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备，尤其是项目负责人的选择是确保投标活动的质量和效率的基础。
（2）对招标方、招标物业基本情况和竞争对手要进行深入细致的调查，正确评估，预测并降低投标的风险。
（3）正确编制标书。编制标书要根据招标文件的要求进行，在透彻掌握招标文件内容和进行细致深入的市场调查基础上，确定管理项目的整体思路（包括物业管理工作重点、服务特色、管理目标、管理方式及实施措施等），制订物业管理方案。
（4）在科学分析和准确计算的前提下测算管理服务成本并制订合理报价。 （5）灵活运用公共关系，多渠道获取相关信息，确保报价的合理性。 （6）选择最能体现企业优势的物业作为招标方考察的对象。
（7）加强与招标方的沟通，了解招标方的需求，及时掌握投标过程中出现的变化情况并采取相应的应对措施。
（8）周密安排招标方的资格预选和评标过程中的现场答辩活动。 2.项目的现场踏勘
在踏勘现场过程中，招标人还会就投标公司代表提出的问题作出口头回答，但这种口头回答并不具备法律效力，只有在投标者以书面形式提出问题并由招标人作出书面答复时，才能产生法律约束力。投标人应对现场物业进行详细的踏勘，查勘现场物业与投标报价是否存在外在风险条件。具体包括以下几方面：
（1）物业建筑及安装施工进度（新建物业），物业当前使用情况及陈旧老化程度（旧有物业）；物业配套设施设备及其分布情况；周边道路交通及停车场情况；园林绿化及环境标识情况；内部公共使用区域及通道分布情况；物业管理用房等。
（2）主要业主情况，包括客户定位、主要服务要求与所需特殊服务、物业服务费的承受能力等。这些情况可由投标人自行安排人员与时间进行调查。
（3）物业所在地的气候条件、经济环境、人文环境、消费需求和市场变化情况以及与物业管理相关的政策法规等。
3.投标文件的编写
物业管理投标文件除了按规定格式要求响应招标文件外，最主要的内容是介绍物业管理要点和物业管理服务的内容、服务形式和费用。
（1）投标文件编写的基本要求。
作为评标的基本依据，投标文件必须具有统一的编写基础，以便于评标工作的顺利进行。 1）使用国家统一的行业标准计量单位，避免在定标和履约中出现混乱。
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2）使用统一的货币。国内物业管理投标书规定使用的货币应为“人民币”，而国际投标中所使用货币则应按招标文件的规定执行。
3）使用国家统一颁布的行业标准与规范。如果某些业主由于特定需要要求提供特殊服务，也应按照国家正式批准的统一的服务行业标准规范。若招标文件要求采用国外的服务标准与规范，应将所使用的标准规范译成中文，并在投标文件中说明。
4）使用准确的表述方式。投标书的文字与图纸是投标者借以表达其意图的语言，必须能准确表达投标公司的投标方案。投标文件要使用简洁、明确、文法畅通、条理清楚、言简易赅的表述方式，最大限度地减少招标单位的误解和可能出现的争议。
图纸、表格的编写要做到前后一致、风格统一、符合招标文件的要求。最好能以索引查阅方式将图纸表格装订成册，并和投标文件中的文字保持一致。
5）确保资料的真实性。投标文件的内容应符合招标文件的要求提供投标文件，并保证所提供全部资料的真实性。
（2）投标文件编写中应注意的问题。
1）确保填写无遗漏，无空缺。投标文件中的每一空白都需填写，如有空鼓，则被认为放弃意见；重要数据未填写，可能被作为废标处理。
2）不可任意修改填写内容。投标人所递交的全部文件均应由投标方法定人代表或委托代理人签字；若填写中有错误而不得不修改，则应由投标方负责人在修改处签字。
3）填写方式规范。除投标方对错处作出必要修改外，投标文件中不允许出现加行、涂抹或改写痕迹。
4）不得改变标书格式。若投标人认为原有招标文件规定的格式不能表达投标意图，可另附补充说明，但不得任意修改原招标文件规定的格式。
5）计算数字必须准确无误。投标公司必须对单价、合计数、分步合计、总标价及其大写数字进行仔细核对。
6）报价合理。投标人应对招标项目提出合理的报价。
