Xxxx杯·xx市第四届物业管理论坛
会 议 接 待 方 案
论坛主题：文明城市创建 物业真抓实干 主办单位：xx市住房和城乡建设局 xx日报传媒集团
冠名单位：xx市xx房地产开发有限公司
xx房地产开发有限公司 xx市xx有限公司
承办单位：xx市规划和建设管理局 xx市物业管理行业协会 xx市邮政局
会议时间：10月18日（暂定），一天；待与主办单位对接后确定 会议地点：xx市
与会范围（暂定160人）： 1、与会领导：
市住房和城乡建设局副局长、市物业管理行业协会会长； 局物业科科长、市物业管理行业协会常务副会长； 市物业管理行业协会副会长；
xx日报传媒集团副总编辑、全媒体新闻中心总监； xx晚报采访部执行主任；
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xx日报传媒集团小报童发行有限公司副总经理； 2、邀请列席嘉宾： 市物价局核价科科长；
xx市规划和建设管理局主要领导；
中国xxx党xx委员会副主委、xx市物业管理行业协会副秘书长； xx市物业管理行业协会法律专业委员会副主任。 3、参会人员：
各县市区物业主管部门的分管领导、物业主管科室（办、处）的主要负责人； 市房协理事以上单位的物业企业董事长或总经理； 部分会员单位的主要负责人。 4、拟邀： 省领导；
媒体：xx电视台、xx电视台、今日xx。
一、论坛筹备阶段：
1、时间：10月7日至10月16日 2、筹备小组（部门）名单: Xxx、xxx、xxx、xxx、xxx、xxx。
物业公司、策划部、工程部、采购部等部门。 3、各负责人和部门工作范围及时限：
（1）总经理召开相关会议，全面负责活动的实施步骤，协调监督审核各负责人（部门）筹备活动的进行；总经理助理协助总经理工作。
（2）供应部负责活动相关物品的购买和租借（矿泉水、拱门、条幅、签字笔、
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纪念品、笔记本、签到本、参会证件等）；具体物品及数量由会议承办方和策划公司及各观摩小区确定，及时采购，全部物品在10月16日前到位。
（3）策划部负责制作此次论坛幻灯片和龙族地产简介幻灯片及影音宣传资料，并组织相关介绍文稿、采访稿等，负责活动现场的报道、摄像；具体的资料名目及要求由会议承办方和策划公司及各观摩小区确定，及时制作并报总经理审核，在10月16日前定稿。
（4）王xx负责邀请相关领导，负责与主办单位和承办单位联系接洽，负责与会务外协单位（会议服务单位、会场单位）联系接洽，随时向总经理汇报。 （5）王xx负责此次论坛会场提供方和旅行社的挑选工作，报总经理确定；在10月8日前确定。
（6）工程部负责观摩小区施工现场的整洁工作；在10月16日前完成。 （7）各物业小区负责人负责安排落实所属区片的具体实施步骤，观摩计划安排在10月10日前汇报给总经理，10月16日前确定方案。 4、重点工作：
（1）选聘会议服务单位：拟定“xx旅行社”； 并与会议服务单位洽谈确定接待方案；由王xx负责。
（2）选定会场（包含会议室、客房、宴会厅）：拟定“xx国际会议中心”； 并与会场单位确定接待方案；由王xx负责。
（3）安排会议用车（拟定四辆大巴车、一辆高档中巴），确保停车位的使用数量，预留参会领导的专用停车位；由会议服务单位负责，由王xx监督落实。 （4）确定会场的布置： 根据会议内容，门口安置欢迎和庆祝标语，在场内悬挂横幅；在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；桌面上摆放矿泉水；坐席的配置要和会议的风格和气氛统一，讲究礼宾次序；主席台的摆放等；由会场单位
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负责，由王xx监督落实。
（5）确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作；由会场单位负责，由王xx监督落实。
（6）准备接待资料：与会人员签到后领取资料袋，包含会议日程表、笔记本、笔、xx地产宣传资料（公司总体介绍及开发项目介绍）、xx市xx物业有限公司宣传资料各一份。
①会议日程表根据接待方案精简确定，以一张A4纸排版打印，在10月16日前完成；
②xx地产宣传资料（公司总体介绍及开发项目介绍）、xx市xx物业有限公司宣传资料由公司策划部确定并安排印刷；参会人员证件制作，拟由策划部确定文案，并安排制作；在10月16日前完成。
③各观摩小区的情况介绍、交流学习文稿由各小区物业负责人组织文稿，由策划部协助，报总经理审核确定，在10月16日前完成。
④领导讲话稿、代表发言稿、媒体的采访搞等，由公司策划部负责，报总经理审核确定，在10月16日前完成。
⑤提供给媒体单位的新闻通稿，由公司策划部负责文案，由媒体单位编辑定稿，根据媒体要求时限提供，由王xx负责与媒体单位沟通。 ⑥印刷代表通讯录，拟定在签到时发放。 ⑦选定会议全体人员拍照人员，并负责冲洗照片 （7）观摩小区的安排：
①观摩小区：拟定“xxxx”、“xxx”；
②确定观摩路线，观摩小区应保证大巴车抵达时的停车位；
③各观摩小区要组织培训、提升精神面貌、整顿卫生、检修物业设施，观摩当
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天全员到岗，并且制定观摩方案书面汇报给公司，公司在会前到各观摩小区进行现场彩排审核；
④各观摩小区的拱门、标语等迎宾设施自行联系安置，由供应部协助。 （8）会前考察（审核）：10月16日邀请会议主办单位和公司领导实地考察会议举办场所和观摩小区等准备工作，10月17日对考察中发现的问题改正情况进行复查。
二、会议阶段：
1、时间：10月18日上午10：00至10月18日晚宴结束 2、地点：会场（大厅）、观摩小区、会议室、宴会厅 3、报到环节：
（1）10月18日上午10点前参会人员自行到会场报到；
（2）签到：设一张签字台，备签字笔、钢笔和签到本，配2名工作人员（待定： 公司人员或派礼仪小姐承担），签到后发放会议资料和宾馆房卡（方便参会人 员将不方便携带的随身物品放置宾馆房间），接待人员应经常向会议组织者汇 报到会人数。
（3）对重要领导应先引入休息室，由xx市和公司领导（待定）亲自作陪，乘车时由xx市和公司领导（待定）陪同乘坐专车（中巴）。 4、第一部分：（上午现场参观）
（1）10：20到会场门前乘坐大巴车（四辆），10：30出发参观拟定的观摩小区物业管理项目（2个），现场听取相关情况介绍，交流学习等；讲解人员待定：公司人员或会议服务单位人员。
（2）11：30开始返回会场，中午在xx会议中心就餐（自助餐）。
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物业管理论坛 - 会议接待方案
