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关于高校档案管理信息化建设的思考
作者：张子义
来源：《知识文库》2020年第13期
科学技术飞速发展的今天，信息化时代已然到来，老旧式档案管理模式已经难以满足社会发展需求。高校档案信息是现在社会经济发展过程中的重要资源形式，与此同时，也是社会软实力的有力彰显，所以说高校档案信息化发展是大势所趋。本文从实际角度出发，对高校档案管理信息化建设方案予以详细分析和阐述。
社会在发展，时代在进步，高校档案管理方式层面的变化可谓天翻地覆，由传统管理模式慢慢朝着信息化方位转变。信息化技术融入到高校档案管理工作中来，提升了后者工作的有效性和便捷性，不仅如此，也相对推动了档案管理工作未来的可持续发展，所以做好高校档案管理信息化建设，就显得尤为关键和重要。
我们通常所说的档案管理信息化建设，便是在档案管理阶段内，使得档案信息达成集接受、传递、存储、共享于一体的计算机网络技术操作手段，之后对档案资源予以高效配置和科学应用，实现真正意义上的社会性档案信息全面共享，由此来强化档案信息本身利用效率和服务质量。
高校档案管理信息化，即为最大限度上借助计算机技术和数字化技术等模式，针对高校档案信息资源予以收集和管理以及开发利用的一个过程，期间要求档案信息务必要实现高度共享。关于高校档案信息化管理内涵，以下将作出几点阐述：首先是对高校档案资源予以透彻开发，随之将数字化技术视为基本媒介，循序渐进达成高校档案信息资源数字化发展格局;其次是科学有效的使用计算机技术，让高校内部相关档案业务管理活动可以完成自动化转变，并且可以一体化进行对接收、传递和存储以及浏览等工作的处理;再者是使用网络即时进行档案信息资源交流共享，最大限度上彰显出高校档案信息资源的核心价值和意义;最后是高校档案管理信息化不能一蹴而就，是一个由浅入深、由点及面的行进过程，高校档案管理信息是信息技术普及和不断应用的一个过程，与此同时，也是对信息资源进行有效开发和利用的一个过程，高校档案管理信息化发展便代表着信息服务的发展效力，是信息活动日渐延伸的一个过程。 2.1 资源共享性体现
需知，高校档案管理信息化涵盖了资料存取功能以及档案服务功能，并且和国际网络之间达成了相互连接，所以便为高校内部和社会上的网络用户提供多累数据可文献资源检索服务和咨询服务，资源共享优势突出，方便大家去掌握最新学术动态。 2.2 安全实效性突出
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高校档案管理信息化，可以保障档案资料保存的完整性和安全性。因为高校档案资料都需要长久保存，旨在提升存储环境质量且防止文档受损，每年都要支出大额档案保管经费，再加上要反复的翻看档案，这就在无形之中造成了档案受损和丢失情况出现，不利于文档保管和利用。处在数字化的运作模式下，校内档案资料通过数字信息转换模式会永久保存到电脑里，就算原件损坏和丢失，这些珍贵信息资料也不会丢失。因为档案查阅通常都在网络上进行，所以档案原始资料受损可能性便会大大降低。 2.3 服務有效性彰显
高校档案管理信息化操作，可以稳步提升档案工作效率和管理质量。高校档案管理数字化模式形成，一改往日传统老旧套路，持续推进了档案管理标准化和规范化发展进程。档案数字化管理让高校档案存储和查询以资料借阅等工作变得愈加的高效和稳定，基于此，稳步提升高校档案管理工作效率和整体水准。应该了解到，档案管理信息化实则是学校数字化校园建设中的必备要素，随着计算机技术的快速发展和完善，加之当下办公自动化不断普及，近些年产生了综合性的电子文件和档案类型，所涉内容繁多，其囊括了高校教科研相关内容以及学校管理内容等，这样一来，学校档案载体不再是以纸质媒介为主，磁性载体和光介质载体相继进入大众视野，到现在形成了多元化载体并存格局。基于上述所言，高校档案管理工作要同样的基于信息化平台来运作，对数字化信息资源予以接收和整理以及存档等。
