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25 ?档案管理标准 文件编号:
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作业规程
1. 0 目的
规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。
2. 3. 3. 1 3. 3. 4. 4. a ）
0 适用范围
适用于物业管理公司各类档案的管理。
0 职责
总经理审批档案的借阅申请及销毁清单。
2 行政部经理监督档案管理的实施工作。 3 档案管理员负责档案的日常管理工作。 0 程序要点 1 档案的编号。
物业管理有限公司编号为：※※※（公司英文缩写）
物业管理处编号为: 探※※ （管理处英文缩写） b )
4. 1 .2部门编号：
4. 1 . 1公司、管理处编号：
。
a ) b ) C ) d ) e ) f ) g )
行政部、人事部 财务部 公共事务部 保洁部 园林绿化部 机电维修部 经营部
编号为 编号为 编号为 编号为 编号为 编号为 编号为
x- Z; C- W
S- W B- J ; Y- L; J - D; J - Y
h ) 品质部 编号为 P- Z。 4. 1 .3年份编号：引用年份序号一- - 2000、 2001、 2002
4. 1 . 4档案顺序号：采用阿拉伯数字取三位有效数字一一 4. 1 . 5档案编号举例： a ）
物业管理有限公司编号： 探※※---探※---※※※^ ---探※※-
001、002、003…
档案序号 类别编号 部门编号 物业管理公司编号
b ） 管理处编号：
探※※---探※※---探※---探※※---探※※-
I ------------- 档案序号
类别编号 部门编号 管理处编号
------------------------------------------------- 物业管理有限公司编号
4. 2 档案的分类。
4. 2 . 1区分全宗，按问题分类法划分，全宗可分为以下八类。 25 .档案管理标准 文件编号： 页版本号：01 页：3/6 作业规程 a ） 业主档案，包括: ——经业主签署后的《业主公约》； ――经业主签署后的《消防安全责任书》 ； ——《业主家庭情况登记表》； ――《钥匙领用登记表》； ――《业主证领用登记表》； ——《业主人住验房表 X
――《装修申请审批表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料； ――《违章处理通知单》及处理结果资料； ―― 业主的有关证件复印件； ――业主产权确认登记（产权证书）； —— 其他应保存的业主资料。
b ） 工程档案，包括：
―― 物业产权资料（项目开发批准报告；规划许可证；投资许可证；土地使用合同；建 设工程开工许可证；用地
红线图等）
；
―― 综合竣工验收资料（竣工图：包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构。水、 暖、电、气、设备、附
属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图；建设工程 竣工验收证书；建设消防验收合格证；公共配套设施综合验收合格书；供水合同； 供电协议书、许可证；供气协议书、许可证；有线电视合格证；通信设施合格证； 电梯准用证等）；
―― 施工设计资料（地质报告书；全套设计图纸；图纸会审记录；设计变更通知单；工 程预决算报告书；重要的
施工会议纪要；隐蔽工程验收记录；沉降观测记录；其他 可能会影响将来管理的原始记录等） 。 ―― 其他应保存的工程资料。
C ） 设备档案，包括：
――设备台账； ――设备出厂合格证；
――设备使用说明书（要求中文）； ――设备安装、调试报告； ――保修卡、保修协议； --- 设备运行记录； ――设备维修、保养记录； --- 设备更新改造记录； ――设备管理制度； ――其他应保存的设备资料。
d） 物业管理运作档案，包括：
―― 公司管理运作档案（物业接管记录；对外经营记录；质量体系文件；行政人事日常 管理文件；其他相关运作
记录）；
―― 管理处运作档案（各部门运作相关记录；业主违章、投诉、报修处理记录；回访记 录；有偿服务记录；社区文化活动记录；达标创忧记录；其他相关运作记录）
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