GTD时间管理

GTD时间管理 人的记忆和注意力集中是很有限的，没法同时记着很多事情，做很多事情。如果没有工具和方法的帮助，可能你会重要的事情到后来才发现没有分配足够的时间作好，不重要的事情做了一堆（而且有时正是因为前一件没做好才会多出后来几件，进入恶性循环）。 这样几次之后，你知道要记住重要的事情，可是平时注意力很容易转移，心里又惦记着还有什么事情，不要不小心忘了...另外，正是因为我们的资源往往不够，才需要GTD（Get Things Done），这种情况下就要有取舍，没有条理，就很容易把有限的资源做了不合理的分配。 GTD会给你催促自己赶快完成的印象，也许是那个两分钟以内的事情要立刻做完这一点，其实这样正是为了快点解决（或者前进一步，然后放到以后的计划里），从而不用把本来可以立刻解决的事情也放到计划里扰人心意。 重要的事情不会忘的，等到后果出现的时候自然也回想起来，关键就是是否安排好了时间在太晚之前完成。 时间管理是什么 ●将事情整理得有条有理的方法。 如何把主管交办事项，自己想到的念头，一些值得参考的事项，整理的有条有理的方法。 ●将事项组织化 将这些事项组织化，化成一个个的任务，让你一目了然。 ●将任务化成工作清单 将任务化成一张张的工作清单，并让你在任何场合都有一份合适的代办事项清单，有效率地完成工作。 ?? GTD是一种习惯，一种方法，而不仅仅是一种工具，所以无论PDA还是Smart Phone都不是最重要的。 ?? GTD中间的五个步骤是一个完整的流程，每一个都不能偏废。 ?? GTD是一个系统，这个系统将成为你完全信赖的，完全依靠的东西，不要也不会随意变更。 GTD工作过程： 一、收集(Collecting)收集(Collecting)。(Collecting)。随便什么都可以作为收集箱(老板交办事项，自己想到的点子，今天收到的喜帖等)。但一定要控制inbox的数量。inbox的数量越少越好：初步规划我的inbox控制在5个：outlook里面的收件箱，手机备忘录/草稿本，专用记事本和三层文件匣，手机任务列表、纸制to do列表 二、 整理 从以上5个inbox里面，循环反复地进行处理分类。整理 (Processing)。(Processing)。里面，循环反复地进行处理分类。 我们收集到一个程度，就需要做某程度的整理工作，例如一天一次或一天数次，GTD书上说要让自己不感到心慌，可以掌握自己所有例行事务的程度为整理的频率。inbox里面的东西处理到以下7个类别中去: 1) 2分钟内 这虽然单独提出了一个分类，但是并没有让你建立管理并且维护这个分类的意思，为两分的事情不值得呀。。。 2) 等待事项: 无法两分钟内完成的，这件事要委托他人完成，所以授权后放入等待清单。(如请老婆去领钱，叫你的下属完成某件企划案) 3) 日程 这件事情需要在特定的时间或日期去做，此时要将这件是放在DATEBOOK或行事历中纪录下来。(如参加婚礼，和朋友约会，开会时间) 4) 单步事项 不能在两分钟内完成，不能授权出去，并非要在特定时间下完成，需要尽可能快完成的，此时才是列入所谓单步事项。单步事项是你一个人，拿过来就可以一直干完的。如果你还需要等别人的结果，那就不行；如果你还要去别的地方再拿个东西，那也不行。 当你下一步清单超过五十个时，你就不能用一张清单列出来，这样会看不出哪件事要先做，所以还要分类。目前分类的方式主要是采用地点为主，Home/Office/outdoor/Anywhere等。如此你的工作效率会大大提升 5) 多步事项 对于那些在Inbox里面的任务不是可以一步做完的,特点就是不能由你一个人决定，要分解成多步在不同的时间和地点完成项目 （projects） 6) 未来／某一天事项 你想到的点子，未来才要实现的计划等。 7) 参考资料 Inbox里的信息和资源等 三、 组织 组织 (Organizing).其实要组织的概念就是档案系统及工作清单两种概念(Organizing).其实要组织的概念就是档案系统及工作清单两种概念，其实要组织的概念就是档案系统及工作清单两种概念，整理完inbox里面的东西后就是管理和组织几大类中的东西：里面的东西后就是管理和组织几大类中的东西： 1) 2分钟内 马上处理，不要放着了。如转发邮件给同事。 2) 等待事项: ?? 要有一张清单让你可以追踪交办事项的进度，用outlook的任务清单自定义属性管理，自定义“进展状态”“事项类型”“责任人” ?? 对于邮件的处理，在收件箱里建立“等待事项”文件夹，如果需要对方回复采取下一步行动的邮件，同时抄送给自己，设置自动过虑归入等待事项文件夹，以便提醒自己日后等待对方答复 3) 日程 用手机、电脑的日历或台历管理。(如参加婚礼，和朋友约会，开会时间) 4) 单步事项 ?? 用outlook的任务功能，添加自定义属性来管理，自定义“事项类型”,“任务环境”表示所需地点。当你下一步清单超过五十个时，你就不能用一张清单列出来，这样会看不出哪件事要先做，所以还要分类。目前分类的方式主要是采用地点为主，Home/Office/outdoor等。如此你的工作效率会大大提升 ?? 对于邮件工作，在收件箱里则设置“待读待复”，存放需要处理但不紧急的工作。设置“今日事项”存放紧急需要处理的工作 5) 多步事项 用outlook的任务功能，添加自定义属性来管理，自定义“事项类型”,“任务环境”，列出多步事项的清单。另外用项目管理软件或者xls列出多步事项的计划单步事项和对应的时间点。分解后的事项又再进入单步事项中进行管理 6) 未来／某一天事项 ?? 用outlook的任务功能，添加自定义属性来管理，自定义“事项类型”“任务环境” ?? 对于邮件工作，在收件箱里设置“未来事项”文件夹，存放日后某个时刻可能需要处理的工作。 7) 参考资料 ?? 需要建立一个可以收藏你所有要参考资料的档案系统，我有一个一每日每月收藏档案的系统，也有一个依资料不同收藏资料的档案系统，电脑资料系统可以搜寻，但要有备份。如此任何档案我几乎可以在一分钟内找到。 ?? 在outlook收件箱里建立一个“GTD存档”文件夹，并在其中根据不同项目或邮件内容分别设置子文件夹，将所有日后可能需要作为参考的邮件内容分别归类存入归档文件夹。需要归档的邮件是指邮件本身需要存档，如果只是附件需要存档的话，还是将其另存到硬盘上，以免邮件客户端越来越庞大，降低运行效率； 事项类型 等待事项 单步事项 多步事项 未来事项 进展状态 责任人 任务环境 优先级 1－紧急且重要 2－紧急但不重要 3－重要但不紧急 4－既不紧急又不重要 ?? ?? ?? ?? ?? ?? 事项描述标准格式: 目标： 时间： 衡量标准： 中断说明: 中途中断的次数、原因和长短 面对纷繁复杂的任务，如何才能迅速准确地判断它们对你有多重要，从而对它们进行选择和排序呢？任务可以分为紧急任务和重要任务，在此基础上，你就能快速而准确地分辨出哪些是主要任务，哪些是次要任务了。