实施
xx市xxx新能源科技股份有限公司
文 件 更 新 一 览 表 版本 更改原因 更改页码 更改单号 实施日期 修改人 批准人 1、 目的
遵照国家政策、法规、技术性能要求对公司正常运作所需物资及器件的采购进行控制，使公司采购规范化、系统化，便于准确及时将公司所需物资及器件适时、适量、适价、适质、适地购入。 2、 相关文件
本制度与《采购控制程序》《供应商管理制度》《供应商开发工作指导书》（见本制度附件）共同规范采购业务全流程的工作，使用人务必同时熟读附件文件中对采购业务的实施要求。 3、 适用范围
本程序适用于原、辅材料、石墨化回料、设备和备品备件、劳保用品、办公用品等日常所需零件物资和服务的采购管理。 4、 作业程序 4.1. 采购计划
4.1.1. 采购计划制定及审批工作流程，参见《采购控制程序》（CX-08）中的5.1条款要求。 4.1.2. 采购计划过程中产生的月度物料需求计划、月度采购计划、物料请购单等文件，应按照上述条款要求进行审批，且留下审批记录。 4.2. 主要原、辅材料申购
4.2.1. 主要原 、辅材料采购的申请及审批工作流程，参见《采购控制程序》（CX-08）中的5.2条款要求。
4.2.2. 主要原 、辅材料采购过程中产生的合格供方名录、供应商代码表等文件，应按照上述条款要求进行审批，且留下审批记录。 4.3. 设备、备品备件及低值易耗品申购
4.3.1. 设备、备品备件及低值易耗品采购的申请及审批工作流程，参见《采购控制程序》（CX-08）中的5.3条款要求。
4.3.2. 设备、备品备件及低值易耗品采购过程中产生的物料请购单等文件，应按照上述条款要求进行审批，且留下审批记录。
4.4. 采购询价及货源、合同/订单订立程序
4.4.1. 采购合同订立及审核工作流程，参见《采购控制程序》（CX-08）中的5.5条款要求。 4.4.2. 采购合同订立及审核过程中产生的采购合同审批表、供应商询价记录及推荐审批表、采购合同会签等文件，应按照上述条款要求进行审批，且留下审批记录。
4.4.3. 原则上所有采购均需签订《采购合同》，由于备品备件的采购过于零散，但单笔备品备件采购额超过人民币伍仟元的，都应与供应商签订采购合同；对于超过伍仟元但特殊原因不能签订采购合同的，由采购部经理提出无需签订采购合同的《申请报告》，交财务总监、公司领导层分管领导审批。
4.4.4. 对于已经签订框架采购合同的采购，每次采购业务必须填制《采购订单》，经采购部负责人、公司领导层分管领导审批，审批完成后，由采购部经理与供应商签订采购订单。 4.5. 采购合同/订单的跟进及交付
4.5.1. 采购合同/订单的跟进及交付工作流程，参见《采购控制程序》（CX-08）中的5.6条款要求。 4.5.2. 采购合同/订单跟进及交付工作过程中产生的物料到货跟进表、采购统计报表、到货通知单等文件，应按照上述条款要求进行审批，且留下审批记录。 4.6. 入库/退货管理
4.6.1. 采购入库/退货工作流程，参见《物料收货管理程序》4.1-4.4条款要求、《采购控制程序》
（CX-08）中的5.8条款。
4.6.2. 采购入库/退货工作过程中产生的不合格品报告单、物料不良改善通知单等文件，应按照上述条款要求进行审批，且留下审批记录。
4.6.3. 到货前，采购部需及时将采购供应商、物料名称、单位、数量以及到货日期通知仓库。 4.6.4. 仓库入库完成后，仓管员应及时将《入库单》、供应商《送货单》分别给到采购部采购专员和财务部应付会计。
4.6.5. 采购部采购专员根据收到的《入库单》、供应商《送货单》核对采购订单或采购合同，核对无误后，应登记采购入库明细登记表，注明入库日期、供应商名称、品名、数量、单价、金额等，并将信息与财务部及时共享。 4.7. 采购对账与付款
4.7.1. 每月月初5号前，采购部应根据供应商结款期限编制本月《采购付款计划》，经采购部负责人签字确认，交财务中心负责人。
4.7.2. 每月月初5号前，要求供应商编制上月采购货款对账单，加盖供应商公章或财务专用章，交给采购部；对账单内容包括：供应商名称、来货日期、物料名称、单位、数量、单价、金额、本年累计发生额等。
4.7.3. 采购部负责人根据入库单、送货单核对供应商交来的对账单明细，核对无误后，在对账单上签字确认，并转财务中心应付会计。
4.7.4. 财务中心应付会计核对无误后，对账单上签字盖章确认，并给回采购部负责人并回传供应商。 4.7.5. 财务中心应付会计与采购部负责人核对无误后，通知供应商开具发票。
4.7.6. 采购部负责人收到发票后，在采购入库明细登记表中核对对应的入库单，并在相应的入库单明细后注明发票号，同时，复印一份发票的发票联留存，并将发票联与抵扣联交给财务中心应付会计，同时采购部应建立发票登记簿，记录采购部门发票递交情况。
4.7.7. 供应商月结期到期后，由采购部负责人填写《支付申请单》，后附对账单、入库单、送货单以及发票复印件，临时采购另需《申请报告》与《采购合同》，签订框架合同的供应商货款需另需《采购订单》；
4.7.8. 《支付申请单》申请单填写完成后，交给采购部负责人审核，转交财务中心应付会计复核，根据财务中心《费用报销与付款制度》的相关程序进行付款。
4.7.9. 对于需要预付款的采购业务，填写《支付申请单》并后附《采购合同》与《申请报告》，经采购部负责人审核，转交应付会计复核，根据财务中心《费用报销与付款制度》的相关程序进行付款。
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