现在，高校档案管理工作是全国各大高校管理工作中的重要组成部分，当前时代是信息化时代，旨在全面推动学校管理建设工作的发展进程，很多学校都开始进行档案管理工作改进和创新，但是还是存在一些弊病，包含着主客观两个方面。 3.1 工作人员素养低下、工作能力不达标
部分高校中的档案管理人员，一般情况下均以临时聘任为主，这些人员尚未经过专业档案知识、技能层面的培训，不了解档案管理工作的具体操作流程以及相关注意事项，也没有认识到档案管理工作的重要性与内涵，大都自作主张，根据自己的思维模式来管理档案，这样便会造成信息的丢失和不完备情况出现。学校方面没有对档案管理人员重要性加以认知，另外，档案工作资金投入显著不足，不重视对档案管理工作人员的教育培训和深造，导致了工作人员掌握的技能和学识满足不了档案工作需求和未来学校发展需求。 3.2 校内档案管理设施陈旧、技术服务水平差
档案管理工作实践流程中，国内各地区院校的差异主要体现在地区差异上，也就是南北方的差异，南方高校管理水平普遍优于北方高校管理水平，之所以出现这种情况，资金投入水平迥异便是主要原因，很多一流高校资金来源相对来说比较广泛，学校可利用资金源众多，学校档案管理工作投入的资金额度便会增加，但是普通高校却不然，其资金来源渠道少且资金匮乏，导致投入到档案管理工作中的资金就少，使得后续学校档案管理工作变得举步维艰。
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当前高校档案管理工作的核心发展目标便是实现信息化管理和数字化管理，之后在此基础上全面推动高校发展。怎样将高校档案管理水平上升一个档次，从而维系档案管理力度不失衡，不断提升档案工作水平和效率，要从以下几个方面入手解决： 4.1 人才队伍建设
正确的做法是，需要加强档案管理团队的建设力度，不断提升档案管理工作人员的素养。高校档案管理人员素质不达标，会对档案管理工作带来很大影响，阻碍档案工作的发展和优化，现在档案管理工作效果不佳，管理人员素质低下是主要问题。因此就要加强对高校档案管理工作人员素质的培养，还有就是对其专业技能进行培养，定期对档案管理工作人员进行系统化、常态化培训，提升他们的技能水平，与此同时，日渐强化他们对档案管理工作的认知程度，让他们学会使用新技术和新方法等进行档案管理，在实践中获取真知，如此方可提升高校档案管理工作的整体水平。 4.2 加大资金投入力度
一定要加大高校档案信息化管理工作的资金投入量，最大限度上提升档案管理信息化能效。现在，高校档案管理工作中的突出弊病便是管理设施陈旧、资金匮乏，尚无雄厚资金支持，档案管理工作便难以落实到位。所以说，各大高校就要积极的引入社会资金，持续拓宽资金渠道和路径，之后在此基础上不断引进和更新设施，而后去大力提升档案管理工作的整体质量。
4.3 管理手段的创新优化
高校档案管理信息化手段的创新势在必行，目的便是为了创设出具备本校特色的档案管理体系。部分学校进行档案管理的时候，一般都是以单一化档案归类模式为主，这种模式虽然操作简单，但是在以后进行档案查找时会相当困难，甚至会造成重要档案信息流失，特色校园建设也不见成效。因此，必须要提升高校档案管理信息化建设水平，在日常工作中不忘技术创新，及时的进行现代化管理手段融入，构筑成一套具备本校特色属性的高校档案管理结构体系。
当前高校档案管理中的突出问题便是怎样将档案管理信息化建设做到尽善尽美，之后在此基础上减少工作量、减轻工作人员的压力。现在，诸多高校都在履行档案管理信息化建设任务，但是期间仍旧存在着诸多弊端和不足，所以务必要针对性的予以处理，从而更好更优的提升高校档案管理信息化建设效率和质量，促进高校一切工作的有条不紊进行。 （作者单位：青岛大学研究生院）
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