董事会会议文件制作标准 +文件汇总 +格式
董事会会议文件制作标准及格式
一、 目的与适用范围 为了进一步规范 --------- 集团所属 企业董事会会议文件的制作，促进文件质量的提高，制定本 标准。
本标准适用于 ----- 集团所属已登记成立的企业董事会 会议文件的制作。 董事会文件内容要求
董事会会议文件包括但不限于以下文件： 会议通知； 委托其他董事代为出席的授权委托书； 会议签到簿；
会议议程； 议案及其附件； 董事会会议纪要及决议。 会议通知按下列要求送达，样本请见附件一： 授权委托书（参见附件三）应当载明：
委托人和受托人姓名、身份证号码；
授权范围，包括受托人是否有权对临时提案进行表决 授权时效； 委托人签字。
会议签到簿（参见附件四）内容包括会议名称、参会人 员姓名及职务、身份证号码、签名等。
会议议程 （参见附件五） 内容包括会议时间、 会议期限、 会议地点、会议主持人、参会人员、会议议题、具体议程安 排等。
议案的内容，应符合法律法规和企业章程关于董事会职 权的规定，
并应采取一事一文。 会议纪要（参见附件七） 应该记载内容如下：
会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质； 会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会 议列席人员；
会议议程；
议案汇报人的汇报意见； 董事发言要点；
每一决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票 的董事姓名；
列席监事与列席总经理的意见；
其它需要记录的情况。 董事会决议（参见附件八）应
记载内容如下：
会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质； 会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列 席人员； 决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对 票的董事姓名。 董事会决议由到会董事签字；代行签字的， 应当附相对应的董事授权委托书。 决议涉及对外报批的事 项，应一事一议，单独形成决议。 纪要与决议的区别
纪要和决议为董事会会议内容书面记录的主要文件形 式，两者特征和区别如下：
提供董事会会议使用的会册包括会册封面（参见附件 十）、会议议程、议案及相关附件，董事会会册原则上应与 会议通知一并于会议召开前
15 天发送至参会人员。
签署 于会议结束时协调与会董事签署、确认会议记录文件。 特殊情况下，可会后完成签署事项，但最迟不超过会后十五 日。
会议命名规则
各企业董事会届数通常为 3 年或 4年一届，以各企业章 程为准。董事会命名规则如下：
三、 董事会文件制作与归档要求
内容完整、 文字准确、 格式标准、 纸型统一、 装订规范、 外观整洁。
会议结束后，企业应当制作董事会会议档案。档案材料 包括会议通知、通知回执、会议签到簿、委托其他董事代为 出席的授权委托书、会议材料、董事签字确认的会议纪要及 决议。
每次董事会会议档案应当单独装订成册，按照董事会会 议名称连续编号。会议档案由企业永久保存。会议档案须附 目录（参见附件十一） 。
企业应当在每次董事会会议后一个月内，将董事会会议 档案副本以书面和电子文件的形式报送股东。公司设有股东 会的，股东会文件制作标准参照董事会文件制作标准执行。
四、 执行时间
本标准自颁发之日起执行。 附件一、会议通知 附件二、回执 附件三、授权委托书 附件四、会议签到簿
附件五、会议议程 附件六、董事会会议议案 附件七、会议纪要 附件八、会议决议 附件九、临时会议决议 附件十、会册封面 附件十一、目录 关于召开 _________ 公司 第 _____ 届董事会第 _______ 次会议的通知 各位董事：
兹决定召开 _________ 公司第 ___届董事会第 现将有关内容通知如下：
一、主持人：
二、召开时间： _______ 年 __月 ____ 日 三、召开地点： 四、参会人员： 五、列席人员： （一）监事：
次会议
（二）会议记录人员 （三）公司邀请的其他人员 六、拟审议事项： （一） [ 议题描述 ] ； （二） [ 议题描述 ] ； （三） [ 议题描述 ] ； 七、注意事项：
（一） 本次会议应由董事本人出席， 如因故不能出席的， 可以书面委托其他董事代为出席，并在授权书中注明授权范 围。董事未出席会议、又未委托其他董事代为出席的，视为 放弃本次会议表决权。
（二）请参加会议的人员带齐身份证原件、复印件。
（三）请填写《回执》 、《授权委托书》 （需授权董事签 名）并在召开会议时交回会议联系人。
（四）由于会议时间有限，为保证会议效率，请各位董 事能提前审阅会议的所有议案，并尽可能在会前形成一致意 见。
八、联系方式： 姓名： 地址： 电话： 传真：
特此通知，敬请准时出席会议。
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