①、各部门要指定专人负责文件的处理和管理工作，严格按公司档案光了制度进行管理。
②、已形成的文书、会议记录、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须收集齐全，由办公室归档，任何人不得自行留存应归档文件。
③、无保存价值和存查必要文件，由文件保管人员鉴别、登记，经公司分管领导同意后集中统一销毁。
第五章 档案管理制度
一、总则
1. 本制度所指的档案，包括文书档案、人事档案、财务档案、工程技术档案、声像档案等。
2.行政部应保证经办文件的系统性和完整性，公文上的各种附件一律不得抽存。公文结案后，应及时归档。工作变动或因故离职时，必须将文件材料向接办人员办理移交手续，不得擅自带走或销毁。 二、档案的收集与管理
1. 坚持按部门收集、管理文件资料的制度。行政部负责管理各部门的文件资料，并保持相对稳定。人员变动，应及时通知到位。 2. 公司档案的主管部门为公司行政人事部。
3. 凡本公司缮印的公文（含定稿和正件与附件、批复、请示、报告、转发文件含被转发的原件）一律由公司行政人事部统一收集管理。
4. 一项工作由几个部门参与办理，在工作中形成的文件资料，由牵头主办部门收集归档。公司召开会议形成的文件由会议主办部门收集归档。
5. 本公司召开全公司性的会议，由会议主办部门指定专人将会议资料、声像资料等向公司行政人事部办理归档手续，由办公室档案管理人员签字认可后，财务部门才能报销相关的会议费用。
第六章 办公用品采购、管理制度
一、本规定所称办公用品分为消耗品、广告宣传品和管理品三类：
1. 消耗品指不可回收之物品；如：文件袋、胶水、墨水、笔记本、材料纸、便笺纸、信封、复印纸、传真纸、墨盒、笔、涂改液、电池、账本、财务凭证、胶卷等。
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2. 广告宣传品指公司所有对外宣传之物品；如：自办报纸、自办刊物、宣传册、折页、纪念品、彩旗、挂旗、海报、气球等。
3.管理品指可回收之物品；如：钉书机、文件夹、文件盒、计算器、光盘、切割机、打孔机、打码机、文件柜、过胶机等。 二、办公用品采购权限
公司（包括各部门）办公用品由公司行政人事部统一采购。特殊情况下，经公司行政人事部同意，各部门可进行小范围的采购。广告宣传类用品由公司企业发展部按经济合同审批程序，统一采购、制作。 三、办公用品采购的程序
1.每月行政可在财务领取1000元借支单用于置办办公用品及日常接待客户所购买的茶水，糖果，水果等物品。
2.行政对各部门上报的物质申购单进行初审，并提出采购意向，然后报总经理审批签字后，确定采购。
3. 采购方式分三种类型，即办公室采购、其他单个部门采购和多个部门参予采购。一般情况，消耗品和管理品由办公室统一采购，其中单个小件物品办公室可授权其他部门采购；广告宣传品由企业部采购和制作。特殊情况下的临时采购，由总经理或财务总监审批。
4. 采购人员根据批准的采购计划，在次月2日前完成采购。
5. 采购人员将验收后的办公用品，连同发票、购物清单复印件交办公用品保管员办理入库。凭发票、购物清单到财务部报账。
6. 办公用品保管员根据发票、购物清单复印件建立库存物资登记簿。财务部根据发票、购物清单原件建立库存物资帐。 四、办公用品的领用
1. 办公用品的领用分为个人领用和公司（部门）领用二部分： ①个人领用的办公用品系员工个人使用和保管的用品。 ②公司部门领用的办公用品系本部门共同使用的用品。
2. 领用的办公用品必须指定专人领取并进行保管，其他人员不得随意领取。公司部门物资保管人员变动时，必须办理部门办公用品移交手续。 3. 个人领用的办公用品须签字领用登记表。
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4. 个人领用办公用品中的管理品类物品在员工岗位变动、离职或请长假时必须列入移交。
5. 在公司领用的办公用品不得挪作私用。
6. 采购人员在采购办公用品时，不得用公款购买任何私人用品，更不得在采购过程中收取回扣。
7. 员工违反以上规定，一经发现，即予以扣发工资和奖金，直至开除；情节严重的，移送司法机关处理。
关于各部门用纸的规定
为节约公司纸张成本开支，营运体系用纸做如下规定：
纸张分为A3新纸，A4新纸，A3废纸，A4图纸废纸，A4预算废纸，A4红色废纸 一、客服部
1、合同协议、项目表及优惠细则——A4新纸
2、签订施工合同给予客户的图纸、预算、主材表——A3新纸， A4新纸 3、下拨内部预算复印——A4图纸废纸
4、公司内部流通使用的所有表格及资料（下拨所有表格）——A4图纸废纸或预算废纸
5、意向客户表——A4红色废纸，预算废纸
6、设计师、业务员及客服意向跟单表——A4预算废纸 二、 设计部
1、打印图纸——A3新纸
2、绘图员绘制图纸第一次打印交予设计师审图——A3废纸
3、每次图纸审核之后，不允许将整份重新打印，只能将要替换的重新打印 4、公司内部流通使用的所有表格及资料——A4图纸废纸或预算废纸 5、小区户型图的打印及复印——A3废纸
三、 预算部
1、只要客户没最后确定签合同的预算版本时（内部员工核对及客户每次来看的预算），
每次必须使用——A4图纸废纸 2、最后签合同的预算——A4新纸
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3、下拨至财务部（1份）、工程部的内部预算（2份）打印——A4图纸废纸 4、材料联系下单函——A4图纸废纸
5、公司内部流通使用的所有表格及资料——A4图纸废纸或预算废纸 四、 市场部
1、报备单及名单——A4图纸废纸或预算废纸
2、公司内部流通使用的所有表格及资料用A4图纸废纸或预算废纸 五、 注意事项
1、废纸可从打印机侧面进纸，打印时在电脑上选择侧面纸盒即可，详询管理中心
2、设计师的作废图纸及预算部的作废预算，如能二次使用，请将钉书针取掉整齐放置管理中心规定位置，如不能二次使用，请用切纸刀切碎扔至管理中心规定位置，不允许到处乱丢乱放，违规者按以下规定处罚。 3、违反以上规定者，发现一本50元罚款，发现一张10元罚款，请大家严格遵守用纸规定。
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公司管理规章制度（员工守则+员工行为规范+员工管理制度）
