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浅谈文秘人员如何做好信息保密工作
作者：王庆
来源：《当代旅游》2024年第08期
摘要：秘书人员应该认识到自己工作中的保密职责所在，把保密工作当成责任与义务。做好保密工作是办公室文秘工作的重要内容。 关键词：秘书；信息；保密 一、 什么是保密工作
保密工作就是从国家的安全和利益出发，将国家秘密控制在一定的范围和时间内，防止被非法泄露和利用，使其自身价值得到充分有效地实现所采取的一切必要的手段和措施。简言之，是指与国家的安全和利益密切相关的保守国家秘密的一切活动。它包括保密立法，保密宣传教育，建立健全保密规章制度，研制、开发和应用先进的防窃密、泄密的技术设备，依法进行保密检查监督，追查处理泄密事件，以及开展保密工作的理论研究等活动。 要做好保密工作，就要防止失密、泄密、被窃密的现象发生。
丢失秘密文件资料、产品、图纸、实物，无论其找到与否，是否造成危害，均称失密。凡是把秘密泄露给不应知道的人员称为泄密。凡是采取非法手段窃取、搜集、刺探、收买、出卖、提供党和国家秘密的叫窃密。 二、 保密与秘密的区别
所谓秘密是与公开相对而言的，就是个人或集团在一定的时间和范围内，为保护自身的安全和利益，需要加以隐蔽、保护、限制、不让外界客体知悉的事项的总称。
构成秘密的基本要素有三点：一是隐蔽性；二是莫测性；三是时间性。一般地说，秘密都是暂时、相對的和有条件的，这是由秘密的性质所决定的。
保密就是保守党和国家的秘密，防止失密、泄密、窃密。这是国家工作人员的义务和职责。秘密和保密是两个既有联系，又有区别的概念，秘密指的是事物，保密指的是行为，秘密是保密的对象和客体，保密是秘密的条件和保证。秘密具有隐蔽性、莫测性、时间性等特点，而保密具有封闭性、排他性、利益性和相对性的特征。 三、 秘书的保密工作可以分为几个方面：
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（一）秘书职责协助范围内的档案文件（包括纸质文档、电子文档、传真件、邮件）等。纸面信息包括利用纸张、各种胶片等物质作为载体的文字、表格、图形等信息，做好纸面信息的安全，可采用下述方法：
（1）接收任何保密文件、资料等都要签收并登记。
（2）文件或其他纸面保密信息只发给或传阅到被授权的人员，并要签收。 （3）在传递保密文件或资料时，要放在文件夹、盒中携带，以防失密或散落丢失。 （4）离开办公室时，不把机密信息和文件留在办公桌上，应锁入抽屉或柜子，并锁好门窗。
（5）为了确保安全，高密级信息可以由工作人员亲自送交收件人。 （6）复印完成后应将保密原件取走，不要留在玻璃板上。
（二）秘书工作性质所接触的会议、商务谈判内容以及与其相关的人事情况。特别要做好电子信息的安全。
（1）.计算的显示器应放置在他人看不到屏幕的地方，如果来访者走近，应迅速关闭页面或关小亮度，或保存你的信息关闭显示器。
（2）.计算机打印保密材料要人不离机，负责保存和传递。 （3）.在提交电子信息之前，应向上级核对，不能给未被授权的人。 （4）.每一个使用者应该有自己的识别码，密码必须保密，经常更换。 （5）.应该使用密码来保护计算机数据，并定期更换。
（6）.计算机必须经常进行查毒、杀毒，并为了安全，不要安装借来的程序。
（7）.重要的文件要做备份，并存储在安全、加锁的地方，但要记住磁盘不能保存在过热和过冷的地方。
（8）.有保密信息的移动设备不应该带出单位，以防止数据落到不应得到这些信息的人手上。
（三）妥善辨别处理相关或不相关人员对你所服务范围内的事务的打听，不要在聊天或开玩笑中泄露机密，切记做好口头信息的保密与安全。
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（1）.员工在岗前培训时即被告知不要在组织内部和外部谈论有关单位的保密信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属。
（2）.在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密信息。
（3）.只向来访者提供组织允许提供的信息，若超出范围，应向上司汇报。 （4）.遵照会议的要求传达会议信息。
（四）秘书工作性质所知的公司未公布的信息（包括计划制定讨论过程中的商业信息、战略决策、人事变动、薪资调整、销售策略、还有领导的外出日程安排等需要保密的）。 四、 做好保密工作的途径
做好保密工作关键在人，和平环境会使一些人滋生麻痹思想，丧失了应有的警惕，保密意识逐渐弱化。在新的形势下，保密工作面临着许多新的情况、新的问题，我们的思想认识、业务水平和管理能力不能停留在原有水平上。 （一）加强学习培训，强化保密意识
以学习新修订的《保密法》为契机，组织学习保密知识和上级有关保密的文件精神，学习保密工作的法律、法规，增强依法治密的自觉性。学习钻研保密业务知识，努力掌握保密工作的新知识，研究新问题，不断丰富自己的保密专业知识。 （二）从我做起，做执行制度的模范
在工作中，注意遵守保密纪律和保密工作原则，自觉遵守保密工作制度。不该说的话不说，不该提供的文件绝不提供。不随意复印密级文件资料。发送传真严格遵守保密规定，保证制度的执行。
（三）着力完善保密工作措施
保密工作无小事，严格按照国家保密法律法规执行、完善保密制度，要针对当前保密工作存在的重点、难点问题，落实具体的管理措施，从根本上消除泄密隐患。
办公室秘书的工作十分繁杂，要处理保密工作与其他工作的关系，一定要有责任心，不断增强自己保密工作的责任感，坚持把做好保密工作摆在重要位置上，合理安排时间和精力，切实履行秘书工作的职责。保密工作是一项长期的工作任务，关心重视保密工作，不能只限于一时一事，要持之以恒，坚持不懈，要形成制度化、经常化的机制，只有这样，保密工作才会不断有所发展，不断迈向新的台阶。
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