鞍山宝得钢铁有限公司 程序文件 BD-EOEn-01 A版
文件控制程序
受控状态： 受 控 编制部门：技术中心 审 核 人：朱大勇 批 准 人：王洪新
2013-9-1批准 2013-9-1实施
更改状态表
版本号 A版 修改号 0 修改条款 发布 修改页码 － 批准人 王洪新 实施日期 2013-9-1
文件控制程序
1 目的
为了使环境、安全、能源管理体系内各文件得到规范、有效管理，确保各使用处文件均为有效版本的适用文件，特制定本程序。 2 适用范围
适用于环境、安全、能源管理体系文件的控制。 3 术语
3.1 受控：是指文件的编制、审批、评审、更新、发放、使用、作废等过程都处于控制状态，确保在使用处可获得适用文件的有效版本。
3.2 管理手册：阐明管理体系的范围、方针、目标，删节说明，规定管理职责，描述管理体系要求及相互关系的文件。
3.3 程序文件：对相关的控制活动规定具体实施内容、范围、目的、职责、方法和步骤，以实现管理要求的文件。
3.4作业文件：对某些操作或控制过程做出更加具体规定的文件，是程序文件的支撑性文件。
3.5管理文件：指职能部门代表公司在履行管理职能时，对公司相关部门和单位提出要求所形成的管理文件。管理文件等同于公司专业管理制度或办法。 3.6电子文件：指按规定程序产生，以数码形式记录于计算机硬盘、磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理、并通过特定网络系统传送的文件。 4 主要职责
4.1总经理负责批准发布管理手册。
4.2各专业管理者代表负责批准发布程序文件和作业文件。
4.3技术中心为综合管理体系文件的归口管理，负责策划编写体系文件，组织编制安全、环境、能源管理手册、程序文件等各类管理体系相关文件的编制、评审和修改。负责管理手册、程序文件等文件（含外来文件）的发放、回收和处置。 4.4其余各单位负责相关文件的编制、使用和保管，建立本部门文件控制清单。 5 工作程序 5.1文件的分类
5.1.1管理类文件：主要包括管理手册（含职业健康安全、环境、能源目标、指
标和管理方案）、程序文件、管理文件（如公司专业管理的管理制度、管理办法等）；
5.1.2技术类文件：主要包括技术标准、环境标准、安全标准、能源标准、工艺技术规程、标准化作业指导书、设备规程、检验规程、试验规程、测量设备校准办法、技术图纸、绩效参数等。
5.1.3外来文件：国内外的各类管理标准和技术标准、法律、法规，外来的技术图纸，环境、职业健康安全、能源公文等。 5.2文件的控制
环安能管理体系文件控制主要是指文件的编制、审批、发布、发放、修改、保存、作废、销毁等。 5.2.1文件的编制与审批
5.2.1.1环安能管理体系文件的编制应符合国家有关法律、法规、政策与管理体系标准的要求，并结合公司现状，文件应具有可操作性。
5.2.1.2技术中心组织编制环安能管理手册，经管理者代表审核后，由总经理批准发布。
5.2.1.3技术中心依据管理手册的要求，结合公司实际现状，组织相关部门编制管理体系程序文件，经专业管理者代表审核或组织会审后，由管理者代表批准发布。
5.2.1.4各相关部门管理、作业类文件由各归口部门负责编制，部门领导负责审核，由各专业管理者代表批准。内容涉及其他相关部门的，与相关部门沟通确定。 5.2.1.5各分厂作业文件由分厂按规定进行编制、审核、批准，并报归口相关部 门和技术中心备案。 5.2.2文件发放
5.2.2.1环安能管理手册和程序文件由技术中心确定发放范围、进行发放，必须确保在使用处获得适用的有效版本。并作好发放记录。
5.2.2.2各部门的作业文件，由各部门规定文件发放范围，至技术中心备案，确定文件编号。由各部门发放，并作好文件发放记录，文件领取人需在文件发放登记表上签名。
5.2.2.3受控文件不允许复印。使用部门文件数量不够时，可向文件编制部门申
请增发，经文件编制部门批准后进行增发。
5.2.2.4文件破损严重、影响使用时以及文件使用人将文件丢失后，使用部门应向文件编制部门提出补发申请，写明原因，经编制部门批准后进行补发。属破损的文件，须交回破损原件，补发新文件，新文件的分发号仍沿用原文件的分发号，文件管理员将破损文件销毁；属丢失的文件，在补发时仍沿用原文件的分发号。 5.2.3文件的更改、换版与作废
5.2.3.1文件的更改时，应说明要求更改的原因和条款。
a) 环安能管理手册的更改由技术中心负责，报管理者代表审核，总经理批准。 b）因公司机构调整或体系运行中发现问题，由此而涉及到的程序文件更改，由程序文件编制归口部门提出文件更改申请，经专业管理者代表批准后，对文件进行修改。
c）各部门下发的文件需修改的，文件编制部门应提出文件更改申请，写明更改理由、更改前内容、更改后内容，经专业管理者代表批准后交节能室，由节能室发放。文件经多次修改，需要换版的，应由文件编制部门重新编制，经专业管理者代表批准后，由技术中心发放新版文件并同时收回原文件。
d)各分厂编制的岗位作业规程、作业指导书的更改，由各分厂提出文件更改申 请，写明更改理由、更改前内容、更改后内容，经专业管理者代表批准后交节能室，由技术中心发放。对文件的变更，应有该文件的原审核和批准的相同职能部门进行审核和批准。
5.2.3.3文件需作废的，由文件编制部门提出申请，经专业管理者代表批准后方可作废。作废文件由编制部门做好回收记录。
5.2.3.4为积累知识和追溯历史，具有保留价值的作废文件，文件归口部门应向技术中心书面说明，节能室加盖“作废保留”印章，与现行有效文件隔离保存，生产和检验现场不得保留。
5.2.3.5无保留价值的作废文件由相关部门造册登记，报管理者代表批准后销毁。填写《文件回收登记表》、《文件/记录销毁登记表》。 5.2.4文件的管理
5.2.4.1技术中心建立环安能管理体系的《文件控制清单》。各部门建立本部门《文件控制清单》，指定专人管理本部门使用的文件。
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