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1 目的：本程序对与体系有关文件的编制、审核、批准、发放、使用、保管、修改、作废和归档等做出规定，以确保公司各相关场所使用的文件得到有效控制，防止使用失效和作废的文件，结合公司实际，特制定本程序。
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范围：本程序适用于与公司管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。 定义： 3.1 3.2 3.3 3.4
归档：文件履行审批手续后可以移交文控部门的过程。
发放：输出的文件由文控部门统一盖受控标识章后扫描为PDF版上传到公司电脑公共盘，各部门使用。 受控文件：体系文件、技术文件。
非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换
4 职责： 4.1
QCI&EHS部（文控部门）
4.1.1 负责组织公司《管理手册》的编写、修订、发放和控制
4.1.2 负责各部门输出文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等统一受控管理及台帐建立。 4.1.3 负责国家及政府行政主管部门颁发的有关质量、环保、安全生产方面的法律、法规的收集、归档。 4.2
HR部
4.2.1 负责国家及政府行政主管部门颁发的有关劳动保障方面的法律、法规的收集、归档。 4.3
技术部
4.3.1 负责将编制定型的工艺文件Bom表及电子档归档。
4.3.2 负责与公司产品技术相关的国家、行业标准以及国际、国内同类产品的相关技术文件和资料的收集，
并输出到文控部门受控。
4.4
销售部
负责收集客户提供的文件和资料归档。 4.5
运营部
负责公司生产、能源、设备等方面文件控制 4.6总经办：负责原辅材料供应商材料的收集及归档。
公司科技项目、产品型号核准证、产品第三方检测报告、各类许可证、技术专利证书归档。 4.6
所有部门
4.6.1 负责本部门职能范围内的文件的编制、审核、归档、输出和使用有效性管理。 4.6.2 负责对文控部门发放的受控文件的管理和正确使用。 4.6.3 负责本部门产生及接收的内部文件、记录的归档管理。
4.6.4 负责将归档的文件移交到文控信息管理平台，以便文件存储及安全性。
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工作流程 5.1
文件分类
1
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5.1.1 按文件来源分：内部文件、外来文件 5.1.2 按性质文件分为四层
5.1.2.1 第一层为管理手册
5.1.2.2 第二层为公司级文件（程序文件及跨部门的管理制度和流程）
5.1.2.3 第三层为作业文件（各部门、各岗位的具体作业要求，如：岗位操作程序、检验程序、各部门管
理规定、制度流程及技术文件等）、外来文件和资料（指本公司使用的各类国际/国家/行业标准、适用的法律/法规、上级主管部门下发的条例/通知/文件、本组织相关方送阅的文件等；
5.1.2.4 第四层为记录表格和报表（用于证明体系正常运行及数据分析，如操作记录、检验记录、设备检
修记录、工作检查情况记录、生产日报表、财务报表等）
5.1.3 按文件状态分：受控文件、非受控文件。
5.1.4 按文件载体分：纸张性文件、非纸张性文件（如：软盘、硬盘、光盘、电子媒体等） 5.2
文件格式及编写要求
5.2.1 QCI&EHS部负责跨部门文件格式及编写要求； 5.2.2 技术研发部负责技术文件格式及编写要求； 5.2.3 运营部负责操作指导书格式及编写要求； 5.2.4 各类文件按照格式及编写要求建立。 5.3
文件编号及版本标识 5.3.1 管理手册编号
5.3.1.1 编号规则：QEMS
5.3.1.2 规则说明：“QEMS”：代表质量、环境管理体系的简称，二标合一。 5.3.2 跨部门文件编号
5.3.2.1 编号规则： QEMS－ XX－ XXX
规则说明：
部门编号
序列号 5.3.3 部门作业文件
5.3.3.1 编号规则： XX / XX－ XXX
规则说明：
部门编号 类别代码
序列号 部门编号表：
部门 名称 部门 总经办 MG 人力资源部 HR 财务部 研发部 FN RD 技术部 TK 销售部 SA 公共关系部 PR 运营部 OP EHS& QCI EQ 2
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代号 类别代码：部门需要根据编制，如： ED－外来文件 WI－作业指导书 QS－技术规范 、GL-管理文件 5.3.4 记录编号
