? 对于不符合规定和撤销的采购物资应及时通知申请采 购的部门。
7、请购单的分工处理
? 核对过的请购单，采购部应按照人员分工和岗位职责 进行分工处理。
? 对于紧急采购项目应优先处理。
? 无法按照申请部门需求日期完成采购的，应通知申请 部门。
? 重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。 8、采购周期的规定
? 根据采购物品的金额、特性、地域规定相应的采购周 期。
? 请购部门应按照公司规定的时间提前走请购单的审批 流程，以便采购部门能按时完成采购。
? 采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明 原因。
? 遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策 略。
（二）询价及其规定
? 询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称， 了解其技术要求，遇到问题要应及时与请购部门沟通。 ? 属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打
包采购。
? 对于紧急请购项目应优先处理。
? 所有采购项目上必须向生产厂家或供应商直接询价， 原则上尽量不通过其代理或各种中介机构询价。
? 对于请购部门需求的物资或设备如有品质相同，成本 较低的替代品可以推荐采购替代品。采购提出的可替代品，一经被选用，做绩效考核加分。
对于请购部门需求的物品，采购人员在采购过程中应该发现，采购物品有新产品可替代，而未与请购部门进行沟通的，采购也应负责。采购对使用部门提出修改性建议，一经被选用，做绩效考核加分，使用部门相应的减分。
? 遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额较大的采 购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，提报公司领导批准方可询价或发放标书。 ? 询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询 价。
? 除固定资产外，根据单次采购金额的不同，选择供应 商询价、供应商参与比价或招标采购的供应商数量也要不同。金额大的，公司相关领导参与监督。
? 比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质 和实力，具有提供或完成公司所需物资和项目的能力。 ? 比价采购或招标采购应按照公司规定的表单格式或拟 定完整的招标文件格式进行询价。
? 在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
（三）比价、议价
? 对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行 确认。
? 对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他 厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出。 ? 收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导 汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。
? 重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资 质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。
? 参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位 进行价格及条件的进一步谈判。 （四）比价、议价结果汇总
? 比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后 方可汇总。
? 比价、议价结果汇总应按照规定的格式完整列出报价、 工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核。
? 如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或 重新处理。
（五）合同的签订及其规定 （1）合同正文应包含的要素
? 合同名称、编号、签订时间、签订地点。
? 采购物品的名称、规格、数量、单价、总价及合同总 额，清单、技术文件与确认文件是合同不可分割的部分。 ? 包装要求，备品备件包装运输要求。
? 合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明。 ? 付款方式。 ? 交货期。 ? 质量保证期。 ? 质量要求及规范。
? 违约责任和解决纠纷的办法。 ? 双方的公司信息。 ? 其他约定。 （2）合同签订及其规定
? 如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任。 ? 拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低。 ? 如物品订购数量较多且价值较大或难清点的情况时， 务必请厂商派代表来场协助清点。
? 质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商 延长产品质保期。
? 详细约定发票的提供时间及要求。
? 针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合 同一般应分按照预付款、验收款、调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等。
? 与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付 款。
? 违约责任一定要详细、具体。
? 比价汇总相关表单巡签完毕后方可进行合同的签订工 作。
? 合同签定前应按照规定的格式对合同初稿进行巡签审 查。
? 合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合 同章方可生效。
? 签订的所有合同应及时报送财务部门。 （六）付款及合同执行 （1）付款流程
采购管理制度及采购流程
