浅析海水淡化工程资料的管理
作者：刘锡文
来源：《办公室业务（下半月）》 2024年第10期
文/自然资源部天津海水淡化与综合利用研究所 刘锡文
【摘要】本文针对海水淡化工程资料管理对工程质量、安全、进度和成本的影响，分析工程资料管理的重要性及海水淡化工程资料的内容和特点，提出工程资料管理需要注意的问题和加强资料管理的建议。对资料管理工作重点进行总结，为完善海水淡化工程资料管理工作提供参考。
【关键词】海水淡化工程；资料管理；编制；收集；整理
随着海水淡化工程规模不断扩大，对工程质量、安全、进度和成本的要求也逐步提高，而这些要求都是与工程资料管理密切相关的。工程资料是记载着整个工程从提出到竣工交付使用的全过程的重要文件，工程资料管理的好坏直接反映了整个工程的管理水平，也决定了工程是否能够顺利实施。因此，做好工程资料管理工作是非常重要的。
一、工程资料管理的重要性
（一）工程资料是竣工验收的必备条件。审查工程资料是竣工验收工作中的重要内容之一，完整、准确的工程资料才能保证验收工作顺利完成。在竣工验收前需要检查整理工程资料，并将竣工图按专业装订成册，还要进行工程验收前工程资料的自查工作。
（二）工程资料管理是提升工程质量的重要手段。在工程建设的不同阶段按照要求进行检测、验证，尤其是施工阶段的工程资料管理，对工程质量的影响最大。例如，工程材料或设备进入施工现场的检测报告、出厂合格证、使用说明书及施工现场检验记录；施工过程中的施工记录、现场的照片、录像等。通过这些工程资料的管理可以及时发现并纠正问题，也为后续出现问题后查找原因提供依据。
（三）工程资料的管理为查询信息提供可靠的依据。工程资料记录了工程建设和管理的全过程，是工程进行验收、使用、维修、评价的重要凭证，也为工程后期的改建、扩建及其他工程的建设提供参考，具有整理和保存价值。
二、海水淡化工程资料的内容及特点
（一）海水淡化工程资料的内容。海水淡化工程资料纷繁众多，涵盖了从提出到竣工投入使用的全过程，依照时序性可分为施工前期文件资料、监理文件资料、施工文件资料、竣工文件资料。其中施工文件资料较多，为了提高管理效率，便于资料的整理保存，将施工文件资料分为四类，包括施工管理文件、施工技术文件、施工检测文件、质量管理文件。工程资料的形式包括文字材料、图表、图形材料（设计图、相片）、音频、视频等。
（二）海水淡化工程资料的特点。1.较复杂。在土建工程施工完成后，开始进行海水淡化设备、管路的安装，以及电气设备、控制系统的安装工作。在安装过程中，通常会发生不同工艺阶段的设备（如水箱、水泵、过滤器、超滤膜组、反渗透膜组等）同时现场安装的情况，施工文件资料的编制、收集的工作量大，经常做重复性的工作，使得资料容易混淆。2.收集难度大。一般海水淡化工程的建设周期一至两年或者三至五年，工程建设地点大多比较偏远，施工过程中资料管理人员不可能一直在现场，需要资料管理人员和现场技术人员及时沟通，做好资料的收集和整理。3.变更率高。海水淡化设备较多，虽然采用三维设计提高了设计精确度，但
还是会存在现场施工条件不具备的情况。另外，在施工过程中，根据现场实际情况，在原设计基础上采用了新工艺或新技术，这些设计优化也会使原施工图发生变更。因此，要做到工程资料中设计变更和设计文件一致，使工程资料能够真实反映设计变化。
三、工程资料管理过程中需要注意的问题
（一）真实性。工程资料应该能够准确、客观地反映工程建设活动和技术水平。工程资料的填写要实事求是，现场施工情况不仅要准确反映在施工记录中，而且要与施工图相一致。
（二）完整性。工程资料应该收集齐全，能够反映整个工程活动的全部内容和工程面貌。在工程建设不同阶段，需要填写相应的工程资料，要注意避免漏填的情况，也要注意现场工程资料的收集，以避免发生资料遗失、破损等现象。
