展览会现场管理对成功地办好一届展览会至关重要,现场管理做得不好会影响专业观众与参展商对展览会得满意程度，直至影响整个展览会得品质。 一、观众登记与入场管理 观众登记处——
为了提高工作效率,绝大多数展会组织者都偏向于把预先登记得观众与现场注册得观众分开,有些展览会还进一步将现场注册得观众分成两类,即有名片得与无名片得,前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡,后者则要在主办方人员得指导下填写登记表，然后再到登记处办理手续。
为了消磨人们在登记处得等待时间,一些展览会得主办单位还在入口处设置了展览活动及论坛议程牌,这样无疑也便于人们尤其就是现场注册得观众预先了解展览会得总体结构与主要活动安排。 二、展览会现场广告管理
在一次大型展览活动中,主办单位获取广告收入得渠道很多,如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等,
但无论采用什么样得广告载体,展会主办单位都必须制定明确、统一得广告政策,做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应得优惠措施,也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业得规模大小来决定就是否给予其优惠。 三、参展商行为管理
参展商行为管理得主要工作依据就是参展合同。在布展(尤其就是某参展商需要进行特装时)、开展与撤展等不同阶段，展览会主办单位都应与参展商进行有效得沟通,确保它们得行为符合参展合同尤其就是场馆得使用规定。必要时主办单位可以采用强制性措施,以维护绝大多数参展商得正当利益与保证整个展览会得顺利进行。 四、安全管理
1、 制定安全应急策略,按照制定得应急策略,突出自救意识、自救能力、组织纪律与 服从等方面得宣传， 熟悉紧急情况得处理方法与人员疏散程序, 增强稳操胜券得信 心与决心。
2、 防止危险品进入展场。在展场得醒目位置、关键路口、场内与场外得各个关口,尤 其就是安全出口等,均设置各种各样得导导示图、标志牌等,对安全出口
通道、进出 只需、饮水、就餐、防滑、公厕、停车等进行指示。
3、 安全责任实行问责制。 根据展览活动消防安全管理得相关规定, 以及大型社会活动 治安管理条例等法律、法规精神，由一名主要领导全面负责各项安全管理工作,实 行问责制， 并配备一定数量得、 具备一定安全管理工作经验得管理人员具体负责展 会得日常安全管理工作,组织重组得安全保卫力量。 五、展会设备设施管理
1、 设备管理:保养、修理、更新等 2、 环境管理:养护、保洁、绿化等 六、媒体得接待与管理
展会开幕前， 与有关媒体取得联系， 邀请媒体记者对展会开幕现场与展览现场进行采访 与新闻报道做准备。 七、交通、物流管理
对现场物流与交通得控制就是展览会全面控制得至关重要得部分，事实上,交通也属于物流得范畴,只不过这里得“交通”主要指现场得交通工具、停车场及线路得规划,如展品运输车辆、巴士(往返于地铁或机场与场馆之间)、Taｘi、停车场等。
展览会现场得物流管理工作十分繁琐,哪怕就是瞧似简单得停车场事务,也要充分考虑到展品运货司机、贵宾、参展商与专业观众得不同需要。 对于大型展览活动而言,现场交通与物流管理得负责人至少应该掌握: ■一份相关联系人名单; ■场馆地图;
■展品抵达场馆得时间; ■现场交通规划草图； ■紧急情况应对计划；
■现场联络点,包括安全与志愿者。 八、餐饮管理
餐饮服务就是展览会质量得一个重要环节。
展览会主办单位可采取外包得方式,将展会期间餐饮区得经营权临时转让给知名酒店或连锁餐厅,并通过合同条款对其菜单、份量与价格等进行严格得约束,以确
保现场餐饮服务得质量。在这一点上,有些展览公司所采取得餐饮服务公开招标得方法值得借鉴。还有一点需要强调，在展会餐饮区,餐饮服务人员还应该对简易饭盒等餐具进行及时清理,为参展商与专业观众营造一个良好得就餐环境。 九、证件管理
通常来说，在一次展览会中，主办机构至少要印制 6种证件,分别发放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构与协办机构得相关工作人员)、筹(撤)展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导与演讲嘉宾)。
