电力企业电子档案的整理、保护建议之研究
作者：朱蔚
来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第6期
【摘要】为了适应现代化的办公模式，国内企业纷纷开始引进计算机技术，而且在档案方面也已经向电子化方向推进，电子档案已经成为企业信息管理的主流趋势。在日常工作中，任何一种需要归档的资料，都可转化成电子文件的形式进行分类、归档。如何做好企业电子档案的整理与保护，值得电力企业进行深入的探讨和研究。
【关键词】内部文件；外来文件；整理；保护
电子文件虽然相较于纸质档案有易于查阅以及不易损坏的优势，但这是要建立在对其良好整理和保护的基础之上的。下面笔者将就电子档案的管理与保护进行详细的论述。
一、企业电子档案整理方面
（一）文书部分的档案整理。电力企业文书档案的整理主要分为内部文件整理和外来文件整理两个方面，下面我们来详细分析一下：
1.内部文件方面。这部分文件的电子档案要按照年度和《供电企业档案分类表》以及保管期限进行分类存盘，要按照不同的年份和不同机构部门以及不同期限对文件进行分盘保存，方便查阅者按年份和限期定期进行拷贝，从而有效增加电子档案的保存时间。除此之外，相同部门的电子文件要保存在一处，保证文件整理的统一性和规范性。
2.外来文件方面。一般这种文件都是由办公室接受之后，通过仪器进行扫描来上传到电脑之中的，这类文件的传输和督办等都是通过计算机进行操作的，这期间主要由办公室进行管理。在处理结束后，则转由文书员按照文件的价值来划分其保管类别与保管期限。在归档时，档案管理人员要对该文件进行详细的审查，之后再对档案进行添加管理信息并归入到数据库中。在查阅时，只需要查找端输入档案编号或者其他的管理信息即可查询。
（二）工程部分的档案整理。电力企业的工程档案一般分为两种，一种是电力工程建设的档案，一种是电力工程设备的档案。
1.电力工程建设方面。电力工程建设包括竣工验收文件、电力工程施工过程形成的文件以及电力工程开工前期资料等等，这些文件多数都是纸质的，因此在进行归档时要将其按照归档范围扫描制成电子文件，之后再由档案部门根据档案信息，对该份档案补充分类号以及档号等，同时要对文件进行授权，使其可以被归纳到局域网中，便于企业员工随时进行查阅。除此之外，档案管理部门需要在一定期限内对该类档案进行集中刻录，制作成光盘归档。
2.工程设备方面。因为电力工程施工的需要，电力企业都会购买相应的设备，很多技术设备在购入时都会收到供货商提供的设备资料和图纸等相关文件，随着现代信息技术的引进，很多供货商开始尝试将该部分文件进行电子化。因此很多企业在购买设备时，都会在购买合同中明文规定电子文件的相关要求，像系统环境和工作平台以及文件格式等，并要求供货商在提供电子文件载体的内容说明以及注意事项。当提供的是纸质资料时，就需要对资料进行扫描、归档。
（三）会计部分的档案整理。会计档案主要分为会计凭证、会计报表、会计账本、工资清册等方面的材料，本文下面以工资清册以及会计账本两部分的档案为例，介绍会计部分档案的整理方式。工资清册方面，会计部门在每月统计员工工资表时，都会制作电子和纸质两种，所以在对会计档案进行整理时，要将两种载体形式的工资条都进行存档，同时要将部门、编号以及员工人数等信息罗列出来，并附上财务部门与档案部门的移交清单和凭证；会计账本方面，在进行归档时要统一账本格式，要附上账本交接表，要表明机构名称、账簿页数以及主管会计等信息，由经手人进行确认并签字。
二、电子档案的保护
（一）软磁盘。想要对软磁盘进行有效的保护，首先，就是保障使用软磁盘的质量，这是延长磁盘信息使用期限的关键。实践证明，如果选用质量过硬的产品，在正确的保护方式之下使用时间可达到十年左右；反之，如果使用质量过差的产品，同样的保护方式它的信息仅能保存在一年左右，因此企业要在购买时严把质量关；其次，要将保管条件规范化。要保证存放场地无干扰和无震动以及无腐蚀气体，同时还要有适宜的温度和湿度，一般湿度要控制在50%左右，温度在20℃左右。之后，要强化软磁盘的病毒抵御力。企业的技术部门要对所有计算机进行杀毒防护软件的安装，并进行定期的升级，提高电脑的病毒抵御能力，以保障磁盘的安全性，同时要将磁盘长期设置为保护的状态。
（二）光盘。很多电力企业在对电子档案进行存档时，由于光盘的存储量较大，所以更加倾向于使用光盘，因此各企业对于光盘的保护都极为重视。在保护时，首先要将其按照一定顺序进行摆放，同时要注意，必须将光盘放在储存盒的中间位置并使其直立，以免因为摆放方法不当而造成光盘卷翘。除此之外还应注意使用的方式，要减少光盘摩擦或划痕等损伤的产生。其次一定要注意避光，因为光盘的外部是有一层塑料保护层的，极其容易因为紫外线的照射而遭到破坏，所以阳光会直接造成光盘老化的加快，造成光盘内部的信息受损，因此一定要将其放在避光处。
三、结束语
总而言之，企业的档案管理者要在平时工作中加强对档案的整理与保护，要掌握有效的方式方法，不断对电子档案的管理进行改进和完善，企业的管理层也要正确认识到这份工作的重要性，提高对档案的重视程度，使各部门都能积极配合档案部门的工作，使其能够在企业内部顺利进行。
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电力企业电子档案的整理、保护建议之研究
