量直接影响档案室工作的质量。
第八条 一个年度的文件材料按照归档范围收集，要做到齐全完整。归档文件必须保证质量，符合要求。
第九条 分类符合标准。采用年度一机构（问题）一保管期限分类法。要求分类要做到前后一致。
例：年度—机构（问题）—保管期限分类 2000—办公室—永久、长期、短期 2000—档案—永久、长期、短期
第十条 归档文件整理的原则是遵循文件的形成进修生和特点，保持文件之间的有机联系，区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。保管期限不一致的文件材料一般不得组成一盒。
第十一条 归档文件整理：是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，是之有序化的过程，归档文件的整理单位是件。
第十二条 在归档文件材料中，要求将有紧密联系的文件材料放在一起或组成一件。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件（定稿过厚的，可单独为一件）；正文与附件为一件；文件附有文件处理单，拟办单或领导批文的、签批条的，应与文件同为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表名册、图表等可按其本来的装订方式一册（本）为一件；来文与复文（如：请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等）为一件。
第十三条 录音带、录像带、照片与光盘等与其它文书档案一起整理，并用文字标出摄像或录音（像）的对象的对象、时间、地点、内容等。分别保存。
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第十四条 对归档文件材料的一些具体要求。
一、不同年度的文件一般不得放在一起，一般文件应归入写成年。但跨年度的请示与批复，应归入批复年，没有批复的归入请示年；跨年度的会议文件归入开幕年；跨年度处理完毕的文件或案件归入办结或结案年。
二、年度计划、总结、报表、预决算等应归入针对年。多年的规划归入针对的开始年；多年的总结归入针对的最后年；总结和计划写在一起的归入总结针对年。
三、转发或批转文件，翻转文件，转发单位在转发文中有具体要求的，可按转发时间归档。如无具体要求，应按原件发文时间归档。
四、临时机构在工作中形成的文件，可分开年度归档，形成的文件数量不多，也可归入工作进行的主要年度。
第十五条 归档文件的排列，是在分类方案的最低一级类目内保持文件之间的有机联系，按事由结合时间重要程度等排列。
一、同一事由内归档文件的排列。按文件形成的时间先后顺序，或按文件的重要程度排列。（事由可以指一件事，或一个问题，或一般较紧密工作的自然流程等）。
二、不同事由内的归档文件排列。按不同事由办结时间的先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列。
三、密不可分的文件排列。要求批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；打印件在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后，结论性材料在前，依据性材料在后。
四、会议文件、统计报表等成套性文件可以集中排列。因帮未及时归档的文件，可将其排列在相应类别的最后。
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第十六条 归档文件材料应按排列顺序依次编制页号。号码用铅笔书写。盒内凡有文字的每页材料都必须编制页号，空白页不编号。号码位置在材料正面的右上角，背面的左上角号码要清晰可见。
第十七条 填写归档文件（移交）目录
一、归档文件目录项目包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。（一律采用打印的归档文件移交目录一式三份）
1、件号，指室编件号，即归档文件分类方案最低一级类目内的排列号。如采用年度—机构（问题）—保管期限分类时，保管期限为最低一级类目，室编件号方法为：
2000—办公室—永久……短期……。
2、责任者，文件的发文机关或署名者。填写时应写全称或通用简称，不得填写“本单位”“本队”等。
3、文号、即发文号填写时要照抄袭照录，不得省略。
4、题名，即文件标题。一般应照实抄录，有副标题或并列题名的文件，若正题名能够反应内容时，副标题一般无须抄录；并列题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的，如“通知”，应补充拟写题名，并加〔 〕；有些归档文件的附件独立性较强的，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定或是正文重要的补充说明，在正文和附件作为一件时，可在正文题名后抄录附件题名，名加（ ）。
5、日期，即文件的形成日期（落款日期），填写时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，单月日前补日，如2003年3月16日，可标注为20010316。
6、页数，填写每一件归档文件的总页数。凡有文字。图表的页面为一页，空白页不计。请示与批复，正本与定稿等作为一件的统计页
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数时应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。
7、备注，填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。需要说明的情况较多时，可在备注栏标“*”将具体内容填入各考表中。
二、归档文件目录格式如下： 件号
第十八条 填写备考表
备考表放在盒内所有文件之后。归档时，由负责整理该盒归档文件的人员填写、归档后，盒内文件变化情况由档案人员填写。备考表的填写：
1、盒内文件情况说明，填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集齐全完整程度，有否字迹模糊，缺损等，整理完毕后有否修改，补充、移出、销毁。
2、整理人，填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。 3、检查人，填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 4、日期，填写归档文件整理完毕的日期。
第十九条 归档文件装盒。按件号顺序将归档文件装入档案盒；装盒应与分类方法一致。不同类别的归档文件，不得混装在同一盒中。
第二十条 文件归档。由文书、业务部门文件的整理人将盒装文件向档案室移交。
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责任者 文号 题名 日期 页数 备注 第五章 归档手续
第二十一条 移交手续，就是归档工作中规定的文书、业务部门向档案室移交的交接手续。由文件的整理人提供归档文件移交目录一式三份，档案室根据归档文件目录对文件进行冰遂件清点，检查归档文件整理质量，核对移交目录，确定归档文件与归档文件目录相符后，交接双方在移交目录备考表上签名。移交目录一式三份，分别留存备查。其中一份退还移交单位保存。
第二十二条 归档文件的编号，是将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。即盖归档盖。由档案人员在每件归档文件首页上端空白置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限，件号等必备项，并可设置机构（问题），每份文件的总页数等选项。各项内容必须按规定顺序填写。
1、全宗号，是档案馆指定给立档单位的编号。一般空留。 2、年度：指文件的形成年度。一般采用四位阿拉伯数字表示。 3、保管期限，填写由文书、业务部门在整理文件时给归档文件划定的保管期限。保管期限分为永久、长期、短期三种，可简称为“永、长、短”，代码分别为“Y、C、D”。填写时直接采用简称或代码。
4、件号。即室编件号。
5、机构（问题），填写分类方案要目名称，如机构名称太长可填写通用简称。
第二十三条 编制归档文件目录。由档案人员根据文书、业务部门提交的归档文件移交目录编制总队归档文件目录，装订成册，并编制封面，每年按不同保管期限装订三本。
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文书档案归档制度
