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行政部前台岗位职责

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行政部前台岗位职责

【篇一:行政前台-岗位职责及工作要求】

行政人事部经理 职务:行政前台

上级主管:行政人事部经理 工作对象:全司人员 主要职责: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

9. 日常到访客人的接待,协助公司负责人及所属部门经理做好日常公关协调工作。 公司电话的接听(转接、代接)和记录、转达工作。 公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。 公司各类往来文件(电子邮件、传真)的收发、处理和归档。 公司办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。 对保洁、植物株摆租赁等工作的监督和检查。 对设备遥控板、个人办公区域的管理。 公司办公用品、日用品的日常管理工作(采购、发放、管理)。 日常的打印、复印以及相关设备的检查。(日后涉及“使用管理”) 行政前台 行政人事专员 信息技术专员

10. 公司领导、员工、客户的住宿、出行、用餐的预定和行程安排; 11. 非长期性预订车辆的管理和费用结算;

12. 公司后勤管理,及各类费用的支付工作,包含:物业费、水电费、停车费、电话费、网费、家政、保洁等;与对应单位,如保洁公司、 物业公司、家政公司、电信公司等保持良好的合作和沟通; 13. 库存管理。每季度末,与行政人事专员共同盘点库存。

14. 档案管理。每季度末,向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表;电子文档备存部门经理处。

15. 本人工作管理。按日提报工作写实,按季度提报本人季度工作报告及下季度工作总结,按年提报年度工作报告;通过定期对本职工作

的总结,以完善和提高现有工作水平;

16. 公司负责人及部门经理交办的其他工作。 工作流程和工作要求:

1. 接待日常到访客人,协助公司负责人及部门经理做好日常公关工作。

工作流程:

1) 客户进门起身迎接并询问来访事由,登记《客户来访登记簿》,了解来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访,不得将公司

领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人;若有事宜,尽量选用转告方式。

2) 如有必要,安排来访者前往会客室或等候处稍坐片刻; 3) 准备招待茶水饮料;

4) 通知相关工作人员有人来访;

5) 每隔15分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别;

6) 客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸,整理桌椅、保持会客室的整洁;

7) 若来访者要找的人不在,记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记,及时通知相关人员做回复;若来访

者表示下次再来,则需在《客户来访登记簿》上注明;

8) 及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由,并确保工作人员及时回复;

9) 及时将用完的《客户来访登记薄》交由行政专员归档。 注意事项: 1) 2) 3) 4)

2. 接待客户热情周到,及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室; 《客户来访登记薄》的详细记录;并及时将使用完的记录归档; 及时通知相关被访人员,若被访人员不在,要及时转告以确保及时回复; 不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。 公司电话的接听(转接、代接)和记录、转达工作。 工作流程:

1) 电话响铃一声后,立即接听,“您好,捷时特物流”,同时注意礼貌和商务用语;

2) 接听电话时应控制音量,不应影响其他人的正常工作;但同时体现公司良好的精神面貌,语言简练、态度温和;

3) 对方所要找的人不在时,应询问对方是否希望留言或留下回电号码,切忌立即挂断电话;

4) 通话之后,应轻轻挂断电话,并且尽可能等对方挂断后再放下听筒;

5) 没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨,首先致歉,再询问刚才来电的目的;

6) 将需要转达的内容及时记录在《电话记录》上;

7) 记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。

8) 及时将用完的《来电记录表》归档。 注意事项:

1) 来电接听迅速,接听电话使用普通话,声音柔和;

2) 了解清楚来电人的基本信息以及意图,及时在《来电记录表》上记录来电时间、内容、信息接收人等,需要转接的及时将电话转给相

关工作人员;

3) 如遇信息接收人不在,应采取通知的方式及时转达信息,(通知方法详见“通知流程”); 严禁事项: 1) 2) 3)

3. 来电接听不主动、不及时,接听电话用语粗鲁; 未及时和详细记录来电信息,忘记转达、转达不及时或传达信息错误; 《来电记录表》按年度不及时归档。 公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。 工作流程(邮件签发及费用结算):

1) 总部各类邮件、物品寄出前应由寄件人自行封好或包装好,在《lpl邮件发送登记表》上登记后,交行政前台统一寄出。

2) 合同、票据等公司重要文件及各类物品的寄送应按《lpl邮件发送登记表》的备注相关规定,填写详细的信息,以备日后跟踪核查。 3) 需要通过长途汽车托运邮件、物品的,寄件人应先按要求填写《lpl邮件发送登记表》,再自行寄出,并在表格“备注”中注明“托

