应用兰台系统规范哈飞档案管理模式
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哈飞公司档案馆在公司各级领导的大力支持下，在航空工业档案工作总体规划的指导下，根据单位档案工作的长远计划，大力开展数字档案馆建设工作，不断深化以“兰台”为主线的数字档案馆建设方案，明确了数字档案馆建设的核心——“以兰台为依托，构建数字档案资管理平台”。
2024年年初，哈飞公司档案馆在相关领导和部门的支持配合下，全力筹备兰台系统的开展与实施应用工作，在项目前期做了大量的工作：向开发商索要相关软件资料与使用用户，公司相关部门多次组织进行可行性分析^p ，组成调研组对已使用该系统相关单位进行走访调研，形成调研报告上报公司主管领导进行分析^p 评价，组织全公司部门进行兰台需求的调研等等。应用兰台系统，不仅可以解决公司档案工作中遇到的各种问题，更重要的是借助兰台，可以实现档案管理的规范化，提升档案馆的现代化管理水平，加快档案管理信息化的进程。
一、应用兰台系统的原因分析^p
档案管理系统在哈飞档案馆中的应用，主要经历了三个阶段：金航百科软件的应用、金航百科与现行资料检索软件结合应用、金航百科与北航开发现行检索软件结合应用。以上三种档案管理技术的应用，基本解决了档案馆静态档案管理与纸质现行资料动态管理的业务工作问题，基本保证了公司纸质现行资料管理和档案管理的正常运行。另外，公司个别生产车间和部门通过其他方式开发了符合自己单位档案资料传阅、借阅、管理的小程序，实现局部档案资料的现代化管理。
公司网络技术迅速发展，办公自动化大范围普及应用，OA、dchill、LCA、C等各种信息数据管理平台在哈飞公司得到全面应用，期间产生了大量的电子文件资料；公司信息化总体水平不断提高，6S、保密、质量等工作在公司不断促进，使得公司档案资料的规范管理迫在眉睫；公司建设一级数字档案馆，等等。以上这些因素迫使哈飞公司档案馆要加快档案信息化建设，建成数字档案馆，适应新趋势的发展要求[1]。
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过去的档案管理系统已经不能适应新趋势下公司档案管理的需求，如：档案系统不能实现电子文件的管理、档案数据重复冗余、与公司其他类管理系统脱节、不能实现档案信息资共享，等等。哈飞公司档案馆应该寻求新的发展方式，以解决公司档案资料管理出现的问题。兰台系统是中航工业档案馆大力促普及的档案管理系统，全行业档案部门都在大力应用此系统，普及率约达90以上，并逐步构建满足档案信息资共享的数字档案馆，应用兰台系统是数字档案馆达标之平台构建的验收标准之一。兰台系统的出现可以帮助哈飞公司档案馆应对现在的形势，实现全公司档案资料管理包括电子文件的规范化管理，提升档案管理水平，使档案馆发展上新台阶。
二、应用兰台系统，规范现行资料管理
哈飞档案馆承担公司现行资料的接收、发放、复晒、分发、回收等工作，现行资料的管理是档案馆配合公司科研、生产、管理的重要工作环节。应用兰台系统，可以优化现行资料管理流程，解决原有系统应用中遇到的各种问题，从现行资料的头开展工作一直延伸到公司各单位资料室，全面实现现行资料管理的系统化、自动化和规范化。
1.规范现行资料接收管理。通过兰台系统可实现公司现行资料的接收规范性控制。现行资料设计者可将资料信息录入兰台系统，实现与档案馆的网上交接，相关人员可方便的查询现行资料的流转状态，可代替资料流转状态接收记录登记，保证了现行资料始终处于受控的状态。档案馆核对设计者网上移交信息与实物信息的正确性，无误后实现接收确认，如果发现问题及时驳回，避免错误信息的产生，这种避错率可以达到90，最终使应用于生产的资料正确率达到99.9以上。接收流程见图1。
2.规范现行资料发放管理。通过兰台系统，可以将档案馆现有的现行资料管理业务融会贯通，全面实现档案馆现行资料管理“一线通”管理。
具体流程：档案馆接收人员接收完成资料形成者的资料后，核对分发单位及资料著录信息，实现资料分发，分发信息自动流转入下一工作环节；档案馆派工人员、复晒人员、分发人员、档案人员、原件管理人员等实现网上信息核对确认；最后形成了“以一条信息数据为主线的拓扑管理结构”，即“一线通”管理，其避免
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了数据库中有多条重复数据的问题，也解决了档案馆自动化管理流程的不连贯性，保证了现行资料发放中的高质量、高效率管理，全面取代档案馆半自动化的现行资料发放管理模式。
3.规范现行资料室管理。使用兰台系统前，各单位资料室尤其是生产车间的资料室，仍使用传统的资料卡片管理模式，即占用了大量的单位工作空间，又使资料员的工作量加大，检索资料时，每天每次都要重复的查卡片，查图纸，结果往往做了很多的无用功，工作效率很低。
通过兰台系统，各资料室资料员可在网上查看到发到自己单位的现行资料；可对相应资料数据进行补充著录；可实现网上的资料传阅、资料借阅、资料下发等工作；可实现作废资料网上提交回收；可对本单位员工信息进行维护；可实现网上打印资料卷内目录、背签等，做好本单位的资料6S管理，等等。借助兰台，取消所有资料室的卡片登记记录，是全公司资料室管理共同的需求，兰台可实现公司资料室管理的自动化、规范化和系统化。
三、应用兰台系统，规范电子文件管理
针对电子文件管理，哈飞公司档案馆没有真正付诸实施，虽然已有相应的管理制度和程序文件，但是在實际工作中没有落实。这归因于没有完善的管理系统来统筹电子文件的管理。
针对应用于现行生产的电子文件，使用兰台系统可实现电子文件全文的自动上传，并与目录级数据自动对应，实现电子文件的网上接收与发放，各单位可查看到自己权限内的电子文件全文，可进行电子文件的网上二次传阅并进行跟踪控制，可保证电子文件传阅的及时性，使电子文件发放有章可循，解决公司面临电子文件发放途径多而乱的问题。
针对光盘、硬盘等载体形式的电子文件，责任单位可将此载体形式的电子文件上传到兰台系统中，在目录级数据中著录与其他载体的互见号，方便用户的检索。针对公司各类应用系统中存在的电子文件，如dchill、OA系统，兰台系统与上述系统进行集成，实现电子文件的在线归档，将电子全文上传到档案的全文服务器上，解决公司各类系统电子文件各自为家，归档不统一，不集中管理的问题，也避免了应用系统出现问题时，电子文件的安全受到威胁的问题。
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