（三）规范性。工程资料填写格式、内容要符合相应规范的要求。另外，审批或检验类文件资料不能找别人代签，也不能不按审批或检验顺序签字。
四、加强工程资料管理的建议
（一）完善工程资料管理制度。1.建立工程资料管理办法。依据工程资料管理相关标准规范，结合海水淡化工程实际，制定出工程资料管理办法。在办法中明确规定的内容包括：资料管理相关部门的负责人和资料员的职责；资料管理的具体实施办法；工程建设全过程应编制、收集、整理和保存的资料内容等。2.建立完善的考核机制。为保证工程资料管理的规范化，定期组织资料管理相关人员进行资料审查，以检查和监督资料管理工作是否落实到位。另外，对于认真负责的资料管理人员应给予一定的奖励，提高工作积极性，使资料管理工作水平不断提高。
（二）有效控制资料形成的过程。1.施工前期的工作。从项目的提出到施工图的设计、评审，以及工程招投标工作的完成，涉及施工前期的工程资料内容较多。工程资料员需要了解工程概况；检查施工前的工程资料，如施工图的审批、施工组织设计、施工方案、技术交底等；对施工蓝图及施工资料进行综合分析和比较，以判断施工设计是否适宜；整理施工过程中用到的设备和材料信息；明确施工过程中要注意的环节；明确施工过程所包含的工作内容以及具体工程流程。在施工前做好上述工作，能够为顺利开展施工工作奠定基础。2.施工阶段工作。施工阶段资料管理工作的关键是工程资料要与工程进度同步，以反映工程的实际情况。在施工过程中，对工程设备和材料的进场要有检测记录（规格、型号、数量、合格证等信息）；施工日志要反映施工现场每天实际发生的事项，不同施工阶段也要有验收报告，并且要保证记录的真实性；在现场设备安装完成后，要详细记录调试运行过程，并进行水质检验。最后，在整个施工过程结束后，依据施工过程中的设计变更记录，检查整理最终的竣工图。3.竣工验收阶段工作。要对整个工程的文件资料按发生的时间顺序进行核查，检查是否有遗漏和缺失，并进行分类整理，将资料和竣工图装订成册。依据竣工验收要求，准备验收文件资料，编制竣工验收目录和验收报告等相关验收内容，确保工程通过验收。
（三）提升资料管理人员的综合素质。首先，要加强资料管理员的思想道德教育。良好的思想道德素质是做好工作的前提，通过组织定期的培训，增强工作责任心，提高工作自觉性，加强职业道德教育。其次，在工作中理论与实践相结合。不断加强理论知识学习，了解海水淡化工程资料管理的相关标准规范，掌握工艺、设备相关技术知识，能够解析并校核施工图。在实践应用中积累和创新，不断提高业务能力。
（四）工程资料的数字化管理。随着科技的进步，工程资料电子化成为必然趋势。虽然，纸质资料的真实性和可靠性要强于电子资料，但电子资料与纸质资料相比，具有检索速度快、占用空间小、可重复利用、归纳整理方便、安全性高等优点。因此，在资料管理过程中，采用
以电子资料为主的管理方式。另外，也要根据实际工作需要，同时保存部分资料的纸质版和电子版。
五、结论
工程资料的编制、收集、整理、保存，每个环节都很重要，都要认真对待，这是个长期的工作。就工程资料管理工作而言，要着重做到三个方面：首先，工程资料员要尽职尽责，耐心做好资料管理每个环节的工作。其次，需要工程资料管理人员与相关人员共同配合协作，也需要参建单位、监理单位、施工单位间的相互支持。最后，在资料工作中不断总结、完善、创新，提升资料管理工作水平。
【基金：太阳能光热低碳海水淡化系统关键技术研究与集成示范-可再生能源海水淡化关键技术研究（海南省重大科技项目，编号：ZDKJ2016010）】
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浅析海水淡化工程资料的管理