运,自行寄出”。

4) 根据邮件发送清单和快递/邮政底单,按月度与快递/邮政公司清算费用,不得出现付款金额与实际发件金额不符的情况。

5) 对未按期收到邮件的情况做以记录,了解原因;月度超过2次事件后应汇报部门经理,提出解决办法。 工作流程(邮件签收): 1) 2)

3) 公司总部收取的各类邮件、物品统一由行政前台在《lpl邮件签收登记表》(附件2)上签收登记后,再分发至各收件人处。 收件人在收到行政前台分发的邮件后,应在《lpl邮件签收登记表》上签字确认。 邮件、物品一经签收,签收人即对公司邮件、物品承担保管责任;如因签收人保管不当造成公司文件、票据、物品等丢失的,签收人

承担相应责任。 4) 5) 6)

7) 如行政前台无人在公司时,应交办本部门其他人员代做此项工作。 如收件人不在公司,行政前台应将该文件、物品交于收件人本部门的其他在司同事代为签收;如本部门其他同事也无人在司时,行政人事部应电话告知收件人,按其要求保管邮件、物品或转交他人。 代收文件后,签收人应第一时间通知收件人,及时处理邮件、物品。否则,签收人应承担因此延误的相关责任。 对公司丢失文件情况做以记录,了解原因,马上汇报部门经理,提出解决办法。 严禁事项:

1) 收件人未在《lpl邮件签收登记表》签收文件,就擅自领走文件。 2) 行政前台在未亲自将文件交予本人或签收人手中前,擅自将文件放置在办公桌上。

3) 不得出现付款金额与实际发件金额不符的情况。

4. 公司各类往来文件(电子邮件、传真)的收发、处理和归档。 工作流程(非电子邮件类)

1) 前台收/发文件应及时在《收文明细》/《发文明细》中登记文件收/发文件的时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等;并签字, 发文中还需要求收件人签字;

2) 前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象,并要求收发件人签字,如需本部保存的,需要及时归档;

3) 前台应(电话确认或网络查询等方式)确保本人经办的文件对方已收到;

4) 将《收文明细》/《发文明细》分别按项目分类归档。 注意事项:

1) 详细填写《收文明细》/《发文明细》,并要求相关经办人签字,以便公司能查阅每一份收/发文件的具体内容; 2) 及时转交给相关人员; 3) 按项目分类归档。

工作流程(电子邮件类)

1) 前台需询问所收/发文件的相关内容,项目名称,需转交对象等; 2) 在电脑上建立新文件夹,如:“年月日_收发文件”,在该文件夹中建立一个“收”/“发”的文件夹,然后在“收”/“发”的文件 夹中建一个“年月日_项目名称”的文件夹;

3) 将接收/发送文件存放至电脑相关项目文件夹中,并同样在《收文明细》/《发文明细》中记录,收/发方式在备注中注明; 4) 及时将文件转传给相关项目负责人,并确认对方收到;

5) 当天工作结束后,将接收/发送的文件归档。(日后需要整理后存至服务器相应项目文件夹中。) 注意事项:

1) 了解所收/发文件内容,按收/发时间、项目建立相应的文件夹,并做好书面记录,便于查找;

2) 及时将收/发文件转给相关负责人,并确认是否收到;

3) 按时将每天收/发的文件发给档案管理员,由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。

5. 公司办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。 工作流程:

1) 每天早上9:00、中午13:20和下午17:55检查公司所有办公场所(包括各办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等)的卫生和办

公家具的摆放情况,及时收纳整理,保持各桌椅整齐,桌面、地面清洁无杂物;下班后,保证门、窗的关闭,电脑、空调等电源的切断;

2) 保证办公家具、装修墙面、地面等的完好,每日检查并做记录《办公区检查表》,如出现问题,立刻予以修复;重大问题需要上报部

行政部前台岗位职责

行政部前台岗位职责【篇一:行政前台-岗位职责及工作要求】行政人事部经理职务:行政前台上级主管:行政人事部经理工作对象:全司人员主要职责:1.2.3.4.5.6.7.8.9.日常到访客人的接待,协助公司负责人及所属部门经理做好日常公关协调工作。公
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