采购管理制度及采购流程

采购物品到货检验并办理入库手续后，根据与供应商签定的期限，采购负责人核对采购帐目。备好各项资金审报材料。采购人对帐由采购部经理进行审批、审核。签字确认并上报上一级领导。采购部审批由主管生产副总或总经理进行签字批准。副总/经理财务部对上报的各项表单、材料审核无误，各级领导签字同意后。财务部执行付款。财务部付款

（2）付款规定

? 所有已签订合同付款时应参照公司财务报销流程及资 金支出审批流程的相关规定执行。

? 按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付 款。

? 按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款 时应按财务部要求填写相关资金支出、付款的审批表单，巡签完毕后提交财务部付款。

? 财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免 影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。 （3）合同执行

? 已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部 负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导。

? 已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于 合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约。

? 合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未 尽事宜应及时协商并签订补充合同。 （七）验收入库与退货 （1）验收流程

采购负责人确定到货时间，提前通知质检部门做好检验准备，通知仓储部门通知验收做好入库准备。到货后，由质检部门进行质量验收，采购负责人和仓储管理人对物品的数量、到货验收规格等进行验收，数量过多时，要协调供应商派专人协助现场验收。物品经检验合格，办理入库手续。仓储人员办理入库单据，另报财务进行成入库手续本核算。物品入库。根据物品特性，安排好仓位存储，并进行妥善保管。入库（2）报验

? 供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知 质检部门进行验收。

? 对于不同类型的物品验收标准参照公司质检部门的相 关规定执行。

? 质检部门在接到采购部报验通知后应及时进行质检， 并出具质检结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任。

? 用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围 之内。 （3）入库

? 公司所有的生产材料、设备入库前均应通过质检部门 的检验或验收。

? 采购的物品在运达公司后采购部应及时通知请购部 门，由请购部门及时安排卸货与搬运。

? 质检部门未及时验收的，仓库在收到送货清单后应将 其作为暂存物资接受，并妥善保管。

? 质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时 出具入库清单。

? 质检合格后的固定资产及服务按照公司规定不入库。 （4）退、换货

? 质检部门验收不合格的物品，由采购负责人与供应商 进行协调，办理退、换货。并将不合格物品名称、规格、原因等进行细分类标注并建立不合格采购品名录，做为供应商管理评估的依据。

? 因退、换货延长物品到货期限的，要及时告知请购部 门。如急需，根据具体情况做其它应对准备。