5.3.4.1 编号规则：相关文件编码后直接加- FXXX 如跨部门文件涉及的记录编号
QEMS－ XX -- XXX － FXXX
规则说明：
部门编号
文件序列号
表格序列号
5.4
版本标识
文件的版本控制体现在版本号、更改记录上。版本号由A0开始按文件发行次序顺序编排，更改记录由1开始，超过5项后版本要升级，更改为A1。
5.4.1 QEMS手册、程序文件、作业指导书等文件的版本标识在文件眉头里，修改状态标识在文件结尾《更改
记录》栏里。
5.5
文件审批与权限
5.5.1 在文控部门统一受控管理的文件必须按规定履行相关审批手续。
5.5.2 在文控部门统一受控管理的文件审批流程为纸质文件审批流程,所有审批为手写审批，不得打印或盖章 5.5.3 体系手册的审批流程
纸质文件（编制人提供） 审核（管理者代表） 批准（最高管理者/总经理）； 5.5.4 跨部门的审批流程
纸质文件（部门编制人提供） 审核（最高管理层/部门经理） 批准（最高管理者/管理者代表）；
5.5.5 作业文件的审批流程
纸质文件（编制人提供） 审核（部门助理） 批准（部门经理）；
5.6
文件输出
5.6.1 执行纸质文件在完成审批手续后，文件编制人将纸质文件正本及对应的电子文件同步输出到文控部
门。
5.6.2 各部门输出文件到文控部门，均须填写《受控文件清单》，办理文件输出移交登记手续。 5.7
文件归档
5.7.1 输出的工艺文件由文控部门填写《受控文件清单》统一归档管理。文件管理以方便查找、明确发放、
回收、销毁的途径、受控有效为原则。 5.7.1.1 文件分类标识清晰，方便查找。
5.7.1.2 文件修改状态可识别，在使用场所为最新有效版本。
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5.7.1.3 文件受控标识清晰，易识别，控制有效。 5.7.1.4 文件作废，若需保留，应进行标识并隔离保管。 5.7.2 纸质文件的归档管理
文控部门管理人员做好文件管理工作。
5.8
文件发放
5.8.1 文件发放权责
文控部门负责对公司所有部门发放。
5.8.2 文件发放的原则：对公司内的发放，由编制部门的主管领导审批后即可发放；对外单位的发放必须管
理者代表审批后方可发放。
5.8.3 文件发放形式：文件发放对象根据文件使用需要批准，保证在文件的使用处有相应的文件。由公司文
件管理部门统一打印文件，并在文件封面或第一页按发放的先后顺序标注受控分发号以作标识，然后发放到各使用部门或相关外部人员，填写《文件发放/回收登记表》，由文件使用负责人或其主管签领。收发双方应同时在文件上签字，标识该文件的发放和修订状态。
5.9
文件更改
5.9.1 文件更改由原文件编制部门指定人员负责实施，所有文件更改，在更改记录中进行明确，且重新执行
审批、输出、归档、发放流程。
5.9.2 管理体系文件不致换版的，可标明更改范围，进行拆页更换，每更改一次，其版本更改记录增加一个
序数，经多次更改（版次累计到5次）或大量更改的文件，则应换版发行。
5.10 文件作废
5.10.1 受控文件发生作废时，新的文件由文控部门按文件发放流程进行发放和公告。旧的文件进行回收。 5.10.2 作废文件的处理
纸质的旧版作废体系文件由文控部门统一回收、销毁，纸质的旧版技术文件由文控部门加盖“作废文件”章后移至指定区域隔离存放，同时保存1年。
5.11 文件受控
5.11.1 文件受控章的标识。以下文件均需加盖受控章。
5.11.1.1 “受控文件”——体系文件的受控标识以及产品设计输出文件、工艺文件的正式输出受控标
识。
5.11.1.2 “作废文件”——所有作废文件受控标识。
5.12 文件查/借阅
5.12.1 文件的查/借阅
查/借阅者要严格遵守文件保密，不能私自打印、传真、外传纸质文件和私自保存、复制、外传电子文件。特殊需要，经文控部门及相关部门批准。
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相关文件 6.1 6.2
受控文件清单QEMS-EQ-101-F001 文件变更通知 QEMS-EQ-101-F004
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6.3 7
外来文件清单 QEMS-EQ-101-F002
更改记录 更改章节号 5.8.3 5.5.2 更改内容 文件分发号的内容增加 增加手写签批的要求 更改人 张向利 张向利 更改日期 2024.5.31 2024.5.31 更改通知单号 01 01 5
(2024年整理)文件控制程序.doc
