西北农林科技大学案卷档案整理规范
一、 立卷原则
各部门立卷归档时，应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门主要职能活动，便于查找利用为原则。
二、立卷程序
按照学校归档时间要求，由专（兼）职档案员按案卷类目将文件收齐后组成案卷，并对文件进行调整检查。基本程序如下：
1.检查案卷的文件份数。检查文件是否收集齐全完整，有无不需要归档的文件材料。
2.检查案卷文件的联系。依照案卷内容，检查文件是否存在相互混淆、重复或拆散文件联系的现象。
3.检查案卷文件保存价值。
4.检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。
三、立卷分类
1.按年度分开。先将文件材料按其形成或针对的年度分开。一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算归入针对年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的
非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。
2.按问题分开。将文件材料按其所反映的问题分开。短期保管的文件材料，不按作者、文号分类立卷，应按问题分类立卷。
3.按保管期限分开。按永久、长期和短期保管期限分开。 四、立卷组合
立卷组合一般应以问题为主。卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列：批复、批示在前，请示报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料按时间顺序排列。
五、 填写卷内文件目录
顺序号：以卷内每件文件材料的先后顺序填写的序号。 一般以每份文件材料单独计算为一件，正件与附件，按一件计算。 文号：文件制发机关的发文字号。件字号中的“字”、“第”、“号”字、文件编号中的“0”，如“07号”等，应如实录入。
责任者：形成该文件材料的单位或对该文件材料负有责任的署名者。一般是指文件材料的落款盖章单位或负责人。联合行文的责任者写前两个单位加等字。无责任者的文件材料，根据内容自拟责任者，外加“[ ]”号。
题名：即文件材料标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明内容的文件材料，可自拟标题，外加“[]”号。
日期：文件的形成时间。
页号：卷内文件起止页的编号。起止号中间用“－”连接；文件材料只有一页时，只录起始号不抄录结束号，但最后一份文件材料只有一页时，应录起止号，如：“n－n”。
六、编写页号和加盖档号章
成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件号。 卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；页号的位置在每页材料非装订线一侧的下角，用打号机逐页打号。一般从1开始编号。
卷内文件应逐件加盖档号章；并填写档号章的各个项目，编制件号。档号章的位置在每件文件首页的右上角。卷内文件的件数，一般以每份文件单独计算为一件。
七、拟写案卷标题
一般应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称(文种)。 八、装订案卷
对装订线以外有字迹的文件材料，或破损的文件材料以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊。对较大的表格，要适当地折叠。装订时，拆除文件材料上的金属物。表格材料要求表头位置向里或向上。
九、填写卷内备考表
本卷情况说明：填写卷内文件材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷整理完整后发生或发现的问题由档案馆有关管理人员填写，并签名标注时间。
立卷人：由组成本卷的责任者签名。
检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。 立卷时间：参见卷内文件目录中日期的填写要求。 十、 归档验收
各部门整理好案卷，并将案卷目录全部上传至“南大之星”档案管理系统之中，经学校档案馆管理人员检查合格后，双方履行签字手续，办理正式移交。
档案馆 2019年3月1日
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