退货管制程序
一﹑目的:
为使客户退回之成品能积极有效的处理, 俾使相关权责单位针对退货原因检讨改善,以减少公司损失, 并为落实应收帐款管理, 特订本规则. 二﹑范围:
凡一切成品经出厂后再入厂者均适用之. 三﹑内容:
3.1 退货确认
所有公司退货须经业务部产品经理以上主管及业务专责人同意之后, 会生产部(副)厂长及产销组主管确认是否确需退货之后,资材课方可安排外车司机前去收货, 未经上述权责单位或个人同意, 外车司机拉回之退货, 资材课不予收货入库, 且对拉货司机予以处罚. 3.2. 退货通知
3.2.1. 已安排退货之<<退货通知单>>由营业助理编号.业务专责人注明退货原因,由产品经
理以上主管, 生产部(副)厂长及产销组主管确认签核之后转交资材, 资材以 “退货通知单” 办理相关手续. 若无编号.退货原因和产品经理以上主管, 生产部(副)厂长及产销组主管确认签核之[退货通知单], 资材课不予作帐. 3.3 载运退货
3.3.1资材派车专责人接到[退货通知单]后立即通知货运司机前去拉退货,承运司机必须要求客户开立出(退)货单, 凭以作为退货处理之依据, 或在本公司之送货单上注明实收数量及退回之数量.
3.3.2.现场退货:承运司机必须打电话通知出货专责人,由其征得产品经理以上主管,产销组主管同意之后, 始可承载 .
3.3.3.现场退货司机必须要求客户开立出(退)货单, 凭以作为退货处理之依据, 或在本公司之送货单上注明实收数量及退回之数量. 3.4 守卫登记
退货品载回工厂, 司机须在守卫室填写 “退货品守卫查检表” , 3.5 过磅
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所有退货必须过磅,如为小量之退货品(20KG以下), 则交由成品专责人或代理人过磅,超过 20KG之退货,货运司机须将磅单交于资材课,自提车之退货过磅,磅单由叉车手转交相关专责人. 3.6 暂且存放
所有退货必须由叉车手卸货,绝对不允许司机在无人知道的情况下私自将退货品卸下,叉车 手下完退货后,放置于暂存品区域并在[退货通知单]上注明批号﹑储区﹑车号. 3.7 确认
3.7.1资材课根据[退货通知单]上之退货原因,会品保课判定其质量无虞者由资材直接入库,
若无法确认质量者,先全部暂入不良.由品保课负责取样给品管单位检测之后,依3.9.2处理.
3.7.2 资材课成品专责人确定退货品入正常或不良品时,需先确定其厂内品名﹑批号﹑实收
件数﹑实收数量, 并贴上厂内品名标签或(常用)标签品名.不良品需贴上红色专用不合格品标签 (原则上当天之内完毕)
3.8 开退货单﹑退货对账单
3.8.1 退货处理完毕后, 资材成品专责人根据处理结果填写 [退货单]﹑[退货对账单],并在
[退货对账单] 上注明批号﹑储区,是入正常还是不良,然后将 [退货对账单]第二联交给资材助理作帐.
3.8.2 对于调货等任何之退货,资材以实收实到之实物进行作帐,如末收到实际货物,则资材不
予上帐.
3.8.3 退货品之运费用由派车专责人依照标准结算. 3.9 审单
3.9.1 资材成品专责人或代理人将填好之[退货单]共三联,(一﹑二联附磅单)﹑[退货对账单]
共二联(第一联)交于主管审查签字后转呈业务部助理.
3.9.2 业务助理将上述之单据输入计算机后呈业务专责人并转呈产品经理签核,详细说明
退货原因﹑退货损失等.业务签单完后[退货单]之第一联送品保课会相关权责单位探讨处理对策及再发防止,并存档备查, [退货单]的第二联及[退货对账单] (第一联)交于会计单位.
3.9.3 [退货单]第三联由资材送品保课追踪 3.10 冲帐
3.10.1 [退货对账单]第一联及磅单(会计联)交会计部门,会计部门必须有[退货单]第二联
及[退货对账单]第一联附磅单(会计联),方可冲帐.
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3.10.2 [退货对账单]第二联及磅单保存于资材课,以备查询.
3.10.3 针对小量之退货品, 由成品专责人过磅之后确认其数量及品名, 填写 [退货对账
单] .[退货单],具体之流程同3.9.1~3.10.2.
3.11 记录存档
3.11.1 资材课将[退货对账单](第二联)由资材助理输入成品库存异动明细表之中. 3.11.2 每月三号前资材课须汇总上个月全月之退货品整理成 “____年____月退货统计表”
呈各部门经理及品保课, 再转呈总经理, 以便了解退货状况.
3.12 跟催结案
3.12.1 品保课必须跟催各单位处理进度, 务必作到处理完毕始可结案. 3.12.2品保课于QMU月报时提出汇总处理报告及检讨改善方案.
四.内部退货:
4.1定义:凡是客户当时未签收之退货均属之;
4.2客户未签收之退货,承运司机需电话告知出货专责人,由其通知业务专责人协调客户签收,若
仍无法协调,则由出货专责人电话通知承运司机拉回.
4.3.未签收之退货由出货专责人开立[送货单签收差异表]交业务部签完后转交成品专责人或代
理人开立[退货对账单].
4.4.[退货对账单]附磅单交于资材助理入帐,[送货单签收差异表]第一联交业务助理,第二联附磅
单交于会计部门,第三联由资材课存档备查.
五﹑注意事项:
5.1 产销组接到退货通知后,视退货原因决定是否派人随业务人员到客户处了解情况,协助处理.
5.2资材卸下之退货品, 必须标示厂内品名, 不能确定之品名, 需请示相关主管,以便处理. 5.3每月月底财务人员必须与营业助理, 核对退货品之品名﹑数量﹑以免遗漏.
5.4 凡客户之退货单或送货单有注明退货, 而资材未收到退货之情形, 需报请产销组会业务人
员及营业经理处理.
5.5 资材课必须有[退货通知单]后再开具[退货单]及[退货对账单].
5.6会计当月退货入当月份帐, 扣当月货款, 若预扣前月货款, 请业务专责人填出何时之出货
及扣何月货款, 以便会计备注 .
六﹑使用表单 :
6.1 [退货通知单]) 6.2 [退货单] 6.3 [退货对账单]
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6.4 [___年___月退货明细] 6.5 [退货品守卫查检表] 6.6[送货单签收差异表] 项次 1 2 3 流程 权责单位 业务部 生产部 产销组 业务部 所有公司退货须经业务部产品经理以上主管及业务专责人同意之流程说明 使用表单 退貨確認退貨通知生产部 产销组 资材课 后, 会生产部(副)厂长及产销组主 管确认 所有退货须经业务助理开具[退货 [退货通知单] 通知单] [退货通知单] 需产品经理以上主管, 生产部(副)厂长及产销组主管确认签核之退货,由资材派车专责人派车前去拉退货 載運退貨 2/7
4 5 6 7 [退货品守卫查检 表] 守衛登記 守卫组 所有退货必须到守卫登记 筁 筁 守卫组 退货登记后必须过磅 资材课 拉回之退货由叉车手先行卸在暂 存区 品保课 OK筁 筁 资材课 退货品首先由资材会品保课依[退货通知单]上之退货原因初步判定 品保课 资材课 1. 合格者直接入正常 品管课 2. 不合格者依<<不合格品管制程 序办理>> 筁筁筁筁筁正常品入庫 2/7
退货管理程序
