公司业务档案管理制度
九、业务档案管理制度
第一章 总 则
第一条 为了维护XXXXXXX有限公司及委托单位的利益与合法权益,规范本公司的业务档案管理,根据《中华人民共与国档案法》、《中华人民共与国档案法实施办法》,结合本公司的具体情况,特制订本制度。
第二条 本制度中所称档案就是指各部门在对项目进行市场调查、数据分析等绩效评价活动中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。
第三条 本公司各类业务档案的所有权归本公司所有。各类业务档案由办公室统一管理,对各类业务档案进行日常管理、分类、整理、编目、借阅、销毁等工作。
第四条 本公司业务档案实行集中统一管理,接受同级档案行政管理部门、山东省财政厅等有关部门的监督、指导。
第二章 业务档案的收集与管理
第五条 档案收集:业务档案就是本公司业务活动中形成的凭证底稿与文件资料,它就是反映本公司业务活动的真实记录。业务人员在办理业务过程中,所需文件,权属证明、会计资料与其她相关资料应收集充分,以备核查与调阅。
第六条 归档收集范围:各项绩效评价报告印稿,绩效评价工作底稿及业务资料、报表等,包括综合类、业务类及备查类工作底稿。
公司业务档案管理制度
第七条 业务档案管理的基本内容包括:按照业务档案管理规范化、科学化、制度化要求,对业务报告、工作底稿等业务文件材料进行收集、分类、整理、编目、立卷、归档、保管、利用、鉴定与销毁。
第八条 各业务人员在业务工作结束后,必须将业务工作过程中形成的文件材料与工作底稿按归档要求进行收集、分类、整理后及时向档案管理人员移交,任何人不得拒绝归档或将信息私留。
第九条 各业务项目小组,在每个业务项目完成后,由项目负责人指定专人,按照业务类工作底稿与备查类工作底稿分别进行整理。业务类工作底稿按照业务工作底稿目录的顺序排列装订,永久性工作底稿(备查类)按永久性工作底稿目录的顺序整理装订。装订后的工作底稿要规范整洁。
第十条 各类业务档案归档内容包括以下四类:
1、 相应项目当期档案纸质版。
2、 永久性档案纸质版(即备查工作底稿档案)。
3、 留存正式的绩效评价报告。报告已正式签字盖章生效。 4、 底稿电子版。
第十一条 业务档案的立卷程序包括以下工作:
1、 组卷:按照委托单位项目号划分,原则上组成一个案卷。 2、 公司承接绩效评价项目按照年度及项目号排序,卷内的材料按照工作底稿目录的内容排序。
3、 业务档案复核:档案归类、整理完成后,项目负责人对工作底稿全面审核确认无误后,在相应位置签字;立卷人将项
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目复核后的档案交至档案复核人,在相应位置签字。 4、 业务档案装订:业务档案复核完毕后,去除所有文件材料附带物。要求统一填写案卷封面,注明客户名称、业务类别、期间、册书、归档日期、归档人等相关信息。永久性档案需单独装订成册,并注明档案类别。
5、 业务档案移交:业务档案立卷完毕后,应及时将业务档案交公司档案管理员保管,并办理档案移交手续,档案管理员需验收确认无误后归档。
第十二条 各业务类档案,由立卷人编制档案清单向档案室移交,档案室验收后,按照业务项目与业务报告文号顺序编制案卷目录。凡不符合立卷归档要求的则令其退回,重新按要求立卷归档。对验收合格的业务档案,移交人与接交人要在移交清单上签字确认。 第十三条 移交后的各业务类档案,档案室人员根据移交清单,按照档案的类别编制《皓诚投资咨询有限公司档案目录》,编制好的档案目录,验收合格后正式归档保存。
第十四条 公司业务档案管理人员因工作需要发生变动时,应办理档案交接手续,安排有关人员监交。交接手续办理完毕后,移交人、接受人、监交人均在移交表上签章。移交人必须办理完移交手续后方可一离开。若有一方未按照规定移交档案,将追究其责任。
第十五条 业务人员调(离)职之前,须有档案管理员在问询业务人员所在部门经理意见后在《人员调离签单》中签署业务档案移交检查就是否符合规定的意见。凡有未交业务档案的,应补交相应的业务
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