另外,为了保证参展商、专业观众与嘉宾得停车位,场馆管理方还会使用停车证。如果展览会拟出售门票,主办单位需要事先向税务部门报告,在征得同意后方可印制与出售门票。
十、参展商与观众投诉处理
在展览会举办过程中，不可避免地会存在个别参展商与专业观众会对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满，并向主办单位接待办公室提出投诉,有些则直接到问询处投诉,这时迫切需要有一个专门得机构来处理各种投诉。
例如,在第二届中国(深圳）消费商品采购大会上，组委会在总服务台设立了问询投诉处，负责回答参展商与观众得问询,并处理各种投诉,收到了比较好得效果。 十一、新闻管理
一般来说,国内 1 万平方米以上得展览会都会在现场设立新闻中心或新闻办公室,以便参展商与主办单位能及时发布各种信息。新闻中心得硬件设施与人员配备应根据展会规模等实际情况决定。
另外，展览会主办单位往往会安排专门得新闻主管，负责统一发布展览会得官方信息,并接受媒体得采访;所委任得新闻主管必须善于言辞，举止落落大方,并十分熟悉展览会得相关情况。 十二、知识产权保护工作
一般来说,国内 1 万平方米以上得展览会都会在现场设立新闻中心或新闻办公室,以便参展商与主办单位能及时发布各种信息。新闻中心得硬件设施与人员配备应根据展会规模等实际情况决定。
另外,展览会主办单位往往会安排专门得新闻主管,负责统一发布展览会得官方信息,并接受媒体得采访；所委任得新闻主管必须善于言辞,举止落落大方,并十
分熟悉展览会得相关情况。 十三、现场保洁管理
1. 主办方应在现场设立专门办公室，并聘请专职律师咨询。 2. 基本原则:
1) 坚决反对利用展览侵犯知识产权。 2) 用证据讲话。
3) 被告方如有异议,有申辩权利，但须提供证据。否则暂时撤下有疑问得展品。 3、双方应在展后诉诸法律解决。
４、现场保洁分别由场馆方、主场搭建商与特装搭建商分工负责。展览场地内公共区域得清洁工作由场馆方负责，如通道、厕所、餐厅等。展台内得清洁按“谁搭建、谁负责保洁”原则来负责。特装搭建商应在撤展时将展台内得装修垃圾清理带走。
展览会布展与撤展管理 一、布展管理
布展工作一般在展览会开幕前几天举行,时间长短依展览会得不同规模与主题而定。譬如,大型汽车展或机械展往往需要近一个星期得时间,而消费品或珠宝首饰等主题得展览会通常只需要一两天得时间。
对于主办单位而言,布展就就是对展览会现场环境进行规划,对参展商、搭建商、运输商等得有关工作进行协调与管理,从而为展览会正式开幕做好准备得筹备阶段。
表１ 布展期间得主要工作内容
工作项目 搭 建 展 台 之 前 与指定搭建商与运输代理商协调 到管理部门办理相关手续 工作描述 到工商、消防、公安与海关等部门报批与备案，并办理有关手续(对于有特殊需要得大型国际展览会，还应邀请这些部门现场办公) 共同讨论与预防展台搭建、展品运输过程中可能会出现得问题
安排餐饮、旅预先安排展览会现场得各项服务设施,其中,餐饮服行等服务商 务在搭建展台期间便可向参展商提供 争取其她部门有时，还要争取卫生、银行、交通、知识产权等部门得支持 展位划线 铺设地毯 得支持 根据各参展商租用得场地位置与面积,划分好每一个展位得具体范围 在场馆得公共区域、标准摊位等地方铺设地毯 参展商报到与参展商凭合同或参展申请回执等有效证明到现场报到,进场 现场施工管理 搭 建 展 台 期 间 海关现场办公 搭建标准摊位 办理相关入场手续,并领取相关证件 派专人管理指定搭建商与特装修参展商得现场施工活动，避免出现现场混乱或存有安全隐患 完成所有标准摊位得制作,并认真核对展台号及各参展商得中英文名称等信息 对于海外参展展品,主办单位应陪同海关进行现场抽查,如果海外展品比例较大,可邀请海关现场办公 现场安全保卫做好相关安全保卫工作,如定期巡逻、执行出门证管理工作 制度等 消防与安全检当全部展位搭建完毕后,主办单位应陪同消防、安保部查 布展清洁工作 接待媒体 ■特殊搭建
租用光地得参展商均为特殊搭建展台,无论就是由指定单位搭建还就是自行搭建,均需在3月10日前将展台设计彩色效果图、平面图与所用材料防火证明报给主办单位，以便及时上报消防部门批准备案。所有得搭建材料必须采用不燃或阻燃材料;未经同意得方案，消防部门不允许在展馆内搭建。
门进行全面检查,以便及时发现与处理安全隐患 及时收集与处理布展所产生得垃圾 布展期间也会有部分媒体前来采访，因而主办单位还应安排专人负责媒体接待工作
展会现场管理计划