7）包装整洁美观。投标文件应保证字迹清楚，文本整洁，纸张统一，装桢美观大方。 8）做好投标文件的保密措施。 4.投标报价的策略和技巧
投标报价是技术性、技巧性较强的工作，在投标的过程中，需要不断调整策略，使报价更接近标底。投标报价的策略主要有：
（1）对项目运作的经营管理成本进行准确测算，确定项目运作的盈亏平衡点和利润空间，
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在此基础上预测标底和竞争对手的报价范围。
（2）密切关注、正确分析竞争对手的报价。
（3）补充一些投标人有能力承担的优惠条件为报价的附加。 在投标过程中，投标人采取的报价技巧主要有：
1）多方案报价。在邀请招标或议标的方式中，由于招标文件不明确或项目本身有多方案存在，投标人对项目原方案提出在经济上、技术上更合理可行的方案，即准备两个或两个以上的报价，最后与招标方进行协商处理。
2）保本报价。即按成本报价，适用于规模大、远景效益好的项目或业主大会委托业主委员会组织的招标项目。
5.现场答辩的技巧
（1）应选择经验丰富、性格沉稳、对项目情况熟悉的答辩人。在开标前应对答辩人员进行模拟演练，正确把握招标文件的要点、投标文件的重点内容、对项目的熟悉程度等，对重点问题、难点问题、普遍性的问题一一准备答辩要点。
（2）开标前，答辩人员应该保持良好的精神状态。
（3）在正式开标时，一般要求在规定的时间内完整地将标书主要内容、特点作一概要性介绍，答辩人员应当围绕招标方和评委普遍关注的问题集中阐述，重点突出，难点讲透，特色鲜明，从而体现投标企业的信心和实力，感染并打动招标方和评委。在现场发挥时要果断、明确，避免匆忙回答或含糊其辞。
6.签约谈判的技巧
（1）在签约谈判时要准确把握对方的真实意图，准确判断对方履行合同的诚意和能力，对进驻物业和实施常规物业管理必备的条件应明确约定。
（2）慎重考虑物业管理目标、前期投入费用及奖罚条件等方面的任何承诺。如对管辖区域刑事案件、业主（或物业使用人）人身和财产安全损失等的承诺。
（3）预测承接物业后可能出现的各种风险，将其列入相应的合同条款中加以规避。 （四）招标文件示例
.A省政府大楼的招标文件（部分内容）：该项目位于G市T区，总建筑面积为84350m2，招标方式为邀请招标，由招标人委托代理机构于2004年4月组织具体的招标活动。
附录1：招标文件目录
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目 录
第一部分 投标邀请函 投标邀请函
第二部分 投标人须知 总则 1.项目说明 2.定义及解释 3.合格的投标人 4.纪律与保密事项 5.保证 6.投标费用 招标文件 7.招标文件构成 8.招标文件的澄清和修改 9.实地查验物业 招标文件的编制 10.投标语言及计量 11.招标文件构成 12.投标函 13.投标报价说明 14.投标报价货币
15.证明投标人合格和资格的文件 16.投标保证金 17.投标人知悉 18.投标有效期
19.投标文件的式样和签署 20.知识产权 投标文件的递送 21.投标文件的密封标记 22.投标截止时间
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23.迟送的投标文件 24.投标文件的修改与撤回 开标与评标 25.开标 26.评标委员会 27.评标原则和评标方法 28.初步评审及详细评审 29.投标文件的修正和澄清 30.中标人
31.拒绝任何或所有投标的权利 授予合同 32.合同授予标准 33.中标通知书 34.签订合同 35.中标服务费 36.履约保证金
第三部分 物业管理服务需求书 1.概括
2.物业管理项目及范围 3.物业管理要求 4.物业管理质量指标要求 5.奖惩办法
6.物业管理期限及管理服务费支付时间7.其他
第四部分 物业管理服务合同格式 第五部分 投标文件格式 格式一 投标函格式 格式二 投标报价表格式 格式三 法定代表人授权书格式 格式四 资格证明文件格式
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