文類件 別 文件名稱 文件編號 版頁次 次 A0 (1)-(4) 文件管制辦法 管理辦法 制定日期： 1. 總則 1.1 制定目的 為使公司內部文件均能有效的控管，使各單位使用之文件為最新版﹐必免錯用﹑漏用文件，特制訂此辦法。 1.2 適用範圍 舉凡本公司與管理系統有關之手冊、辦法、作業指導書及規范﹑表單、包含外來文件均屬之。 1.3 相關權責 1.3.1 文控室 (1) 文件之收文登錄與編碼發行。 (2) 原版文件保管。 (3) 文件之製作。 (4) 修改、廢止與補發之作業。 1.3.2 其他相關單位 (1) 相關文件之制作。 (2) 文件遺失、補分發之申請。 (3) 修改與廢止之申請及審議。 1.4 名詞定義 1.4.1 受控文件 本公司由文控中心列管與品質相關之文件和資料。 1.4.2 非受控文件 提供給客戶或其它有關機構作參考用途之文件與資料。
文類件 別 文件名稱 文件編號 版頁次 次 A0 (2)-(4) 文件管制辦法 制定日期： 管理辦法 1.4.3 外來文件 指由外部提供并對公司品質系統運作有直接關系的文件和資料(含外來傳真﹑電子文檔)﹐如客戶提供之文件﹑供應商提供之承認書及書籍等。 1.5 相關辦法 1.5.1 文件制作辦法。 1.5.2 辦法標準化管理準則。 2. 作業內容 2.1 作業流程 2.2 內容說明 2.2.1 文件編制、修訂 (1) 制度、辦法文件的編寫由各主辦單位負責，經權核主管批准后頒布實施，依「辦法標準化管理準則」執行。 (2) 其他有關程序說明、作業指導書、操作標准、表單等文件由各責任部門負責編寫，權責部門主管負責審核、批准。 (3) 凡列管文件和資料的編定，有跨部門作業時，由編制單位填寫《文件編制/修訂/廢止評審會簽單》提出申請，經相關單位會簽，并核准后交由文控室依審批程序辦理，具體參考《文件與記錄表單編制/修訂/廢止流程》(附件1)。 (4) 各文件編制單位將審批后的文件送交文控中心，并填寫《文控收件記錄》(附件2)
文類件 別 文件名稱 文件編號 版頁次 次 A0 (3)-(4) 文件管制辦法 管理辦法 制定日期： (5) 當生產急需對作業變更時(除開立ECN外)，可由相關課之生技對《生產作業指導書》臨時進行手改並簽名知會相關單位執行。手改文件最長不得超過7天。 (6) 擬案需統一標準格式書寫，參考「文件制作作業辦法」。 2.2.2 文件編碼/版次及撰寫 文件編碼/版次及撰寫依「文件制作作業辦法」之標準書寫，以達到整齊之目的。 2.2.3 發行/登錄/管控 第一﹑二階文件文控以電子檔共用，新編制的三階文件發放范圍由編制單位部門主管確認﹐并以《內部聯絡單》(附件3)的形式通知文控。 (2) 受控文件的發放由文控中心按核定的范圍將副本文件加蓋“文控中心發行”章印分發至相關單位，由文控填寫《文件發行履歷表》。 (3) 非受控文件則加蓋“參考文件”章印，并作好登記備查。 (4) 各單位需求或遺失本公司文控中心列管之文件資料時，應填寫《文件領用申請單》(附件4) ，經部門主管核定，交文控中心按上述辦法發放并追究遺失文件者之責任。 (5) 受控文件之正本保存于文控中心。 (6) 文件紙本檔保存期為更改前二個版本/次,電子檔保存十年。 (7) 失效、作廢文件，由文控負責收回並填寫《作廢文件存檔一覽表》﹐統一加蓋作廢章后做單面紙再利用(機密文件除外)文控列管原正本文件加蓋“參考文件”章印，應與有效文件資料隔放管理。 (8) 文控為質量體系文件總的管理單位，建立和維持一份《文件索引》附件5、一份《文件簽收單》和一套最新版本之正本文件。
文類件 別 文件名稱 文件編號 版頁次 次 A0 (4)-(4) 文件管制辦法 管理辦法 制定日期： 3. 附則 3.1 附件 3.1.1《文件與記錄表單編制/修訂/廢止流程》(附件1) 3.1.2 文控收件記錄(附件2) 3.1.3 內部聯絡單(附件3) 3.1.4 文件領用申請單(附件4) 3.1.5 文件索引(附件5)
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