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办公室人事行政主管岗位操作手册
一、岗位概述人事行政主管
直属部门:总经办 直接上级:总经理助理 适用范围:办公室
二、岗位职责
1、负责办公室内一般性文件起草、资料撰写等文书工作。 2、负责各部门相关行政文书资料的汇总。 3、负责办公室卫生管理等相关工作。
4、负责协助组织和安排管理层会议，提供会议纪录与整理。 5、负责日常水果采购、生日员工聚餐、福利发放等相关事宜。 6、负责公司季度活动策划及实施安排工作。 7、负责公司各部门考勤制作及审核工作。
8、负责办公室办公用品采购、资料柜资料补充、加油卡管理。 9、负责销售部人员名片印刷工作。
10、负责办公室报刊杂志的订阅、快递收发、固话缴费的工作。 11、负责公司人员招聘、入职培训、劳动合同签订等工作。 12、完成上级领导安排的其它临时性工作。
三、主要工作
1、文件起草、资料撰写等文书及建档工作。
2、相关会议通知、筹备、协助以及部分会议纪要工作。 3、办公用品、饮用水、报刊杂志、名片等物资的管理工作
4、一般性外联事务工作，如移动公司、社区、物业、劳动仲裁机构等等。 5、公司员工的考勤工作。 6、完成每月绩效考核等相关事宜。
7、完成新员工招聘、入职、培训、签订劳动合同等相关事宜。 8、完成员工档案的建立、更新、补充、存档等相关事宜。
四、辅助工作
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1、协助销售部完成出差费用的报销等工作。 2、协助财务部完成银行对账单及回执单的领取。 3、协助库房完成产品资料的盘点、申请以及登记。 4、协助嘉恩特公司完成一些文员工作。
五、工作细则
1、每日工作 时间 10：00-10:30 10:30-11:30 11:30-12:00 12:00-13:30 13:30-14:30 14:30-18:30 18:30-19:00 19:00-19:10 2.每周工作:
(1)每天督促值日生打扫卫生，卫生情况偶尔抽查，不合格者处罚。
(2)浏览招聘网站查看简历，对否和公司条件者主动打电话了解具体情况并发送面试邀请函。 (3)接待外来客户以及应聘者。 (4)报刊杂物、快递收发。 (5)销售部报销票据的审核。 (6)办公室资料柜资料的整理及补充。
(7）每天考勤的登记，销售部如果做不到每天登记，至少每周要做一次考勤核对，保证其真实性。
(8)做好新员工入职办理、培训、电子档案录入等相关信息。 (9)每周客户短信的群发。 3、每月工作：
(1)汇总、编制公司各部门考勤；审核嘉恩特公司考勤。
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基本工作内容 打卡、协助/监督值日生完成卫生打扫 查看自己的周工作计划，合理安排时间并完成简单工作 浏览招聘网，发送面试邀请函、打电话简单面试 日常工作 午休用餐时间，顺便按计划采购水果 日常工作 一天的工作总结及偏差原因分析 简单整理办公室，管好门窗、电源，打卡下班 .
(2)当月生日员工福利发放以及会餐安排。 (3)加油卡油费充值以及增值税发票的开取。
(4)查看员工登记表，对于离职、新进员工信息及时增减更新，合同到期员工，及时续签合同。 (5)每个季度组织一次卫生大扫除。
4、每年工作:
(1)参加公司一年一度公益活动，植树节。 (2)参加公司年度工作总结大会。 (3)订阅公司所需的报刊杂志。
(4)填写父亲节、母亲节祝福贺卡以及礼品的邮寄。 (5)员工福利：春节往返车票报销及审核。
六、行政文员岗位工作流程
一、行政部门工作 1、办公室日常工作管理: 2、员工考勤
①督促并监督员工准点打卡。
②与销售部组长主动核对前一日销售部人员外出考勤。
③每月2号前将电子版考勤导出分发至考勤员处做考勤，5号之前需定稿，部门领导需签字交由行政部审核。8号之前行政部审核完毕交由总经理处签字。 3、值日卫生管理: ①制定出卫生执行标准。
②制定出值日排班表，当天值日生需按照卫生执行标准执行，由行政部监督，不合格者给与处罚。
4、办公用品采购
①各部门所需物品需要书面打申请，由部门直接领导签字后交由行政部，行政部根据上交的采购单进行采购，口头通知采购无效。
②物品申请单需备注申请物品的数量、尺寸、大小、品牌等详细标准。
③采购时间为固定每月最后一周周五下午统一外出一次采购物品，包括办公用品、日用品等。
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办公室行政文员岗位操作手册
