第一章 货品采购
一、 采购进货流程
1、对品种及供应商进行初步洽谈。 2、确定进货品种及供应商。
3、向供货商索取相关资质文件，转交质管部审核。 4、协助质管部对供应商的业务员进行合法资格的审查。 5、采购合同签订。
（1）确定采购进货明细，包括进货品种及数量，采购计划报出后的到货时间； （2）确定相应的优惠政策； （3）确认结款方式及带票与否； ①带票月结 ②带票现款 ③带票实销实结
（财务打款转账的及时性）
6、做出计划，通知发货并跟进到货情况。 采购已经上报的计划需保存，留做入库依据。 二、采购进货分类 1、常规商品进货
保证日常销售采购的商品，对于这类商品的采购流程规范如下： (1)低于库存下限品种的收集途径：
① 采购部自查
② 门店断货品种报采购 ③ 配送中心断货报采购部
(2)采购品种的筛选，结合日常门店总销售量，进行采购货品的确定。 (3)采购人员通过电话联系或者其他方式直接与厂家订货。 (4)采购过程中如遇特殊情况需通知门店断货原因。 2、新品采购
新品采购包括：替代品采购、顾客订购品种采购及常规新品采购三大类。 （1）替代品的采购，功效类似、比现有销售商品有优势的商品采购。 替换商品产生的原因如下： ①格过高，货比三家，处于劣势。 ②厂家新品替代老化品种。 ③毛利低，市场淘汰。
（2）顾客订购品种的采购，顾客必须在门店交订金，采购部专门为其采购的品种。
①采购确定到货时间，超过约定时间导致门店不能销售的由采购负责。（特殊情况除外）
②这类商品采购数量极少，专订专销，采购做好登记，到货入库后及时送至订货门店。
③这类商品不得退货，到货后两个月内未售出由店长负责 （3）常规新品的引进，是为满足公司发展的需要引进的新品。 ①结合本公司实际情况，对现有品类进行规划，确定新品引进。 ②门店部及采购部每周一次对当地市场进行了解。
第二章 到货入库跟进
一、落实到货情况 1、查当日到货入库记录
（1）核对到货的准确性，指所到品种与采购计划的一致性。若厂家发了未计划货品，退单处理。
（2）核对到货入库正确性，包括厂家、带票与否及结款方式等；
（3）仓储部收到货后严格按照要求验收，差异必须在到货的第二个工作日内准确上报采购部。
2、审核当日入库人员登记的：新品本、涨价本及效期本。 （1）查看到货新品，跟进新品到货情况。
①门店定购新品，到货入库后，及时通知开单员配至门店；
②常规新品采购，入库后，在最短时间内（最迟不超过入库后第三天）铺货至门店销售并跟进。
③按照要求对新品的零售价、毛利属性进行核定； （2）查看货品涨价情况
①了解核对厂家（供应商）通知涨价与实际到货价是否一致 ②核查计划时答应给的返点及赠品是否一致； （3）查看效期本情况
配合配送中心把握好效期商品流入库中，当天内与厂家联系，做出退货或者承诺换货处理； 二、追踪未到商品
1、厂家不再生产或销售商品的追踪 （1）拓宽渠道，从其他厂家进货； （2）考虑功效相似替代品的进货； 2、厂家有货但未发商品追踪
（1）当天与厂家联系，询问未发货原因。
①暂时断货不能发货的，及时追踪，最短时间内保证商品到库； ②提价而暂不发货的，与厂家谈协议，争取最后一批不涨价货品； （2）考虑一个品种多渠道进货。
①货比三家，选取最低价进货； ②充分保证货源。
三、关注销售过程，积极争取厂家资源，做商品促销活动。
第三章 业务洽谈
一、厂家合作协议的签订 1、合作协议的分类： （1）年度协议：
①双方约定进货量、返点；
②指定供货渠道：保证货源及价格统一。 （2）临时协议：短期的促销奖励
2、合作协议包括的主要内容：参照采购合同。
3、对于长期合作的厂家，应在原有合作的基础上，为公司争取最大优惠政策。 （1）精减供货商的数量，加大深度合作；
（2）把握最佳进货时机，结合公司销量，争取最大优惠政策。 二、返点的管理
1、协议好的返点严格做好登记。
2、依据签订的合作协议在规定时间内追踪厂家返点； （1）确定返点金额，确定兑换返点金额商品； （2）确定返点商品到货时间； 3、返点商品到货入库
（1）返点商品的入库按照“不带票”“月结”开单，且入库单价金额为0，并在备注注明“XX月份返点”，便于核查；
（2）返点商品要求配送入库时在《涨价本》上做详细登记，注明返点商品名称及数量；
（3）采购审核《涨价本》后，对返点商品做采购退补价、勾账，系统里恢复进货金额。
①退补后的价格是采购下次计划价格参考 ②退补后的价格是开单入库价格参考。
（4）现金返点，采购做好登记，做进系统，由返点方直接上交财务部，财务部收款后开据收据，进行勾账。
4、对于不按时按量返点的厂家，依据《合作协议》条款作出相应的处理。 三、新业务到访：
新品：有意向品种按进货流程进货。 四、老业务到访： （1）流向查询；
（2）查询进销存； （3）临时促销；
要求厂商提前做好方案，与门店部负责人沟通。 （4）配合厂家统一调整商品零售价；
①厂家必须提供统一的调价函
②下发通知由门店部具体落实后反馈价格，再进行调整。 （5）效期及不动销退换货跟进
第四章 退货及维修
一、公司统一要求效期、质量问题的退货 1、退货通知内容。
①通知退货的对象（门店、门店经理和开单退货）； ②退货商品明细； ③商品有批号效期的限制 ④退货时间段； 2、通知途径。 ①腾讯通；
② 手机短信的方式（腾讯通断网时）。 3、退货要求：
①退货通知统一由采购部在每个周二、周四十二点前下发到有关部门。 ②采购部在发退货通知时，门店必须在规定的时间内严格按照退货要求完成退货；
④退货打单员收到退货后，在供应商要求的退货时间内完成，并反馈采购部。 二、门店及仓库自查，发现效期及质量问题的商品，上报采购部，采购部确认可以处理的，整理下发退货通知。 三、配送中心验收时拒收商品退货 1、破损，批号效期不明商品退货： 2、资质不全，不合格商品退货；
3、近效期商品退货，效期已超过半的商品拒绝收货； 四、返修商品处理
1、门店发现有质量问题及顾客返回的商品，先报采购部确认处理方式； 2、门店凭采购部提供的处理方式退回配送中心； 3、配送中心收到商品进行登记；
4、退货开单员在《维修记录本》登记，由采购确认签字，发回厂家维修； 5、维修返回后由退货开单员返回门店。
采购部工作流程
