董事会会议文件制作标准 +文件汇总 +格式
董事会会议文件制作标准及格式
一、 目的与适用范围 为了进一步规范 --------- 集团所属 企业董事会会议文件的制作,促进文件质量的提高,制定本 标准。
本标准适用于 ----- 集团所属已登记成立的企业董事会 会议文件的制作。 董事会文件内容要求
董事会会议文件包括但不限于以下文件: 会议通知; 委托其他董事代为出席的授权委托书; 会议签到簿;
会议议程; 议案及其附件; 董事会会议纪要及决议。 会议通知按下列要求送达,样本请见附件一: 授权委托书(参见附件三)应当载明:
委托人和受托人姓名、身份证号码;
授权范围,包括受托人是否有权对临时提案进行表决 授权时效; 委托人签字。
会议签到簿(参见附件四)内容包括会议名称、参会人 员姓名及职务、身份证号码、签名等。
会议议程 (参见附件五) 内容包括会议时间、 会议期限、 会议地点、会议主持人、参会人员、会议议题、具体议程安 排等。
议案的内容,应符合法律法规和企业章程关于董事会职 权的规定,
并应采取一事一文。 会议纪要(参见附件七) 应该记载内容如下:
会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质; 会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况,会 议列席人员;
会议议程;
议案汇报人的汇报意见; 董事发言要点;
每一决议事项的表决方式和结果,包括投弃权和反对票 的董事姓名;
列席监事与列席总经理的意见;
其它需要记录的情况。 董事会决议(参见附件八)应
记载内容如下:
会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质; 会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况,会议列 席人员; 决议事项的表决方式和结果,包括投弃权和反对 票的董事姓名。 董事会决议由到会董事签字;代行签字的, 应当附相对应的董事授权委托书。 决议涉及对外报批的事 项,应一事一议,单独形成决议。 纪要与决议的区别
纪要和决议为董事会会议内容书面记录的主要文件形 式,两者特征和区别如下:
提供董事会会议使用的会册包括会册封面(参见附件 十)、会议议程、议案及相关附件,董事会会册原则上应与 会议通知一并于会议召开前
15 天发送至参会人员。
签署 于会议结束时协调与会董事签署、确认会议记录文件。 特殊情况下,可会后完成签署事项,但最迟不超过会后十五 日。
会议命名规则
各企业董事会届数通常为 3 年或 4年一届,以各企业章 程为准。董事会命名规则如下:
三、 董事会文件制作与归档要求
内容完整、 文字准确、 格式标准、 纸型统一、 装订规范、 外观整洁。
会议结束后,企业应当制作董事会会议档案。档案材料 包括会议通知、通知回执、会议签到簿、委托其他董事代为 出席的授权委托书、会议材料、董事签字确认的会议纪要及 决议。
每次董事会会议档案应当单独装订成册,按照董事会会 议名称连续编号。会议档案由企业永久保存。会议档案须附 目录(参见附件十一) 。
企业应当在每次董事会会议后一个月内,将董事会会议 档案副本以书面和电子文件的形式报送股东。公司设有股东 会的,股东会文件制作标准参照董事会文件制作标准执行。
四、 执行时间
本标准自颁发之日起执行。 附件一、会议通知 附件二、回执 附件三、授权委托书 附件四、会议签到簿
附件五、会议议程 附件六、董事会会议议案 附件七、会议纪要 附件八、会议决议 附件九、临时会议决议 附件十、会册封面 附件十一、目录 关于召开 _________ 公司 第 _____ 届董事会第 _______ 次会议的通知 各位董事:
兹决定召开 _________ 公司第 ___届董事会第 现将有关内容通知如下:
一、主持人:
二、召开时间: _______ 年 __月 ____ 日 三、召开地点: 四、参会人员: 五、列席人员: (一)监事:
次会议
(二)会议记录人员 (三)公司邀请的其他人员 六、拟审议事项: (一) [ 议题描述 ] ; (二) [ 议题描述 ] ; (三) [ 议题描述 ] ; 七、注意事项:
(一) 本次会议应由董事本人出席, 如因故不能出席的, 可以书面委托其他董事代为出席,并在授权书中注明授权范 围。董事未出席会议、又未委托其他董事代为出席的,视为 放弃本次会议表决权。
(二)请参加会议的人员带齐身份证原件、复印件。
(三)请填写《回执》 、《授权委托书》 (需授权董事签 名)并在召开会议时交回会议联系人。
(四)由于会议时间有限,为保证会议效率,请各位董 事能提前审阅会议的所有议案,并尽可能在会前形成一致意 见。
八、联系方式: 姓名: 地址: 电话: 传真:
特此通知,敬请准时出席会议。
董事会会议文件制作标准+文件汇总+格式参考
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