措施：事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类。 （4）主持人的技能
具体表现：会议主持人缺乏影响力
措施：选择具有亲和力、影响力的人担任主持人 （5）参会者的技能
具体表现：参会者发言混乱
措施：参会者一定要具有倾听能力 （6）会议的准备工作
具体表现：开会前没有通知与会者相关事宜 措施：要提前做好具体的准备工作 （7）开会的原因、目的和结果
具体表现：开会的原因、目的和结果不明确
措施：在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者
五、案例分析题 37.
“时装秀”方案
某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下：
1．会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。
2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。
3．会议主持人：XX集团公司负责销售工作的副总经理。 4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。 5．会议程序：来宾签到，发调查表； 展示会开幕、上级领导讲话； 时装表演；
展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。 6.会议文件： 会议通知、邀请函、请柬； 签到表、产品意见调查表； 服装集团产品介绍资料； 订货意向书、购销合同。 7．会 址：服装集团小礼堂。
8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕就座。会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。
9．会议用品：纸、笔等文具、饮料、照明灯、音响设备、背景音乐资料、 足够的椅子、纪念品(每人发X X服装集团生产的T恤衫1件)。
10.会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿；安排交通车接送来宾；展示会后安排工作午餐。
问：试分析案例中的会议方案中需要改进的地方有哪些
从秘书小李拟制的这份方案可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。一个好的会议方案应该是科学、详尽、可行的。会议方案的制定要求高,需要秘书人员不断积累经验并认真细致地做好。 小李的方案还有一些需要改进的地方 1会议名称不能使用口语应该用正规的书面语。 “时装秀”应改为“时装展示会”。
2展示会的目的是打响品牌、开拓市场应请新闻媒体记者到会报道以扩大影响。 3会议地点不应设在x x服装集团内部，这既不方便来宾也起不到扩大影响的效果。应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅。
4会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。 六、业务操作题
38.背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务，请按照要求进行完成。
便 条
高叶：
公司将于4月在深圳开设一家分公司，现分公司大楼已建成，准备举行竣工典礼。请你完成以下工作并交我审阅： 1．说明竣工典礼准备工作的要点； 2．设计一份请柬。 谢谢。 行政经理 苏 明 2012年3月25日
参考答案：
1．竣工典礼准备工作的要点： （1）做好竣工典礼的舆论宣传工作； （2）准备开幕词、致答词；
（3）拟定典礼程序； （4）做好来宾邀请工作； （5）发放请柬；
（6）做好场地布置工作； （7）做好各种物质准备； （8）安排接待服务人员； （9）做好礼品馈赠工作。 2．设计一份请柬：
请 柬
×××先生（女士）：
谨定于2007年4月18日上午9时在我公司深圳分公司大楼广场前举行分公司大楼竣工典礼。 敬请光临
宏远公司
二○○六年三月二十六日
会议运营管理复习题及答案
